Với sự phát triển của lĩnh vực công nghệ số, hiện nay các ngành nghề và lĩnh vực đều sử dụng tài liệu giấy in ấn bằng máy thay vì in ấn truyền thống. Máy in truyền thống đã được thay thế bởi các máy in tiện lợi và nhanh hơn rất nhiều. Để tiếp cận công nghệ và hoàn thành tốt công việc của mình, phần lớn các doanh nghiệp đã trang bị cho văn phòng của mình một chiếc máy in. Tuy nhiên, để sử dụng các tính năng tối ưu trên máy in, bạn cần phải nắm được một số kiến thức cần thiết. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cách sử dụng máy in văn phòng một cách dễ dàng nhất.
Dựa trên kinh nghiệm và hiểu biết tích lũy được, mực in Sài Gòn đã tóm tắt cách sử dụng máy in một cách đơn giản nhất để giúp những người mới bắt đầu không còn lạ lẫm và không gặp khó khăn khi sử dụng những nút chức năng trên máy. Tuy nhiên, sách hướng dẫn lại quá phức tạp và đòi hỏi nhiều thao tác.
Sử dụng máy in nhỏ gọn và tiện lợi trong văn phòng sẽ giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Bước 1: Cài đặt kết nối cho máy in và máy chủ
Bạn kết nối dây điện từ máy in đến máy tính.
Thực hiện việc cài đặt Driver cho máy tính. Mỗi loại máy in đều đi kèm với một Driver riêng. Nếu mất Driver, có thể tìm kiếm bản cài đặt trên Google.
Bước 2: Cài đặt quyền chia sẻ máy in với các máy còn lại
Bạn truy cập vào Start => Chọn Control Panel => Printers and Device hoặc Printers and Faxes.
Bạn đã thiết lập chức năng chia sẻ thành công khi click chuột phải và chọn Sharing cho máy in. Tiếp theo, hãy chọn ô Share this Printer, sau đó click Apply và Ok. Cuối cùng, hãy chọn thiết bị máy in.
Bước 3: Liên kết máy in với hệ thống máy tính
Gắn kết máy in với nhiều máy tính để sử dụng dễ dàng và nhanh chóng hơn vì các máy thuộc cùng hệ thống có thể chia sẻ một thiết bị in chung.
Lựa chọn Bảng điều khiển => Lựa chọn Máy in và Thiết bị => Kết nối đến mạng nội bộ => Chọn Và một mạng để máy in có thể được chia sẻ và tiến hành in tài liệu.
Bước 4: Tiến hành in ấn tài liệu
Sau khi hoàn thành các bước thiết lập, bạn có thể tiến hành in ấn ngay.
Hoàn thành thành công quá trình in ấn bằng cách mở khay giấy để đặt bản in và đưa vào máy in. Để thực hiện điều này, trước hết, người dùng cần ấn tổ hợp phím Ctrl + P để hiển thị hộp thoại chứa 4 chế độ và sau đó lựa chọn tài liệu cần in. Tiếp theo, người dùng chọn các thông số mong muốn và bấm OK.
Hướng dẫn thao tác sử dụng máy in trong văn phòng dễ dàng.
Một số chức năng cơ bản trong cách sử dụng máy in văn phòng
Trong cách sử dụng máy in văn phòng bạn nên chú ý đến các chức năng tùy chọn sau của máy in:.
Copies: là số lượng bản sao in có thể lựa chọn.
Các lựa chọn trong In Tất Cả Trang bao gồm: in toàn bộ trang hoặc chỉ in trang hiện tại. Sau đó, bạn có thể thêm số trang để thực hiện việc in.
Tùy chọn cao cấp trong việc in ấn được gọi là Printer Properties. Bạn có thể sử dụng chế độ “Tiêu chuẩn” hoặc “Thảo luận” của “Tab Chất lượng” để cải thiện chất lượng bản in.
In một mặt: In trang một và In hai mặt tích hợp: In cả hai mặt.
Chọn kích thước giấy in A4 hoặc A3 phù hợp với nhu cầu.
Chế độ in ngang hoặc in dọc: lựa chọn hướng in phù hợp.
Lựa chọn lề với kiểu định dạng Normal hoặc tùy chọn cho bản in.
Tính năng Page Per Sheet cho phép in nhiều trang văn bản trên một trang in duy nhất.
>>> Có thể bạn có sự quan tâm:
Các lưu ý trong cách sử dụng máy in văn phòng
Sau đây là một số lưu ý trong cách sử dụng máy in văn phòng hoạt động tốt, kéo dài tuổi thọ.
Đặt vị trí máy in
Đặt thiết bị in ở những vị trí rộng rãi và phẳng phiu để tránh độ ẩm thấp gây tổn hại. Sắp xếp dây điện và cáp in ở vị trí phù hợp và ngăn nắp.
Bảo quản hộp mực
Nên tránh để hộp mực tiếp xúc với không khí quá lâu để tránh tình trạng mực khô nhanh chóng.
Để sử dụng mực laser hiệu quả, bạn nên lưu trữ nó trong hộp nhựa màu đen đậm và đóng kín. Hạn chế tiếp xúc của mực với ánh sáng mặt trời.
Bảo quản mực in trong hộp kín nếu không có nhu cầu sử dụng máy in văn phòng trong thời gian dài.
Làm vệ sinh máy in
Tốt nhất là nên làm vệ sinh máy in định kỳ sau mỗi 3 tháng để giúp máy in văn phòng hoạt động hiệu quả hơn. Bạn có thể tham khảo sách hướng dẫn kèm theo hoặc tìm kiếm trên Internet để biết cách làm vệ sinh máy in.
Để tăng tuổi thọ máy in văn phòng, nên thường xuyên vệ sinh máy in.
Không nên tắt máy đột ngột
Chờ một thời gian đủ để máy in có thể che đầu trước khi tắt. Tắt máy đột ngột sẽ gây ảnh hưởng đáng kể đến tuổi thọ của máy.
Không sử dụng máy in trong khoảng thời gian dài
Nếu không áp dụng, các thiết bị điện tử có thể bị phá hại. Nếu máy in văn phòng không được sử dụng trong một khoảng thời gian dài, các phần tử bên trong sẽ không hoạt động một cách liên tục khi sử dụng lại, dẫn đến giảm tuổi thọ của máy.
Không được tự ý sửa chữa máy
Liên hệ trung tâm bảo hành hoặc nhân viên kỹ thuật sửa chữa để họ kiểm tra và khắc phục khi máy in văn phòng của bạn gặp sự cố hoặc bị hỏng. Không nên tự ý chỉnh sửa máy in vì điều này có thể gây ra hư hỏng nghiêm trọng hơn cho máy của bạn.
Mong rằng những hành động căn bản dành cho người mới sử dụng máy in văn phòng trong bài viết này sẽ giúp ích cho bạn. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc cần giải đáp, xin vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi.
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!