5 cách giảm dung lượng file PowerPoint không phải ai cũng biết

Trong một tài liệu PowerPoint có chứa nhiều thông tin khác nhau như chữ viết, hình ảnh, biểu đồ, và cả video, âm thanh. Kích thước của tài liệu này khá lớn và tốn nhiều bộ nhớ trong máy tính. Khi chuyển tài liệu sang máy tính khác hoặc mở trên những máy tính có cấu hình thấp, tài liệu sẽ bị chậm và giật. Vì vậy, việc giảm dung lượng tài liệu PowerPoint là rất quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách để làm điều này. Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn 5 phương pháp giảm dung lượng tài liệu PowerPoint hiệu quả để bạn có thể lưu trữ và sử dụng tài liệu một cách dễ dàng hơn.

Tuyệt đỉnh PowerPoint – Chinh phục mọi ánh nhìn chỉ trong 9 bước

Cách giảm dung lượng file PowerPoint

Để giảm kích thước tập tin PowerPoint, bạn có thể thực hiện một trong năm phương pháp sau đây.

Chuyển đổi file PowerPoint sang định dạng file .PPTX

Các tập tin PowerPoint từ bản Microsoft PowerPoint 2007 trở đi được lưu với định dạng tập tin .Pptx. Định dạng mới này tối ưu kích thước tập tin so với định dạng cũ (.Ppt) của Microsoft PowerPoint 97-2003, hỗ trợ việc giảm dung lượng tập tin PowerPoint. Vì vậy, để giảm dung lượng tập tin PowerPoint của bạn đang lưu với định dạng .Ppt, bạn có thể chuyển sang định dạng tập tin .Pptx theo 2 phương pháp sau:

Lựa chọn mục Save as type trong cửa số Save As.- Chọn định dạng PowerPoint Presentation.- Nhấn Save để chuyển đổi file từ định dạng .Ppt sang định dạng .Pptx trong PowerPoint.- Truy cập thẻ File > Info > Convert để hoàn tất quá trình.

Chuyển đổi file PowerPoint sang định dạng file .PPTX giúp cho người dùng có thể sử dụng các tính năng mới nhất và tối ưu hóa hiệu suất cho việc trình chiếu.

Sử dụng trang web chuyển đổi định dạng – https://convertio.Co/vn/ppt-pptx/ để thay đổi định dạng tài liệu.

Sử dụng công cụ Insert của PowerPoint

Sao chép hình ảnh từ internet và chèn vào slide là một phương pháp tạo slide đơn giản và tiện lợi. Tuy nhiên, cách làm này cũng là nguyên nhân khiến dung lượng tài liệu PowerPoint tăng đáng kể. Nếu lưu hình ảnh xuống, hình ảnh sẽ được lưu dưới định dạng jpg – định dạng này sử dụng thuật toán nén kích thước hình ảnh. Nhưng nếu sao chép và chèn trực tiếp vào PowerPoint, hình ảnh sẽ được chọn mặc định là định dạng png – định dạng này mang lại chất lượng hình ảnh cao nhưng kích thước rất lớn. Điều này có thể gây khó khăn và phiền toái cho người sử dụng slide.

Xin bạn hãy cố gắng tải hình ảnh về máy và sử dụng tính năng Chèn trong PowerPoint nhằm giảm kích thước tệp tin PowerPoint! Vì lý do này.

Nén file ảnh trong file PowerPoint

Để giảm kích thước file PowerPoint, ta có thể dùng tính năng Nén ảnh bằng cách Squeeze picture. Điều này rất khôn ngoan và hiệu quả, tuy nhiên lại ít được người dùng quan tâm và biết đến. Để thực hiện việc này, ta cần hoàn thành các bước sau:

Chọn vào nút File > Lưu với tên để lưu lại.

Trong hộp thoại Lưu trữ, bạn có thể tìm thấy nút Công cụ ở phía dưới bên phải. Nhấp chuột vào nút đó và chọn Nén Hình ảnh để giảm kích thước ảnh.

Chúng ta có thể dùng cửa sổ Compress Pictures để nén hình ảnh theo nhiều lựa chọn khác nhau, từ độ phân giải cao đến thấp, để giảm kích thước file PowerPoint khi chia sẻ. Nếu muốn trình diễn trên trang web, chia sẻ hoặc chiếu trình trên máy chiếu, hãy chọn ô Web (150 ppi) và bấm OK.

Khi sử dụng PowerPoint, bạn có thể nén file ảnh để giảm kích thước của tệp và tăng tốc độ tải trang. Việc nén file ảnh được thực hiện bằng cách chọn tệp ảnh và chọn nén trong menu, giúp tăng hiệu suất và tiết kiệm dung lượng lưu trữ.

Hạn chế sao chép font chữ cùng file PowerPoint

Tuyệt vời là chức năng sao chép phông chữ (Embeb fonts) của PowerPoint, cho phép người dùng sao chép các phông chữ trong trang trình bày cùng với tệp PowerPoint để tránh sự cố phông chữ khi mở tệp trên máy tính khác. Tuy nhiên, nó làm tăng dung lượng tệp, vì vậy nếu không cần thiết, nên tắt tính năng này để giảm dung lượng tệp. Để tắt, vào thẻ File > Options > Save > Tick bỏ chọn hộp Embed fonts in the file. Hoặc nếu cần thiết, hoàn thiện trang trình bày trước khi sao chép phông chữ với lựa chọn Embed only the characters used in the presentation để chỉ sao chép các ký tự có sẵn trong trang trình bày. Tránh phải chỉnh sửa và không cần sao chép toàn bộ phông chữ.

Các cách khác để giảm dung lượng file PowerPoint

Vô hiệu hóa tính năng tự phục hồi (Không được khuyến khích).

Để thu gọn kích thước của hình nền trong quá trình tạo bài trình chiếu, chuyển hết nội dung trang trình chiếu sang một tập tin PowerPoint mới.

Tổng kết

Trong bài viết đó, Gitiho đã chỉ cho bạn những phương pháp hiệu quả để giảm kích thước tập tin PowerPoint. Hy vọng bạn sẽ thành công trong việc áp dụng chúng! Vậy là xong.