Cách viết email bằng tiếng Nhật

Cách viết email bằng tiếng Nhật. Nếu làm việc tại 1 doanh nghiệp Nhật hoặc tại 1 doanh nghiệp sử dụng tiếng Nhật, chắc chắn bạn sẽ phải viết email bằng tiếng Nhật. Ngoài ra, khi nộp thư ứng tuyển vào một doanh nghiệp Nhật hoặc đọc email trong bài thi JLPT Bạn cũng cần biết về email tiếng Nhật

Xem thêm: kính ngữ tiếng Nhật,

Cách viết email bằng tiếng Nhật

1 bức email bằng tiếng Nhật chuẩn tắc sẽ bao gồm các thành phần sau : 宛名 (atena : người Nhận)、挨拶 (aisatsu : chào hỏi)、名乗り (nanori : xưng tên)、要旨 (youshi : nội dung cốt lõi)、詳細 (shousai : chi tiết)、結びの挨拶 (musubi no aisatsu : chào hỏi để gắn kết)、署名 (shomei : tên, ký tên). Một bức email bằng tiếng Nhật chuẩn sẽ bao gôm 7 phần trên. Với tình huống đã tương đối thân mật, bạn có thể lược bỏ 1 phần nào đó. Tuy nhiên nhiều trường hợp nếu bỏ đi sẽ làm cho bức email kém phần trang trọng.

1.宛名 – atena : người Nhận

Được viết vào ngay dòng đầu tiên của email

ABC 株式会社 (ABC kabushiki kaisha) – Tên công ty hoặc tổ chức. Không nên lược bỏ loại hình công ty : cổ phần, hữu hạn.

代表取締役 (daihyou torishime yaku) – Tên chức vụ, nếu là nhân viên thì có thể bỏ qua phần này. Tham khảo : tên các chức danh bằng tiếng Nhật

平野友朗様 – Tên đầy đủ cộng với 様 sẽ tạo ấn tượng tốt hơn. Tuy nhiên đôi khi (ví dụ không biết tên đầy đủ) bạn viết họ + 様 cũng vẫn Ok.

Khi giao thiệp giữa 2 bên đã khá thân thuộc, chúng ta có thể bỏ phần tên doanh nghiệp (tổ chức) và chức vụ. Chỉ cần tên đầy đủ hoặc họ + 様 là được. Khi đã rất thân và muốn gần gũi hơn thì cũng có trường hợp thay 様 bằng さん.

2. 挨拶 – aisatsu : chào hỏi

Ví dụ :

ご無沙汰しております gobusata shite orimasu Đã lâu không gặp

先日は、ありがとうございました seinjitsu ha, arigatou gozaimashita Cảm ơn anh/chị về việc ngày hôm qua

早速のご連絡ありがとうございます sassoku no gorenraku arigatou gozaimasu Cảm ơn anh chị đã liên lạc sớm

Đối với liên lạc ngoài công ty thì những câu chào hỏi rất hay được sử dụng là :

お世話になっております osewa ni natte orimasu Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ tôi

Hoặc lịch sự hơn nữa :

いつも大変お世話になっております itsumo taihen osewa ni natte orimasu cảm ơn vì anh chị đã luôn luôn giúp đỡ tôi

Với trường hợp lần đầu liên lạc, thay vì sử dụng 2 câu trên, chúng ta nên dùng

お世話になります osewa ni narimasu Rất mong anh chị giúp đỡ.

Với liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp, câu chào hỏi hay được sử dụng là :

お疲れ様です otsukare sama desu anh/chị đã vất vả quá.

3. 名乗り – nanori : xưng tên

Tiếp theo bạn sẽ viết tên công ty (tổ chức), chức vụ và tên của mình, giống như phần người Nhận (tất nhiên là không dùng 様 với bản thân mình). Các bạn có thể dùng cấu trúc : chức vụ ～をしております、Tên đầy đủ と申します. Cũng có người nghĩ rằng tên người gửi đã được thể hiện trên mail, tuy nhiên không phải lúc nào trình duyệt cũng thể hiện tên của bạn đúng.

