Kinh nghiệm quản lý quán cafe đông khách mỗi ngày

Mở quán cà phê đã gian nan, để quản lý quán cafe khi đi vào hoạt động lại càng khó trăm lần. Nghe qua tưởng dễ, nhưng quản lý quán cà phê là bạn sẽ phải quản lý cả nguyên liệu quá cafe, tài chính, nhân sự…

Bài viết hôm nay, Sapo sẽ hướng dẫn các bạn những nghiệp vụ quản lý quán cafe bao gồm: cách quản lý quán cafe từ xa, cách quản lý tài chính quán cà phê, cách quản lý nhân viên phục vụ, quản lý thu chi nội bộ. Hãy cùng xem những kinh nghiệm quán lý quán cà phê sẽ được hé lộ sau đây nhé!

Có được một cái quán nho nhỏ, bán gì cũng được, mỗi ngày có khoảng trăm khách ra vào là ước mơ mà tôi đã ấp ủ từ thời còn sinh viên. Chắc hẳn rằng các bạn cũng như tôi, chẳng ai muốn mình đi làm công cả đời cả, kinh doanh riêng là cách mình tự chủ tài chính cho cuộc sống tốt nhất.

Cách quản lý quán cafe chuyên nghiệp cho quán cà phê

Tôi đã quyết định sẽ mở cho mình một cái quán cafe với quy mô không quá lớn. Nhưng nói thì dễ, để mở một quá cafe là cả những chuỗi vấn đề đan xen nối tiếp, chưa kể đến việc quản lý quán cafe sao cho ăn nên làm ra thì cũng khiến người ta ôm đầu suy nghĩ.

Tôi quyết định đi học hỏi kinh nghiệm liên quan đến nghiệp vụ quản lý quán cafe từ một ông anh tên là Hưng, người ta nói “học thầy không tày học bạn” mà đúng không.

Chỉ mới 27 tuổi mà anh Hưng đã làm chủ một quán cà phê với quy mô không hầm hố hay hoành tráng nhưng lúc nào quán cũng đông khách nườm nượp, cứ hễ tối đến là anh phải kê thêm gần chục cái bàn nữa để khách ngồi.

Quản lý quán cafe và những bài học đáng nhớ

Thấy vậy, nên tôi đến quán anh vào ngày trời đẹp nắng, có lẽ cũng đã quá quen nhau rồi, anh mời tôi ngồi, anh không ngần ngại mà chia sẻ cho tôi những cách quản lý quán cafe nhỏ của mình. Anh bảo: “quản lý quán cafe không chỉ gói gọn đơn giản ở 2 chữ quản lý là xong, mà còn thêm cả trách nhiệm với đứa con tinh thần này của mình nữa”.

1. Đầu tiên là việc quản lý thu chi nội bộ

Anh bảo rằng khi mở quán thì quan trọng hơn hết là lợi nhuận, nên anh phải quản lý thu chi nội bộ một cách chặc chẽ để không phải hao hụt tiền bạc. Bởi lẽ nói tới lui thì tiền cũng vẫn là trung tâm đầu não của quán, không tiền thì không thể duy trì hoạt động quán được.

1.1. Quản lý thu – nghiệp vụ quản lý quán cafe

“Khi quản lý quán cà phê, anh quản lý thu của cửa tiệm như thế nào?” – tôi hỏi. Anh nói về việc thu của quán thì có rất nhiều trường hợp xảy ra, lúc đầu thì anh cũng không rõ nguyên nhân tại sao có những ngày lại hụt tiền so với tổng bill cuối ngày, có khi lại dư. Sau nhiều lần thì anh đã tìm hiểu được lý do như sau:

Nhân viên thu ngân không trung thực: trường hợp này mặc dù chưa xảy ra ở quán anh. Nhưng để quản lý quán cafe hiệu quả thì cần lưu ý kỹ vấn đề này, khi tuyển chọn nhân viên thu ngân thì phải cẩn thận. Sẽ rất dễ xảy ra việc nhân viên thu ngân lấy cắp tiền của quán nếu lựa chọn một thu ngân một cách hời hợt.

