Theo công ty nghiên cứu thị trường IDC, các công ty mất từ ​​20 đến 30% doanh thu mỗi năm do hoạt động kém hiệu quả. SharePoint Workflows có thể sắp xếp hợp lý và tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh khác nhau. Các quy trình công việc SharePoint có thể bao gồm từ việc thu thập chữ ký, phản hồi hoặc phê duyệt cho một kế hoạch hoặc tài liệu, đến theo dõi trạng thái hiện tại của một quy trình thường xuyên. Tìm hiểu thêm về giải pháp SharePoint bản quyền.

Đến năm 2023, tự động hóa kỹ thuật số sẽ không còn là nhu cầu mà trở thành chuẩn mực của các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng SharePoint để tự động hóa quy trình công việc và cũng tận dụng các công cụ SharePoint và Microsoft 365 khác mà bạn có thể xem xét để tự động hóa quy trình kinh doanh.

1. Tạo thông báo SharePoint

Thiệt lập thông báo/cảnh báo trong SharePoint để luôn cập nhật và nhận thông báo bất cứ khi nào tệp hoặc thư mục thay đổi trong SharePoint. Tạo thông báo giúp người dùng biết về bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong tài liệu Microsoft SharePoint hoặc các mục trên trang web của họ. Người dùng có thể dễ dàng thiết lập thông báo cho một danh sách, thư viện, thư mục, tệp hoặc mục danh sách.

Người dùng thậm chí có thể thiết lập thông báo cho một thư mục cụ thể trong thư viện nếu muốn chỉ nhận được cảnh báo khi các thay đổi xảy ra trên bất kỳ tệp nào trong thư mục đó.

2. Bật Phê duyệt Nội dung

Sử dụng Microsoft Power Automate, bạn có thể bật tính năng phê duyệt nội dung trong thư viện SharePoint cho các tài liệu chứa thông tin nhạy cảm. Bạn có thể chỉ cần đặt một quy trình phê duyệt tài liệu trong thư viện tài liệu nơi bạn yêu cầu phê duyệt tài liệu.

Sử dụng quy trình phê duyệt nội dung này, tài liệu đang chờ phê duyệt sẽ không hiển thị với người dùng cho đến khi chúng được phê duyệt.

3. Sử dụng quy trình làm việc SharePoint tích hợp sẵn

Quy trình làm việc SharePoint tích hợp sẵn cung cấp nhiều cách khác nhau để giải quyết những thách thức chung mà doanh nghiệp có thể gặp phải, bao gồm phê duyệt, phản hồi, chữ ký số, quản lý tác vụ theo từng giai đoạn và thậm chí xuất bản nội dung.

Việc thủ công kiểm tra và theo dõi các nhiệm vụ bao gồm chuyển tiếp tài liệu và gửi lời nhắc có thể làm mất thời gian, thậm chí gây ra một luồng gián đoạn liên tục. Để loại bỏ các thao tác thủ công trong quy trình lặp lại, nhàm chán, SharePoint cung cấp các mẫu quy trình làm việc được tạo sẵn cho phép bạn tự động hóa các tác vụ nhất định, chẳng hạn như thu thập chữ ký hoặc phê duyệt tài liệu.

Ví dụ: khi bạn làm việc trên tài liệu, bạn có thể sử dụng dòng công việc phê duyệt tài liệu SharePoint để chạy quy trình kiểm tra và theo dõi, đồng thời nhắc nhở và chuyển tiếp được thực hiện tự động bởi dòng công việc.

Nếu ai đó chậm hoàn thành nhiệm vụ hoặc nếu một số vấn đề khác xuất hiện, hầu hết các quy trình công việc được bao gồm sẽ tạo thông báo cho bạn biết về điều đó. Bằng cách này, công việc giám sát quá trình cũng được giảm bớt.