Hoặc khi duyệt email trên điện thoại di động, phần thông tin người gửi của mail có thể không được hiển thị. Bởi vậy để cho mail tiến triển thuận lợi, bạn nên xưng danh của mình để đối phương nắm được khái lược đối tượng mà mình đang giao dịch email

4. 要旨 – youshi : nội dung cốt lõi

Sau phần chào hỏi và xưng danh, phần tiếp theo là lúc đi vào nội dung chính của mail. Trong phần này, bạn hãy nêu khái lược nội dung, mục đích của mail để người Nhận định hình được nội dung cơ bản. Một số câu ví dụ có thể dùng :

打ち合わせの日程について、ご相談いたします。 Tôi xin trao đổi về lịch trình họp (trao đổi)

先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました。Tôi viết mail này để thể hiện sự cảm ơn anh/chị về việc hôm trước

… についてお詫びを申し上げたく、ご連絡いたしました。Tôi liên lạc để xin lỗi về việc …

お見積内容のご確認のために、ご連絡いたしました。Tôi xin liên lạc để xác nhận nội dung báo giá.

Trường hợp cần câu trả lời, bạn có thể sử dụng các câu như :

「お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします」Thật phiền anh, nhưng nhờ anh xác nhận giúp

「お返事をお待ちしております」Tôi đang chờ hồi âm của anh/chị

Tham khảo: sách luyện viết mail tiếng Nhật

5. 詳細 – shousai : nội dung chi tiết

Trong phần này bạn hãy giải thích chi tiết nội dung mà mình muốn truyền đạt, chúng ta muốn đối phương làm cho mình điều gì. Quan trọng trong phần này là giải thích dễ hiểu, không nên quá cầu kỳ. Sử dụng kính ngữ là quan trọng, tuy nhiên nếu bạn không rõ kính ngữ trong phần đó, hãy dùng thể trang trọng (ます) để ưu tiên trình bày đúng nội dung muốn truyền đạt.

Trong phần này, các bạn có thể sử dụng dạng liệt kê, danh sách, gạch đầu dòng để nội dung được rõ ràng. Ví dụ :

内容 ビジネスメールコミュニケーション講座 naiyou bijinesu me-ru komyunikeishon kouza Nội dung : Bài giảng giao tiếp kinh doanh

日時 2019年2月22日（金） jitsuji 2019 nen 2 gatsu 22 nichi (kin) Thời gian : Ngày 22 tháng 2 năm 2019 (thứ 6)

場所 株式会社アイ・コミュニケーション Basho babushiki kaisha ai-comyuni ke-shon Địa điểm : Công ty cổ phần AI communication

対象 新入社員もしくは研修担当者 taisou shinnyushain moshikuha kenshuu tantousha Đối tượng : Nhân viên mới gia nhập công ty hoặc người phụ trách đào tạo

参加費 8,640円（税込） sankahi 8640 en (zeikomi) Chi phí tham dự : 8640 yên (giá đã bao gồm thuế)

6. 結びの挨拶 – musubi no aisatsu : chào hỏi để gắn kết

Sau khi đã nêu nội dung chính, trước khi kết thúc, bạn nên dùng 1 số câu chào kết thúc, ví dụ như :

今後ともよろしくお願いいたします。 kongotomo yoroshiku onegai itashimasu Sau này cũng rất mong anh chị giúp đỡ

ご検討の程、よろしくお願いいたします。 gokentou no hodo, yoroshiku onegai itashimasu Rất mong anh chị xem xét

引き続きよろしくお願いいたします。 hikitsuduki yoroshiku onegai itashimasu Rất mong anh chị tiếp tục (công việc)

ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします. gokyouryoku itadakemasuyou, yoroshiku onegai itashimasu Rất mong nhận được sự hợp tác từ phía anh chị.

7. 署名 – shomei : tên, ký tên

Kết thúc mail bạn có thể ký tên bằng cách ghi lại tên mình hoặc có thể cài đặt để có chữ ký điện tử bao gồm :

会社名 (kaishamei) : tên công ty、部署名 (bushomei ) : Tên phòng ban

名前 Tên (nếu tên khó đọc nên có phiên âm)

郵便番号 (yuubin bangou)、住所 (juusho)、ビル・建物名 (tatemonomei) Mã bưu điện , địa chỉ, tên tòa Nhà

電話番号 (denwa bangou) : số điện thoại

ファクス番号 (fakusu bangou ) : số Fax

メールアドレス : địa chỉ email

URL : Địa chỉ website công ty.