Quản lý thu chi quán cafe dễ dàng với phần mềm

Nhận tiền của khách nhưng không đưa lại: vấn đề này có 2 trường hợp xảy ra:

• Thu ngân đã thu tiền của khách nhưng lại không xuất bill trên máy tính tiền quán cafe, cũng không để tiền lại két tính tiền mà lại lấy bỏ túi riêng. Trường hợp này liên quan đến vấn đề thái độ và lòng trung thực của thu ngân.
• Trường hợp thứ 2 đó là thu ngân nhận tiền của khách nhưng lại quên đưa lại tiền thừa cho khách. Đừng nghĩ rằng như vậy sẽ tốt mà, vì mình sẽ dư được tiền. Không đâu, đôi khi khách nhớ là mình quên lấy tiền thừa và quay lại lấy thì quán sẽ bị mang tiếng “lấy tiền thừa của khách” đấy nhé. Bởi nói cách quản lý nhân sự quán cà phê không thể hời hợt được.

Quán quá đông nên thu nhầm tiền, thu thừa tiền , quên thu tiền của khách: Trường hợp này quán của anh cũng đã xảy ra trong những ngày đầu mở quán do dùng phương pháp thanh toán bằng thủ công.

Dễ xảy ra sai sót khi thu ngân vào giờ cao điểm

Nhớ một lần khách vào order 1 ly Cappuchino với giá là 50.000đ nhưng lại nhớ nhầm giá nên tính cho khách là 65.000đ. Khi đó phải lật đật trả lại tiền thừa và xin lỗi khách. Còn những ngày đông khách, nhất là buổi tối, thì thường xuyên mất bill hoặc là tính tiền sót món làm hao hụt nguyên liệu và doanh thu của quán.

Từ đó anh chuyển sang dùng phần mềm tính tiền quán cafe để khắc phục những trường hợp đó. Từ ngày có máy thì anh không còn phải ôm đầu mà suy nghĩ tại sao lại hụt tiền tại sao lại mất bill hay là mất bàn nữa.

Tôi lia mắt nhìn quanh một vòng trong quán của anh, mặc dù không phải là buổi chiều tối nhưng kẻ ra người vào liên tục, người uống tại quán, kẻ mua mang đi cứ thế mà tiếp nối nhau. Tôi thật sự nể phục con người anh Hưng, tất cả mọi điều liên quan đến quán từ set up đến cách quản lý quán cà phê đều do một tay anh lo liệu.

Cách quản lý quán cafe hiệu quản với máy tính tiền quán cafe

Đến cả cái phong cách quán, vật dụng trang trí đều do tự tay anh thiết kế và lựa chọn. Tông màu tint là chủ đạo của quán (màu thuần khiết pha thêm trắng) tại cảm giác ấm áp và sang trọng nhưng lại khiến con người ta có cảm giác pha trộn giữa cái cổ điển và hiện đan xen.

1.2. Quản lý chi – cách quản lý tài chính quán cà phê

Tôi đang thầm thắc mắc: “Vậy cách quản lý chi nội bộ của quán như thế nào ta?” Nhìn thấy vẻ mặt đăm chiêu của tôi, anh ấy cũng hiểu tôi đang nghĩ gì bởi lẽ đã quán thân với nhau rồi. Anh nói: về việc chi của quán anh luôn kiểm soát chặt chẽ phải làm sao để chi tiêu cho hợp lý nhất, tính toán các khoản chi sao cho phù hợp và luôn ổn định nguồn vốn.

Cụ thể, mỗi ngày thu ngân sẽ kết ca cuối ngày và làm báo cáo doanh thu hàng ngày để biết hôm nay thu vào bao nhiêu và chi ra bao nhiêu. Sau đó anh sẽ đối soát lại từng con số để xem có trừng khớp không. Về phần quản lý nguyên liệu quán cafe để pha chế, chẳng hạn như những trái cây để làm thức uống nước ép hay là sinh tố sẽ order một cách hợp lý để không phải thừa hay thiếu.

