Cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Microsoft Excel đơn giản dễ thực hiện

Với dữ liệu của bạn, có thể tạo biểu đồ trực tiếp trên bảng tính Excel. Excel có thể hỗ trợ nhiều chức năng hơn ngoài việc xử lý các phép tính phức tạp. Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn cách tạo biểu đồ tổ chức (Flowchart) dễ dàng và đẹp mắt với hai tính năng SmartArt và Scratch trong Excel.

Hướng dẫn vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel với SmartArt

Sử dụng công cụ SmartArt đồ họa là phương pháp dễ dàng nhất để vẽ biểu đồ tổ chức hoặc biểu đồ Flowchart trong Excel. Để khởi động việc vẽ biểu đồ trong Excel với công cụ SmartArt đồ họa, trước tiên bạn cần mở một bảng tính và thực hiện các bước sau đây.

Thêm hình ảnh đồ họa SmartArt của bạn.

Trên bảng tính đã mở, vui lòng bấm vào tab Thêm ở đầu Excel.

Bấm vào nút Chèn một Đồ thị thông minh trong nhóm Hình minh họa.

Bước đầu tiên là mở hộp thoại lựa chọn SmartArt Graphic. Tiếp theo, hãy chọn Tổ chức và tập trung vào danh sách các mục bên trái.

Kiểm tra các phương án đã có và chọn mẫu sơ đồ tổ chức bạn muốn áp dụng.

Bấm vào nút OK để đóng cửa sổ và thêm bản thiết kế sơ đồ tổ chức mới của bạn.

Hướng dẫn vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel bằng Scratch

Để tạo ra bản mô tả tổ chức chi tiết, bạn cần mở một bảng tính trước khi thêm bất kỳ hình dạng nào. Sau đó, bạn có thể tự do vẽ bản mô tả tổ chức phù hợp với tình huống cụ thể của mình. Tuy rằng tạo sơ đồ Flowchart bằng cách sử dụng thiết kế SmartArt rất đơn giản nhưng đôi khi bạn sẽ cần phải sử dụng các phương pháp khác.

Cùng khám phá cách vẽ biểu đồ tổ chức trên Excel bằng Scratch theo các bước sau đây để giúp bạn thực hành vẽ biểu đồ trên Excel một cách dễ dàng hơn.

Thiết lập lưới flowchart trong Excel

Khi vẽ sơ đồ Excel, bạn cần sử dụng một lưới bảng tính phù hợp, không phân biệt loại sơ đồ nào. Lưới bảng tính này giúp bạn định vị và định kích thước các phần tử sơ đồ Excel dễ dàng hơn. Để tạo lưới, bạn cần thay đổi chiều rộng của tất cả các cột để bằng với chiều cao hàng mặc định. Khi hoàn thành, bảng tính sẽ trông giống như một tờ giấy kẻ ô vuông.

Lựa chọn tất cả các ô trên bảng tính bằng cách bấm vào khung nằm ở góc trên bên trái của lưới bảng tính đầu tiên. Tiếp theo, chọn độ rộng cột bằng cách nhấn chuột phải vào bất kỳ tiêu đề cột nào.

Để tạo chiều rộng cột đạt 20 pixel, ta cần sửa đổi chiều cao hàng mặc định của font chữ Calibri (kích thước 11) từ 15 điểm (tương đương 20 pixel) thành 2.14. Sau đó, nhập số 2.14 vào ô Column Width trên hộp thoại và nhấn OK. Tính năng Snap to Grid giúp bạn đặt và thay đổi kích thước các hình dạng trên lưới một cách nhất quán và căn chỉnh.

Bấm vào tab Trang Bố cục, sau đó lựa chọn Kẹp vào Lưới trong phần Sắp xếp và nhấn Align. Biểu tượng Kẹp vào Lưới trên menu sẽ được đánh dấu bằng một ô màu xám khi tính năng này được bật.

Để xác định ranh giới trước khi tạo sơ đồ, bạn cần tạo bố cục trang khi vẽ. Chẳng hạn, nếu bạn muốn tạo sơ đồ tổ chức để chèn vào tài liệu Word, thì cần thiết lập lề trong Microsoft Excel giống như lề trong tài liệu Word. Như vậy, bạn sẽ tạo ra một sơ đồ có kích thước lớn phù hợp với trang trong tài liệu Word của bạn.

Chọn tab Page Layout để đặt các thông số như cách lề, hướng trang và kích thước trang sau khi hoàn thành sơ đồ trên Excel. Sử dụng các nút trong phần Page Setup để điều chỉnh các tùy chọn bố cục cho các loại sơ đồ khác nhau.

Bạn đã hoàn tất bảng tính cho sơ đồ, giờ hãy thực hiện vẽ sơ đồ tổ chức theo cách sau đây.

Thêm hình dạng vào sơ đồ tổ chức

Di chuyển tới tab Chèn và bấm vào Hình dạng trong mục Minh họa để thêm hình dạng đầu tiên vào sơ đồ tổ chức. Một menu thả xuống sẽ hiển thị một thư viện gồm nhiều loại hình dạng khác nhau như hình dạng căn bản, đường thẳng và mũi tên. Tiếp theo, hãy vẽ sơ đồ theo các bước sau.

