Hướng dẫn cách gộp dữ liệu trùng nhau trong excel có ví dụ minh họa cụ thể

Trong quá trình sử dụng và làm việc với các dữ liệu bảng tính Excel có lẽ đôi khi các bạn sẽ thường xuyên gặp phải việc các giá trị trùng lặp nhiều lần trên một bảng tính. Tuy nhiên đối với các công việc đòi hỏi tổng kết các dữ kiện nguồn thành một file tổng chẳng hạn như báo cáo thì sẽ mất khá nhiều thời gian để gộp các giá trị trùng nhau. Trong bài viết hôm nay mình sẽ chia sẻ với các bạn cách gộp dữ liệu trùng nhau trong Excel.

1. Cách gộp dữ liệu trùng nhau trong excel

Để có thể gộp dữ liệu trùng lặp trong bảng tính, chúng ta có thể sử dụng công cụ Consolidate với tính năng giống với Remove Duplicates, tuy nhiên, công cụ Consolidate có thể tạo ra một báo cáo tổng quát theo trường dữ liệu, chúng ta hãy thực hiện các bước như sau:

• Bước 1: Đầu tiên, chúng ta tạo tiêu để trên cùng giống nhau tại một vị trí khác
• Bước 2: Tiếp đó chúng ta tiến hành quét chọn tiêu đề giống nhau vừa tạo
• Bước 3: Tiếp theo chúng ta nhấn vào menu Data, chọn Consolidate
• Bước 4: Trong Function chọn lệnh muốn sử dụng để tính tổng các đầu việc trùng lặp là hàm Sum
• Bước 5: Tiếp theo, trong Reference chúng ta chọn vùng dữ liệu cần tổng hợp và lưu ý chọn cả tiêu đề
• Bước 6: Sau đó chúng ta bấm Add để thêm vùng dữ liệu vừa chọn vào All references
• Bước 7: Tại phần Use labels in, chúng ta tích chọn cả 2 Top row và Left column với mục đích để hàm căn cứ vào tiêu đề trên cùng và cột bên trái để tổng hợp

• Bước 8: Cuối cùng chúng ta bấm OK để thực hiện lệnh. Khi đó Consolidate sẽ chạy và cho kết quả các dữ liệu trùng nhau đã được gộp lại.

2. Ví dụ minh họa về cách gộp dữ liệu trùng nhau trong excel

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu báo cáo bán hàng và trên bảng dữ liệu này, chúng ta thấy mã vật tư và tên vật tư được lặp lại nhiều lần. Hãy gộp các dữ liệu trùng nhau để cung cấp thông tin về số lượng và doanh thu bán hàng của từng mặt hàng.

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta chọn một vị trí mới để tạo báo cáo, có thể nằm ngay trong sheet hiện tại hoặc nằm ở sheet khác và chúng ta cũng có thể đặt tên cho các trường dữ liệu (các vị trí ở đầu cột) để tạo một báo cáo mới.

Bước 2: Tiếp đó, chúng ta vào thẻ Data trên thanh công cụ rồi đến mục Data Tools và nhấn chọn Consolidate. Khi đó, cửa sổ Consolidate sẽ xuất hiện

Bước 3: Tiếp theo vì chúng ta cần tính tổng số lượng và doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng nên chúng ta chọn Function là Sum

Bước 4: Tại khu vực Reference (tham chiếu), chúng ta có thể điền trực tiếp địa chỉ của vùng tham chiếu vào khu vực tham chiếu này hoặc nhấn vào ô vuông nhỏ bên cạnh và chọn vùng tham chiếu trên bảng tính.

Khi chúng ta nhấn chuột vào ô vuông nhỏ này thì excel sẽ thu gọn cả cửa sổ lại và khi đó chúng ta có thể di chuyển con trỏ chuột tới vùng cần tính, ở ví dụ này là vùng G1:L31 như hình minh họa dưới đây:

Vùng này phải thỏa mãn 2 điều kiện đó là cột đầu tiên trong vùng phải chứa tên hàng và chính là vùng chứa giá trị bị lặp để gộp. trong trường hợp nếu sử dụng Remove Duplicates thì chúng ta có thể gộp theo bất cứ cột nào mình muốn, còn với Consolidate thì nhất định cột được gộp dữ liệu trùng lặp phải là cột đầu tiên của vùng tham chiếu hay vùng dữ liệu cần xử lý, thứ hai là các cột tiếp theo chứa giá trị cần tính toán sau khi gộp dữ liệu bị trùng.

Bước 5: Sau khi đã chọn được vùng tham chiếu, tiếp đó chúng ta bấm vào ô vuông cũ rồi cửa sổ Consolidate hiện ra và chúng ta bấm Add để đặt vùng dữ liệu này vào trong hộp thoại All References như hình minh họa dưới đây:

Trong trường hợp nếu muốn thay đổi, chúng ta chọn vùng tham chiếu rồi bấm Delete và ở đây chúng ta có thể chọn nhiều vùng dữ liệu và Add vào hộp thoại All references.

Bước 6: Tiếp theo, tại mục Use labels in có nghĩa là sử dụng nhãn – đề mục, chính là khu vực được đóng khung màu xanh, chúng ta có các lựa chọn như sau:

• Top row có nghĩa là sử dụng chính đề mục của vùng dữ liệu tham chiếu để làm nhãn và phân chia việc tính toán theo các đầu cột này, trong trường hợp nếu bỏ mục này thì đầu cột sẽ trắng trơn.

• Left column có nghĩa là sử dụng chính phần dữ liệu được cộng gộp ở cột đầu tiên trong bảng tham chiếu để làm đầu dòng, trong trường hợp nếu bỏ chọn mục này thì đầu dòng sẽ trắng trơn.

• Create links to source data có nghĩa là tạo liên kết tới dữ liệu nguồn

Bước 7: Cuối cùng chúng ta nhấn OK để hoàn tất và xem kết quả thu được như hình minh họa dưới đây:

3. Một số lưu ý khi gộp dữ liệu trùng nhau trong excel

Trong khi chúng ta gộp dữ liệu nếu như vùng dữ liệu ở một file khác thì chúng ta có thể sử dụng tính năng Browse… ngay bên cạnh hộp Reference tuy nhiên chúng ta phải nhớ được địa chỉ của vùng tham chiếu nằm ở sheet nào trong file dữ liệu đó.

Trên đây là những chia sẻ về cách gộp dữ liệu trùng trong Excel.