Hồ sơ nhân sự – những quy định về lưu trữ hỗ sơ trong doanh nghiệp

Hồ sơ nhân sự giữ vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, lưu trữ các thông tin cá nhân người lao động làm việc trong doanh nghiệp như: Sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, thang bảng lương, bảo hiểm,… Chính bởi vậy, mà bộ phận quản lý nhân sự luôn phải chú ý đến khâu quản lý và thu thập hay những quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự.

1. Quy định chung về lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hiện nay, có 02 cách để lưu hồ sơ khoa học, phổ biến nhất là lưu trữ thủ công các bản cứng tại văn phòng (hoặc kho lưu hồ sơ) và lưu hồ sơ bản mềm trong máy tính (số hóa tài liệu).

Về quy định thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự, thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hợp động của các cơ quan, theo cách lưu trữ thủ công (bản cứng) đã được quy định:

– Bảo quản vĩnh viễn đối với hồ sơ gốc của các cán bộ, công chức viên chức.

– Thời gian lưu trữ là 5 năm kể từ khi chấm dứt HĐLĐ với Hợp đồng lao động vụ việc (sơ yếu lý lịch, các bản HĐLĐ, hồ sơ giải quyết nghỉ việc,…).

Đối với quy định về lưu trữ hồ sơ, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thì:

– Khoản 3, Điều 13 Luật Lưu trữ quy định, tất cả tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế đối với tài liệu được số hóa.

– Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Bên cạnh đó, các đơn vị không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó đã được số hoá.

Như vậy, đã số hóa hồ sơ nhân viên thành hồ sơ điện tử, quản lý file trên phần mềm từ bản hồ sơ giấy, thì các doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ hồ sơ giấy này và không được phép hủy khi chưa hết thời hạn bảo quản. Bởi vì, việc lưu trữ hồ sơ nhân viên bản gốc là rất cần thiết đối với các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ.

2. Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả

– Phân loại hồ sơ nhân sự trước khi lưu trữ:

• Phân loại theo chủ đề như: hồ sơ lý lịch, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ công tác,… Từ các nhóm này, bạn có thể phân loại thành các nhánh nhỏ hơn như: chức vụ, phòng ban, giới tính, số năm làm việc…
• Phân loại là theo thời gian làm việc: Phân loại theo Quý – áp dụng đó nếu công ty lớn, có nhiều nhân viên; Phân loại theo Năm – với công ty không có quá nhiều biến động về nhân sự. Trong mỗi nhóm đó, bạn lại có thể tiếp tục phân thêm nhiều nhóm khác để thuận tiện cho việc tìm kiếm hồ sơ được đơn giản và nhanh chóng.
• Phân loại hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái, theo vùng miền, địa lý… cũng được áp dụng trong một số doanh nghiệp đa quốc gia.

– Lựa chọn nơi lưu trữ hồ sơ:

• Nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự phải bảo đảm giấy tờ bản cứng giữ được nguyên vẹn trong nhiều năm. Những điều kiện của một Kho lưu trữ hồ sơ tốt, đáp ứng yêu cầu chất lượng là: khô ráo, thoáng mát, không có nguy cơ ẩm mốc; tránh côn trùng và mối mọt; diện tích lưu trữ đủ rộng.

– Lưu trữ hồ sơ một cách khoa học hợp lý:

• Cho hồ sơ cá nhân từng nhân viên vào riêng các bìa lưu trữ, có ghi tên và sắp xếp theo thứ tự dễ quản lý nhất. Chú ý, trước khi lưu trữ hồ sơ gốc (bản cứng), bạn nên nhập file mềm trên máy tính một cách chính xác để thuận tiện truy xuất thông tin mỗi khi cần sử dụng.

– Kiểm tra hồ sơ được lưu trữ và cập nhật thường xuyên:

• Thông tin về lao động có thể thay đổi, biến động liên tục, công việc này giúp bạn phát hiện được lỗi sai hay thất lạc hồ sơ nhân sự, để tự điều chỉnh và sửa chữa trong quá trình lưu trữ. Bạn nên có kế hoạch rõ ràng cho công việc kiểm tra hồ sơ định kỳ để đảm bảo chất lượng lưu trữ và hồ sơ còn nguyên vẹn.

Để hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp được sắp xếp có quy trình và khoa học thì ngay tại bước đầu lưu trữ cần phải thực hiện đúng, tuân theo những quy định nhất định. Hiện nay, phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM giúp cho quá trình lưu trữ hồ sơ một cách dễ dàng hơn, cùng tìm hiểu tại đây.