Lựa chọn một dạng hình từ phần Flowchart trong danh mục thả xuống.

Khi bạn đạt đến kích thước mong muốn trên bảng tính, hãy thả hình dạng. Nếu tính năng Bám lưới được kích hoạt, hình dạng sẽ tự động phù hợp với lưới khi bạn vẽ nó.

3. Bổ sung các hình dạng khác vào biểu đồ tổ chức bằng cách sử dụng tab Định dạng.

Sau khi vẽ và lựa chọn hình dạng đầu tiên, một tab định dạng đặc biệt sẽ được cung cấp. Bạn có thể tận dụng tab này để bổ sung và định dạng nhiều hình dạng khác nhau vào sơ đồ tổ chức.

Khi bấm vào Hình dạng trong mục Hình minh họa trên tab Chèn, một thư viện sẽ xuất hiện. Bạn có thể lựa chọn hình dạng muốn thêm và chỉnh sửa để vẽ sơ đồ dựa trên nó.

Bạn có thể thêm một hình dạng vào bảng tính bằng cách nhấp đúp vào tùy chọn tương ứng trong menu thư viện. Để điều chỉnh kích thước của hình dạng, hãy chọn hình đó và kéo các điểm điều chỉnh nằm dọc theo các cạnh.

Để thay đổi hình dạng sau khi tạo sơ đồ tổ chức, hãy di chuyển chuột qua lại cho đến khi nó trở thành hình chữ thập với mũi tên. Sau đó, nhấp và kéo hình dạng đến vị trí mong muốn.

Thêm văn bản và các đường nối sau khi vẽ sơ đồ

Chỉ cần lựa chọn hình thức và bắt đầu nhập liệu để thêm chữ sau khi đã hoàn thành các bước vẽ biểu đồ.

Bấm vào văn bản ở hình thức để sửa đổi. Hành động này sẽ chuyển bạn sang chế độ sửa đổi, cho phép bạn thêm, thay đổi hoặc xóa văn bản.

Bấm vào hình dạng bên ngoài hoặc lựa chọn hình dạng tương tự như khi di chuyển hình dạng trong phần trước.

Bạn cần liên kết các hình dạng sau khi đã thêm vào bản đồ tổ chức. Hãy lựa chọn Mũi tên dòng từ bộ thư viện hình dạng trên tab Chèn hoặc tab Định dạng.

Con trỏ trở thành biểu tượng của toán tử cộng.

Bạn có thể nhận thấy các chấm ở nơi có thể nối cho hình dạng đó, di chuyển con trỏ qua hình dạng đầu tiên mà bạn muốn nối.

Tới đó, bấm vào điểm nối và kéo đường đó đến hình dạng tiếp theo cho đến khi bạn nhìn thấy các điểm nối trên đường đó.

Di chuột vào một trong những vị trí đó.

Điểm mà đường kết thúc được biểu thị bằng một mũi tên. Khi đường được kết nối đúng với hình dạng, điểm kết nối sẽ không bị mất đi.

Nếu bạn không muốn hiển thị các điểm liên kết, hãy tránh kết nối các hình dạng bằng đường nối.

Để bổ sung văn bản vào các liên kết trong sơ đồ, bạn cần làm theo các bước sau:

Tạo ra một thùng văn bản và đặt nó trên hoặc dọc theo đường kết nối đó.

Lựa chọn một dạng hoặc đường nối để kích hoạt tab Định dạng.

Nhấn vào tab và lựa chọn Hộp văn bản trong phần Chèn Hình dạng.

Vẽ một hộp văn bản gần với đường nối mà bạn muốn đặt nhãn.

Dời hộp văn bản đến vị trí mong muốn tương tự như cách bạn di chuyển hình dạng.

Khi xác định vị trí của các ô văn bản trên các liên kết để điều chỉnh kích thước và vị trí của chúng, có thể tắt chức năng Bám lưới. Để nhập nội dung vào ô văn bản, hãy chọn ô và thêm nội dung.

Sử dụng Callout để thêm ghi chú sau khi vẽ sơ đồ

Hộp văn bản có thể dùng để thêm chú thích vào sơ đồ sau khi đã vẽ, giống như cách thêm văn bản vào các đường kết nối. Một đường kết cũng có thể chỉ đến vùng liên quan đến chú thích, tuy nhiên điều này có thể gây nhầm lẫn vì nó giống như một bước trong quá trình vẽ sơ đồ tổ chức. Để làm cho chú thích khác biệt, cần sử dụng hình chú thích.

Lựa chọn Callout từ thư viện hình dạng trên tab Insert hoặc tab Format.

Việc tạo chú thích trên bảng tính tương đương với việc vẽ một hình dạng trong sơ đồ tổ chức.

Bổ sung nội dung vào chú thích và sử dụng dấu chấm để điều chỉnh kích thước.

Một phần giải thích ban đầu xuất hiện ở phía dưới cùng của đường viền. Để tạo ra giải thích ở vị trí mong muốn, bạn có thể bấm và kéo điểm đó.

