Sắp xếp và tìm dữ liệu với bảng Excel Pivot

Bảng tổng hợp trong Excel là một công cụ báo cáo linh hoạt giúp dễ dàng trích xuất thông tin từ các bảng dữ liệu lớn mà không cần sử dụng các công thức.

Bảng tổng hợp cực kỳ thân thiện với người dùng bằng cách di chuyển hoặc xoay vòng, các trường dữ liệu từ vị trí này sang vị trí khác bằng cách kéo và thả, chúng tôi có thể xem cùng dữ liệu theo một số cách khác nhau.

Hướng dẫn này bao gồm việc tạo và sử dụng bảng tổng hợp để trích xuất thông tin khác nhau từ một mẫu dữ liệu (sử dụng thông tin này cho hướng dẫn).

01 trên 06

Nhập dữ liệu bảng tổng hợp

Bước đầu tiên trong việc tạo bảng tổng hợp là nhập dữ liệu vào trang tính .

Khi làm như vậy, hãy lưu ý những điểm sau:

• Cần có ít nhất ba cột dữ liệu để tạo bảng tổng hợp.
• Điều quan trọng là nhập dữ liệu chính xác. Lỗi, do nhập dữ liệu không chính xác, là nguồn của nhiều vấn đề liên quan đến quản lý dữ liệu.
• Không để lại các hàng hoặc cột trống khi nhập dữ liệu. Điều này bao gồm KHÔNG để lại một hàng trống giữa các tiêu đề cột và hàng dữ liệu đầu tiên.

Nhập dữ liệu vào các ô từ A1 đến D12 như trong hình trên.

02/06

Tạo bảng tổng hợp

1. Đánh dấu các ô từ A2 đến D12.
2. Nhấp vào tab Chèn của ruy-băng. Nhấp vào mũi tên xuống ở cuối nút Pivot Table để mở danh sách thả xuống.
3. Bấm vào Pivot Table trong danh sách để mở hộp thoại Tạo Pivot Table . Bằng cách chọn trước dải dữ liệu A2 đến F12, dòng Bảng / Phạm vi trong hộp thoại sẽ được điền vào cho chúng tôi.
4. Chọn Trang tính hiện tại cho vị trí của bảng tổng hợp. Nhấp vào dòng Vị trí trong hộp thoại.
5. Nhấp vào ô D16 trong trang tính để nhập tham chiếu ô đó vào dòng vị trí. Nhấp vào OK.

Bảng tổng hợp trống sẽ xuất hiện trên trang tính có góc trên cùng bên trái của bảng tổng hợp trong ô D16.

Bảng Danh sách Trường Bảng Pivot sẽ mở ở phía bên tay phải của cửa sổ Excel.

Ở phía trên cùng của bảng Danh sách Trường Bảng Pivot là các tên trường (các tiêu đề cột) từ bảng dữ liệu của chúng tôi. Các vùng dữ liệu ở dưới cùng của bảng điều khiển được liên kết với bảng tổng hợp.

03/06

Thêm dữ liệu vào bảng tổng hợp

Lưu ý: Để được trợ giúp với các hướng dẫn này, hãy xem ví dụ hình ảnh ở trên.

Bạn có hai lựa chọn khi nói đến việc thêm dữ liệu vào Bảng tổng hợp:

• Kéo các tên trường từ bảng danh sách trường bảng Pivot và thả chúng vào bảng tổng hợp trong trang tính.
• Kéo các tên trường vào cuối bảng điều khiển Danh sách Trường Pivot Table và thả chúng vào các vùng dữ liệu.

Các vùng dữ liệu trong bảng Danh sách Trường Pivot Table được liên kết với các vùng tương ứng của bảng tổng hợp. Khi bạn thêm tên trường vào vùng dữ liệu, dữ liệu của bạn sẽ được thêm vào bảng tổng hợp.

Tùy thuộc vào trường nào được đặt trong vùng dữ liệu nào, có thể thu được các kết quả khác nhau.

Kéo tên trường vào các vùng dữ liệu này:

• Tổng doanh thu vào vùng Bộ lọc báo cáo
• Vùng đến vùng Nhãn cột
• Đại diện bán hàng cho khu vực Nhãn hàng
• Đơn đặt hàng cho khu vực Giá trị
• Sau khi hoàn thành, Bảng Pivot sẽ có dữ liệu được trình bày theo cùng thứ tự như ví dụ trong bước 1 của hướng dẫn này.

04/06

Lọc dữ liệu bảng tổng hợp

Bảng tổng hợp có các công cụ lọc tích hợp có thể được sử dụng để tinh chỉnh các kết quả được hiển thị bởi Bảng tổng hợp.

Lọc dữ liệu liên quan đến việc sử dụng các tiêu chí cụ thể để giới hạn dữ liệu nào được hiển thị bởi Bảng tổng hợp.

1. Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh tiêu đề Khu vực trong Bảng tổng hợp để mở danh sách thả xuống của bộ lọc.
2. Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tùy chọn Chọn Tất cả để xóa dấu kiểm khỏi tất cả các hộp trong danh sách này.
3. Nhấp vào các hộp kiểm bên cạnh tùy chọn Đông và Bắc để thêm dấu kiểm vào các hộp này.
4. Nhấp vào OK.
5. Bảng Pivot bây giờ sẽ chỉ hiển thị tổng số đơn đặt hàng cho đại diện bán hàng hoạt động ở khu vực Đông và Bắc.

05/06

Thay đổi dữ liệu bảng tổng hợp

Để thay đổi kết quả được hiển thị theo Bảng tổng hợp:

1. Sắp xếp lại bảng tổng hợp bằng cách kéo các trường dữ liệu từ vùng dữ liệu này sang vùng dữ liệu khác trong bảng điều khiển Danh sách trường Pivot Table.
2. Áp dụng bộ lọc để nhận được kết quả mong muốn.

Kéo tên trường vào các vùng dữ liệu này:

• Đơn đặt hàng đến khu vực Bộ lọc báo cáo
• Đại diện bán hàng cho khu vực Nhãn cột
• Vùng đến vùng Nhãn hàng
• Tổng doanh thu cho khu vực giá trị

• Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh tiêu đề Khu vực trong Bảng tổng hợp để mở danh sách thả xuống của bộ lọc.
• Nhấp hai lần vào hộp kiểm bên cạnh tùy chọn Chọn Tất cả để thêm lần đầu tiên và sau đó xóa các dấu kiểm khỏi tất cả các hộp trong danh sách này.
• Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tùy chọn phương Tây để thêm dấu kiểm vào hộp này.
• Nhấp vào OK.
• Bảng tổng hợp bây giờ sẽ hiển thị tổng doanh thu cho chỉ những đại diện bán hàng hoạt động trong khu vực phía Tây.

06 trên 06

Ví dụ về bảng tổng hợp

Dưới đây là ví dụ về cách bảng tổng hợp của bạn có thể trông như thế nào.