Các chi phí phát sinh cần được hoạch toán cụ thể

Chặc! quản lý thu chi nội bộ đã khó khăn đến vậy rồi còn phải quản lý thêm những cái khác nữa thì nổ não mất. Nhưng ấp ủ rằng mình sẽ làm chủ một quán cafe nên những khó khăn đó như là chất xúc tác tiếp thêm cho tôi động lực để chinh phục ước mơ hơn.

Đọc thêm: Giá Cost là gì? Cách tính Cost đồ uống chính xác nhất cho nhà hàng, quán cafe

2. Tiếp đến là cách quản lý nguyên liệu quán cafe

Tôi ngơ ngác hỏi: “Anh có cách quản lý nguyên liệu quán cafe như thế nào để tiết kiệm được chi phí không anh?”

Anh cười rồi nói tiếp: Về cách quản lý nguyên liệu quán cafe phải nói là vấn đề tương đối khó kiểm soát với mô hình kinh doanh đồ uống. Vì nếu bản thân em là người chủ nếu không có kiến thức và kinh nghiệm về pha chế thì sẽ dễ xảy ra trường hợp đặt mua thiếu hoặc dư nguyên liệu.

Ví dụ: một ly sinh tố dâu có định lượng là 200g dâu, và trung bình 1 kg dâu sẽ được 5 ly sinh tố. Một ngày trung bình sẽ bán được 5 ly sinh tố mà em đi đặt tận 2kg dâu thì sẽ dư.

Ngoài ra, bạn cũng cần học các mua sắm, quản lý công cụ dụng cụ một cách thông thái, tham khảo thêm ở Ebook sau để có thêm kinh nghiệm cho mình nhé.

Cách quản lý nguyên liệu quán cafe một cách hiệu quả

Anh tâm sự với tôi vào những ngày đâu mở quán, tính trạng thiếu nguyên liệu bán nên khách bỏ đi, hay có những ngày mới bước vào quầy bar là đã thấy có vài loại trái cây bị chuột ăn mất do khâu bảo quản chưa được tốt. Bởi nên cách quản lý nguyên liệu quán cafe không chỉ ở đó, mình còn phải biết cách bảo quản cho thật tốt các nguyên liệu:

• Khi đặt hàng nguyên liệu thì nên cân nhắc việc món nào bán chạy và món nào bán chậm. Những món được nhiều người dùng thì sẽ đặt trái cây nhiều, những món bán chậm thì đặt ít thôi. Mỗi cuối ngày kiểm tra lại quầy bar xem món nào thiếu thì đặt để kịp có hàng bán.
• Những ngày thứ 7 và Chủ nhật sẽ đông khách hơn ngày thường, nên tính toán sao cho hợp lý để đặt nhiều nguyên liệu cho 2 ngày cuối tuần đó.
• Trái cây nên luôn luôn được bảo quản trong tủ mát và để những nơi thoáng mát mà cao. Tránh trường hợp có gián và chuột.
• Cuối mỗi ca làm, pha chế phải kiểm tra lại số lượng hàng hóa.

“Nhớ kỹ là vấn đề nguyên vật liệu ảnh hưởng rất nhiều đến việc thu chi nội bộ của quán, cách quản lý nguyên liệu quán cafe của em sẽ nói lên được rằng em có trách nhiệm với quán của mình hay không” – anh dặn dò.

Quản lý chi phí mua nguyên vật liệu

3. Cách quản lý nhân sự quán cafe khiến khách say lòng

Bỗng nhiên có một khách bước vào, tất cả nhân viên trong quán đều cúi đầu và chào “Em chào anh ạ!”, một bạn nhân viên phục vụ hướng dẫn khách đến quầy order món một cách rất sang trọng, sự thật cách quản lý nhân viên phục của anh khiến người ta chỉ muốn quay lại quán nhiều lần nữa.

Tôi đưa mắt quan sát thấy mỗi nhân viên đều làm việc rất chuyên nghiệp và đặc biệt là luôn luôn mỉm cười với khách. Chính bản thân tôi còn phải say lòng với những nụ cười ấy.

