Một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ gồm những giấy tờ gì? Các quy định và thủ tục khi hoàn công

Sau khi hoàn thành xong các công trình xây dựng, chủ đầu tư và nhà thầu sẽ cần phải lập bản hoàn công để nghiệm thu công trình nộp cho cơ quan chức năng, sau đó mới được bàn giao cho chủ đầu tư để đi vào hoạt động. Đây là công việc bắt buộc được quy định rõ ràng trong luật xây dựng 2014.

Vậy hồ sơ hoàn công là gì? Một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ gồm những giấy tờ gì? Các quy định về hồ sơ, thủ tục hoàn công như thế nào?

1. Hồ sơ hoàn công là gì?

Hồ sơ hoàn công là tất cả những tài liệu, lý lịch của công trình xây dựng được quy định tại Phụ lục 3 của Thông tư số 12/2005/TT-BXD ngày 15/7/2005 Bộ Xây Dựng thể hiện những sửa đổi, thay đổi về thực trạng đất, công trình nhà cửa sau quá trình thi công, đây là điều kiện để được cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất.

Hiện tại, pháp luật Việt Nam chia quyền sở hữu tài sản của cá nhân, tổ chức thành 2 loại chính là: tài sản phải đăng ký sở hữu và tài sản không phải đăng ký sở hữu. Nhà ở, công trình xây dựng thuộc nhóm tài sản phải đăng ký sở hữu. Muốn đăng ký quyền sở hữu, điều không thể thiếu là thực hiện thủ tục hoàn công để công trình được thừa nhận về mặt pháp lý. Một căn nhà thiếu giấy tờ hoàn công sẽ chưa được pháp luật thừa nhận, từ đó khiến bạn có thể bị thu hồi đất hoặc việc mua bán gặp khó khăn do người mua e ngại.

Một bộ hồ sơ hoàn công công trình đầy đủ chứa đựng nhiều loại giấy tờ quan trọng thể hiện rõ chi tiết công trình và quá trình thi công. Chủ đầu tư sau đó có trách nhiệm tập hợp, kiểm tra tài liệu, trình lên cơ quan chức năng có thẩm quyền để phục vụ việc nghiệm thu công trình xây dựng.

Hồ sơ hoàn công là cơ sở pháp lý để cơ quan chức năng tiến hành xét duyệt giấy phép hoàn công. Nếu bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ, thủ tục sẽ được xúc tiến nhanh chóng và chủ đầu tư sẽ nhận được tờ giấy phép hoàn công trong thời gian sớm nhất. Tuy nhiên nếu như hồ sơ hoàn công còn thiếu nhiều loại chứng từ, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu bổ sung, lúc này chủ đầu tư sẽ phải mất rất nhiều công sức, thời gian và cả tiền bạc để hoàn thiện hồ sơ.

Hoàn công cũng chính là điều kiện để được cấp đổi lại sổ hồng trong đó thể hiện những thay đổi về hiện trạng nhà đất sau khi thi công. Đối với nhà riêng thì sau khi xây dựng xong phải hoàn thiện thủ tục này trước khi làm thủ tục xin cấp sổ. Thực tế nếu không hoàn công thì ngôi nhà vẫn có sổ hồng, tuy nhiên sẽ có sự khác nhau về hình thức cũng như giá trị đối với sổ hồng hoàn công và chưa hoàn công

• Về hình thức: sổ hồng chưa hoàn công chỉ thể hiện ranh giới, diện tích đất, vị trí thổ cư( nếu có). Còn sổ hoàn công thì sẽ có thể hiện mặt bằng từng tầng.
• Về giá trị: sổ hồng đã hoàn công là giấy tờ khẳng định quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà trên đất đó. Còn với sổ hồng chưa hoàn công, pháp luật chỉ công nhận quyền sở hữu đất. Ngôi nhà trên mảnh đất đó không có giá trị pháp luật.