Những thông tin trên sẽ giúp đối tác tiện lợi trong việc liên lạc lại với bạn, nhất là trong tình huống khẩn cấp.

Mẫu email bằng tiếng nhật :

Để giúp các bạn hình dung tốt hơn 7 phần trong 1 email bằng tiếng Nhật ở trên, mời các bạn xem 1 bức thư bằng tiếng Nhật mẫu.

件名：kenmei : Tiêu đề mail

「◇◇」お打ち合わせ日程のご相談 …. uchiawase nittei no go soudan Trao đổi về lịch trình thực hiện …

株式会社○○○○ kabushiki kaisha … Côngtycổphần…

鈴木様 suzuki sama Ngài Suzuki

お世話になっております。 osewa ni natte orimasu Cảm ơn Ngài đã luôn giúp đỡ

△△△△の高橋です。 … no takahashi desu

Tôi là Takahashi thuộc … (phòng ban, công ty)

このたびは弊社の新サービス「◇◇」について お問い合わせいただきありがとうございます。 kono tabi ha hesha no shin sa-bisu ” … ” ni tsuite otoiawase itadaki arigatou gozaimasu.

Nhân dịp này, tôi xin được cảm ơn Ngài đã có chúng tôi có cơ hội trao đổi về dịch vụ mới của công ty chúng tôi ” ….”

早速ですが、お打ち合わせに伺います。 sassoku desuga, ouchiawase ni ukagaimau Hơi đường đột, nhưng tôi xin phép được hỏi về nội dung trao đổi

サービスの詳細および導入効果について、ご説明の機会を頂戴できればと存じます。 sa-bisu no shousai oyobi dounyu kouka nitsuite, gosetsumei no kikai wo choudai dekireba to sonjimasu Chúng tôi hi vọng Ngài tạo cho cơ hội để giới thiệu về nội dung chi tiết cũng như hiệu quả khi sử dụng sản phẩm của chúng tôi

今月中ですと以下の日程のご都合はいかがでしょうか。 kongetsu chuu desuto ika no nittei no gotsugou ha ikaga deshouka

Nếu trong tháng này, không biết ngài có thể tạo thời gian nào đó trong lịch dưới đây được không?

■日時 jitsuji : Ngày giờ

2月20日（火）11時～15時 : Ngày 20/2 (thứ 3) 11h ~ 15h

2月22日（木）13時～18時 : Ngày 22/2 (thứ 5) : 13h ~ 18h

2月26日（月）10時～16時 : Ngày 26/2 (thứ 2) : 10h ~ 16h

お時間は1時間ほど頂戴できれば幸いです。 ojikanha ichijikan hodo choudai dekiraba saiwaidesu Về thời lượng (trai đổi), chúng tôi xin được trao đổi trong 1 giờ

こちらの日程でご都合が悪い場合は調整いたしますので、ご都合のよい候補日を複数いただけますでしょうか。 kochira no nittei de gotsugo ga warui baai ha chousei itashimasu node, gotsugou no yoi kouhobi wo fukusuu itadakemasu deshouka Nếu lịch trình của chúng tôi không phù hợp với Ngài, chúng tôi sẽ tiến hành điều chỉnh. Khi đó, xin ngài vui lòng gửi cho chúng tôi 1 số ngày dự phòng phù hợp với Ngài.

■場所 basho : Địa điểm

貴社へ伺います。 kisha he ukagaimasu Chúng tôi sẽ tới công ty Ngài

当日、弊社からは私が1名で伺います。 toujitsu, heisha kara ha watashi ga ichimei de ukagaimasu Hôm đó công ty chúng tôi sẽ có mình tôi tới công ty Ngài

よろしくお願いいたします。 yoroshiku onegai itashimasu

署名省略 shomei shouryaku : Tên giản lược