Cách quản lý nhân viên phục vụ khiến khách say lòng

Nhân sự là yếu tố cực kỳ quan trọng trong kinh doanh đồ uống, thái độ phục vụ, tình trạng đảm bảo chất lượng đồ uống, chất lượng sạch sẽ của cốc chén là những điều ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách hàng đến quán cafe của mình. Ở quán, mỗi nhân viên dù ở bất kỳ vị trí nào thì cũng phải sẵn sàng support cho nhau.

Vì vậy hãy đặt ra một bản nội quy, yêu cầu và trách nhiệm thật chặt chẽ và chi tiết cho từng bộ phận, những bộ phân như thu ngân, pha chế, phục vụ, bảo vệ… đều cần có một bản nội quy quyền hạn của mình trong nghiệp vụ quản lý quán cà phê.

Việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm của từng bộ phận, từng người sẽ khiến mình có thể dễ dàng nhận ra điểm mạnh điểm yếu của từng nhân viên, từ đó có những sắp xếp phù hợp hơn.

Và đừng quên có những chương trình đánh giá nhân viên định kỳ theo tháng, theo quý để khen thưởng, tăng lương và xử phạt công minh để thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm làm việc của mỗi cá nhân.

Chi phí quản lý nhân viên cũng cần được tính toán

“Điều khiển con người là điều không dễ dàng, mình cần phải biết cách dung hòa cảm xúc. Mỗi người một tính, nên em cần hiểu được từng tính cách nhân viên của mình.

Đối xử công bằng với từng người, hãy coi đây là một gia đình. Những lúc nhân viên làm sai thay vì la mắng và dùng hình thức trừng phạt thì hãy nhẹ nhàng nói chuyện và cho cơ hội rút kinh nghiệm. Đó là cách quản lý nhân sự quán cà phê vừa có tâm và đức” – anh khuyên.

Đọc thêm: Mẫu nội quy quán cafe để quản lý nhân viên chuyên nghiệp

4. Cách quản lý quán cafe từ xa với phần mềm quản lý quán cafe

Làm chủ quả thật không dễ dàng, phải lo toan chu toàn cho cái quán, vậy là tôi đã hiểu dù đã 27 tuổi nhưng ông anh già này của tôi vẫn chưa có một mảnh tình vắt vai. Cũng phải thôi, chỉ mỗi việc quản lý quán cafe nhỏ của mình thì còn đâu thời gian để ý đến chuyện đôi lứa.

Nhưng chẳng lẽ cứ ở quán suốt để quản lý quán cafe của mình hay sao. Thế thì nhàm chán mất, đôi lúc cũng cần dành thời gian để tận hưởng cuộc sống hơn là công việc. Vậy phải làm sao để chu toàn giữa công việc và cuộc sống?

Quản lý quán cafe với phần mềm chuyên dụng

Tôi được anh Hưng chia sẻ cho một bí quyết đó là dùng phần mềm quản lý quán cafe, đơn giản và dễ sử dụng ngay trên chiến điện thoại hay laptop là đã có thể xem được tất cả những báo cáo và nghiệp vụ quản lý quán cafe của mình.

Nên mỗi khi anh đi đâu xa thì anh không còn lo lắng như trước đây, mỗi khi muốn kiểm tra tình hình hoạt động của quán thì anh chỉ cần mở điện thoại lên và check, sau đó cứ an tâm tận hưởng. Anh hay dùng phần mềm quán cafe vì nó dễ thao tác và sử dụng ngay với cả người mù công nghệ, có nhiều báo cáo chi tiết…

Còn bán hàng tại quán, thì lúc đầu anh chỉ dùng excel và sổ sách thôi. Nhưng rất tồn thời gian còn bị nhầm bill, nhầm bàn, không biết bill này đã tính tiền chưa…

Nên sau này anh mạnh dạn sắm luôn cho mình cái máy tính tiền quán cà phê, từ khi có máy thì việc order diễn ra nhanh chóng, khách không còn phải đợi lâu nữa. Mỗi bạn phục vụ đều được một cái máy tính tiền quán cà phê cầm tay, nên cũng tránh được tình trạng không biết còn bàn không, món này còn hay hết.