Khi điểm đó kết nối với một hình dạng, điểm kết nối sẽ chuyển sang màu đỏ rực.

Cách định dạng sơ đồ tổ chức trong Excel

Tôi sẽ lựa chọn và hướng dẫn bạn các điều cơ bản để bạn có thể định dạng các hình dạng, văn bản và liên kết của mình, dù Excel có nhiều tùy chọn định dạng sơ đồ. Việc sử dụng Chủ đề Kiểu là một cách đơn giản để định dạng hình dạng và văn bản trong hình dạng.

Bấm vào hình dạng đầu tiên, rồi giữ phím Shift khi bấm vào các hình dạng khác. Chọn tất cả các hình dạng mà bạn muốn có kiểu định dạng tương tự. Kế đến, chạm vào tab Định dạng.

Mở thư mục Theme Styles tại phần Shape Styles. Click vào dấu mũi tên More ở phía dưới cùng bên phải. Bước này sẽ mở ra một bộ sưu tập các phong cách hiển thị trong danh sách thả xuống.

Khi di chuột qua, bạn sẽ thấy các kiểu giao diện khác nhau được hiển thị trên hình dạng của bạn. Hãy chọn kiểu giao diện mà bạn muốn sử dụng bằng cách nhấp vào nó.

Để tạo sơ đồ, bạn có thể định dạng chữ trong các hình dạng và hộp chữ như cách bạn thường định dạng chữ trong các ô. Trước tiên, chúng ta sẽ định dạng các hình dạng.

Bằng cách giữ phím Shift và nhấp vào các biểu tượng sau biểu tượng đầu tiên, xin vui lòng lựa chọn tất cả các hình ảnh chứa nội dung mà bạn muốn định dạng.

Áp dụng các chức năng trong mục Font and Alignment để định dạng chữ viết, chọn tab Home. Ví dụ, sử dụng tùy chọn In đậm cho toàn bộ các đoạn văn. Căn giữa các đoạn văn theo chiều ngang và dọc bằng cách sử dụng nút Center và Middle Align trong mục Alignment.

Định dạng và sắp xếp văn bản bằng cách thực hiện các bước tương tự với các khung văn bản theo các liên kết dọc.

Do định dạng mặc định trên các đường kết nối không được mạnh mẽ, chúng ta cần thay đổi để tăng độ mạnh của chúng.

Để sắp xếp các liên kết từ dòng thứ hai trở lên, bạn có thể giữ phím Shift và chọn các liên kết cần thiết.

Sau đó, bấm vào tab Định dạng.

Bấm vào Outline Shape trong phần Style của Hình dạng và lựa chọn màu từ phần Màu Chủ đề hoặc Màu Chuẩn.

Tiếp theo, trên menu chính, chọn mục ”Weight” và điều chỉnh độ dày cho các liên kết trong menu phụ.

Điểm khác nhau quan trọng khi chỉnh sửa sơ đồ trên công cụ thiết kế SmartArt là ở tab Thiết kế. Tab Thiết kế giúp bạn chỉnh sửa toàn bộ đồ họa sau khi đã vẽ sơ đồ trong Excel chung, trong khi bạn có thể lựa chọn từng hình dạng và đường nối riêng để định dạng.

Bạn có thể bổ sung hình dạng, thay đổi cách sắp xếp của sơ đồ và thay đổi toàn bộ gam màu của đồ họa thông qua tab Thiết kế. Tab này hoạt động tương tự như tab Định dạng, nhưng việc thay đổi chỉ cần một lần bấm chuột duy nhất. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn chỉnh sửa sơ đồ Excel nhanh chóng mà không cần cá nhân hóa biểu đồ nhiều lần.

Nếu bạn chỉ có thể dùng cách bố trí bảng Format, việc biến đổi đồ họa SmartArt thành các hình dạng sẽ thực hiện tương tự như việc vẽ sơ đồ từ đầu.

Tổng kết

Chúng ta đã hoàn thành phương pháp vẽ sơ đồ để biểu diễn cấu trúc tổ chức trong ứng dụng Excel. Hy vọng bạn đã nắm được kỹ năng vẽ sơ đồ tổ chức nhanh chóng và hoàn chỉnh cho bảng tính của mình. Để cải thiện khả năng sử dụng Excel, đừng quên tham khảo các bài viết liên quan đến Excel trên blog Gitiho. Hãy tham gia ngay hôm nay để không bỏ lỡ những bí quyết và kinh nghiệm tin học văn phòng hữu ích khác.

Nếu bạn mới bắt đầu khám phá về Excel và chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy đăng ký ngay khóa học Tuyệt đỉnh Excel của Gitiho. Trong khóa học này, bạn sẽ được học và thực hành các ứng dụng thực tế của Excel vào công việc văn phòng, cùng với kiến thức nền tảng. Nếu bạn có câu hỏi gì về bài học, hãy bình luận và giảng viên sẽ giải đáp cho bạn trong vòng 24 giờ. Đừng ngần ngại, hãy đăng ký ngay để bắt đầu hành trình khám phá Excel của bạn!

Gitiho cảm ơn và chúc bạn thành đạt!