Ứng dụng công nghệ giúp quán cafe hoạt động trơn tru hơn

Bởi vậy dù là mở quán cà phê nhỏ thôi nhưng cũng vẫn phải biết chạy theo công nghệ hiện nay. Máy tính tiền quán cà phê giờ đã trở thành một phần thiết yếu.

Bỗng có tiếng chao: “Xin chào anh chị ạ!”, tôi giật mình, tiếng chào như thức tỉnh tôi trong cuộc trò chuyện say sưa của 2 anh em. Tôi nhìn ra cửa thì trời đã chiều tà, một buổi chiều nhẹ như nhung buông xuống. Tôi đang tính từ giã anh ra về để anh chuẩn bị “hốt bạc” cho buổi tối.

Anh bất chợt bảo: “Khoan hãy về, anh còn một vài kinh nghiệm quản lý quán cà phê muốn chỉ em, nghe xong rồi về cũng không muộn”.

5. Một số kinh nghiệm quản lý quán cà phê

Để tạo ấn tượng với khách hàng và khiến khách hàng quay lại với quán thì cần nhớ những kinh nghiệm quản lý quán cà phê sau đây, tuy nhỏ nhặt nhưng sẽ để lại ấn tượng mạnh cho khách đó.

• Phục vụ thêm nước mát

Khách hàng thích được quan tâm. Và tất cả chúng ta đều thích những thứ miễn phí. Chỉ đơn giản là mời 1 ly nước mát trong thời gian chờ đợi, khách hàng chắc chắn sẽ ấn tượng vì sự chuyên nghiệp và thân thiện, hay lâu lâu thì dạo một vòng châm thêm trà cho khách chẳng hạn.

• Kiên nhẫn khi khách gọi đồ:

Quán café là nơi để khách hàng trải nghiệm, thư giãn. Vì vậy đừng tỏ ra sốt ruột khi khách gọi đồ lâu. Thay vì thế, hãy gợi ý đồ uống cho khách, tư vấn cho họ đâu là món đặc trưng của quán, món nào phù hợp với nhu cầu của họ. Không những giúp khách hàng chọn được đồ uống nhanh hơn mà cách này còn giúp người quản lý quán cafe thể hiện sự chu đáo và nhiệt tình.

• Dắt xe cho khách:

Thông thường, quán nên có bảo vệ để trông giữ xe và dắt xe cho khách. Tuy nhiên, nếu quán chưa có bảo vệ và mình đang rảnh rỗi, mình có thể tự tay dắt xe cho khách.

Nâng cao chất lượng dịch vụ nhờ đào tạo nhân viên bài bản

Chắc chắn hạnh động này sẽ khiến khách hàng cảm động vì sự lịch thiệp của mình và ghi điểm tốt trong mắt khách hàng. Thử nghĩ xem, có những cô gái chân yếu tay mềm dắt xe không nổi, mình ra dắt giùm thì sẽ được ghi điểm rất cao trong phong cách quản lý quán cà phê.

• Ghi nhớ tên khách hàng thân thiết

Khi một nhân viên nhớ tên khách hàng, thậm chí là sở thích, thói quen của họ, vị khách sẽ cảm thấy được coi trọng và gắn bó với quán lâu hơn. Chẳng hạn: “Chào chị Lan, chị vẫn dùng sinh tố bơ như mọi lần chứ ạ?” Họ sẽ cảm thấy mình quan trọng và được quan tâm nên mới được nhớ tên và sở thích như vậy. Họ sẽ chẳng ngại giới thiệu quán cafe của mình cho bạn bè, người thân.

• Thường xuyên cập nhập những loại đồ uống mới

Nếu chỉ sử dụng duy nhất một menu cho quán thôi thì lâu dài sẽ tạo cảm giác nhàm chán cho khách hàng. Để quản lý quán cà phê hiệu quả, mình cần refresh cho quán bằng cách thường xuyên cập nhật các đồ uống mới, hoặc có thể thử pha chế món uống cũ theo một phong cách mới, cách trang trí món ăn mới để níu chân họ ở lại quán.

Cập nhật đồ uống mới thu hút khách hàng tới quán

• Quảng cáo – cách quản lý quán cafe hiệu quả

Hiện nay, rất nhiều chủ tiệm kinh doanh quán café lựa chọn quảng cáo cho quán của mình qua mạng xã hội như Facebook, instagram hoặc báo điện tử,…

Thông qua đó, những quảng cáo này sẽ gợi nhớ và kích thích sự tò mò và thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Anh thường xuyên đăng bài, duy trì việc tương tác với khách hàng trên các kênh mang xã hội để thương hiệu như một người bạn gần gũi bên cạnh họ.

Nội dung đăng tải cần đa dạng: bài viết về sản phẩm, không gian quán, review của khách hàng, nội dung giải trí vui vẻ, các chương trình khuyến mãi hoặc hoạt động của quán.

Thường xuyên cập nhật món ăn mới giúp thu hút khách hàng

• Luôn đảm bảo vệ sinh

Không khách hàng nào muốn uống trong những ly bẩn hay phát hiện sợi tóc trong ly. Một quầy bar bừa bộn cũng khiến khách hàng có ấn tượng xấu về quán. Những việc chúng ta nên cải thiện: luôn rửa sạch ly cốc, giữ nơi pha chế sạch sẽ, vệ sinh dụng cụ pha chế thường xuyên.

Không gian quán cafe như bàn ghế cũng phải luôn được lau chùi và sắp xếp gọn gàng. Đây là nghiệp vụ quản lý quán cafe căn bản cần nắm vững.

• Luôn giữ thái độ phục vụ niềm nở

Hãy luôn thân thiện, nhiệt tình khi khách đến, cúi chào, nói lời cảm ơn khi khách rời đi, chỉ là những hành động nhỏ nhưng thể hiện cách ứng xử có văn hóa của quán.

Đào tạo nhân viên giữ thái độ niềm nở khi phục vụ khách hàng

• Thanh toán nhanh và chính xác

Việc thanh toán gần như là một bước cực kì quan trọng trong quá trình gây ấn tượng với khách hàng về quán của chúng ta. Dù có đồ uống ngon và phục vụ tốt nhưng khâu thanh toán có vấn đề, khách hàng vẫn sẽ ra về với tâm trạng không thoải mái và để lại ấn tượng xấu.

Hãy đầu tư thêm máy tính tiền quán cafe để giúp cho việc thanh toán dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn. Và mình cũng quản lý quán cafe dễ dàng, tránh hao hụt thất thoát nữa.

Tôi từ giã anh ra về, trong đầu đã tường tận mọi vấn đề vê nghiệp vụ quản lý quán cafe. Phố đêm cũng đã bắt đầu lên đèn, hai bên đường những quán cafe cũng đã dần đông khách, trước đây tôi suy nghĩ rằng mở quán cafe là một vốn bốn lời nên người ta cứ rần rần đua nhau mở quán.

Đọc thêm: Kinh nghiệm lựa chọn máy tính tiền quán cafe giúp bạn ăn nên làm ra

Quán cafe được quản lý tốt gây ấn tượng sâu sắc trong tâm trí khách hàng

Nhưng sau khi được nghe những chia sẻ về cách quán lý quán cafe của anh Hưng thì tôi lại suy nghĩ khác, một vốn bốn lời là đối với những ai biết cách quản lý quán cafe của mình hiệu quả và để lại ấn tượng trong lòng khách hàng thì người ta mới đến ầm ầm, chứ mở ra rồi để đó không tìm cách phát triển thì chỉ 1 tháng là đã đóng cửa vì không đủ vốn để hoạt động.

Hi vọng qua những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có được những kinh nghiệm quản lý quán cà phê hiệu quả. Tôi mong rằng những chia sẻ trên sẽ tiếp thêm động lực cho bạn, hãy theo đuổi đam mê của mình nhé. Dù khó khăn, nhưng khi vượt qua được, thì bạn đã thành công rồi đấy!