Ngoài ra hồ sơ hoàn công sẽ có tác dụng sau đây:

• Là cơ sở cho việc nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hạng mục công trình và công trình hoàn thành đưa vào sử dụng;
• Là cơ sở để thanh toán, quyết toán và phục vụ cho việc kiểm toán;
• Là cơ sở để thiết kế phương án bảo vệ công trình;
• Là bản hướng dẫn sử dụng cho người khai thác sử dụng; giúp cho các cơ quan quản lý trực tiếp công trình nắm được đầy đủ cấu tạo cụ thể, thực trạng ban đầu của công trình nhằm khai thác, sử dụng đúng với khả năng thực tế của công trình và có biện pháp sửa chữa phù hợp đảm bảo tuổi thọ công trình được lâu dài;
• Giúp các cơ quan nghiên cứu cũng như cơ quan thanh tra khi cần thiết tìm lại các số liệu có liên quan đến công trình;
• Là hồ sơ hiện trạng phục vụ cho việc thiết kế, cải tạo, mở rộng và nâng cấp công trình.

2. Một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ gồm những giấy tờ gì?

Một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ thường bao gồm 2 bộ: hồ sơ pháp lý và hồ sơ quản lý chất lượng. Trong đó hồ sơ pháp lý sẽ do bên chủ đầu tư tập hợp lại chủ yếu là những giấy tờ liên quan đến pháp lý và pháp luật của dự án, công trình. Còn hồ sơ quản lý chất lượng là hồ sơ khảo sát xây dựng – thiết kế công trình do nhà thầu thi công xây dựng chuẩn bị. Vì vậy để hoàn thiện một bộ hồ sơ hoàn công cần có sự kết hợp của chủ đầu tư và nhà thầu thi công.

Theo thông tư số 05/2015/TT-BXD của Bộ Xây dựng quy định về quản lý chất lượng xây dựng và bảo trì nhà ở riêng lẻ thì giấy tờ hoàn công sẽ bao gồm:

1. Giấy phép xây dựng.
2. Hợp đồng xây dựng của chủ nhà ký với các nhà thầu khảo sát, thiết kế, thi công, giám sát thi công xây dựng (nếu có).
3. Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng.
4. Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công xây dựng.
5. Báo cáo kết quả thẩm tra và văn bản kết quả thẩm định thiết kế bản vẽ thi công xây dựng.
6. Bản vẽ hoàn công (trong trường hợp việc thi công xây dựng có sai khác so với thiết kế bản vẽ thi công xây dựng).
7. Báo cáo kết quả thí nghiệm, kiểm định (nếu có).
8. Văn bản thỏa thuận, chấp thuận, xác nhận của các tổ chức, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (nếu có) về an toàn phòng cháy, chữa cháy; an toàn vận hành thang máy.

3. Nộp hồ sơ hoàn công ở đâu?

Theo Khoản 2, Điều 89 của Luật Xây dựng 2014 chỉ một số công trình được miễn làm giấy tờ hoàn công như như: Công trình bí mật nhà nước, công trình xây dựng ở nông thôn thuộc khu vực chưa có quy hoạch phát triển đô thị và quy hoạch xây dựng, nhà ở riêng lẻ ở nông thôn, nhà ở riêng lẻ xây dựng trong khu bảo tồn, khu di tích lịch sử – văn hóa,… Ngoài những trường hợp trên thì mọi trường hợp khác đều phải thông qua thủ tục cấp phép xây dựng.

Như vậy, các công trình xây dựng tại đô thị đều phải thông qua thủ tục về cấp giấy tờ hoàn công và tuỳ từng loại công trình mà sẽ nộp hồ sơ hoàn công ở những cơ quan chức năng có thẩm quyền khác nhau.

• Đối với công trình xây dựng cấp đặc biệt như: các công trình tôn giáo, di tích lịch sử, tượng đài, công trình du lịch, các công trình được xây dựng trên các tuyến, trục được chính thì nộp hồ sơ hoàn công tại Sở xây dựng.
• Đối với các công trình xây dựng mới, khu công nghiệp thuộc địa giới hành chính của khu vực đó thì nộp hồ sơ hoàn công tại Ban quản lý Đầu tư và Xây dựng.
• Đối với nhà ở riêng lẻ hoặc tư nhân thì nộp hồ sơ hoàn công tại Ủy ban nhân dân quận/huyện/xã.

Thủ tục hoàn công mất bao lâu?

Hiện tại pháp luật Việt Nam chưa có quy định chính xác về thời gian cụ thể đối với việc cấp giấy chứng nhận hoàn công đối với các công trình xây dựng. Thường thì sau khi nộp hồ sơ, cơ quan chức năng sẽ đi kiểm tra xác minh xem việc xây dựng có phù hợp hay không, nếu phù hợp thì sẽ hoàn tất thủ tục giấy tờ và cấp giấy chứng nhận. Thời gian trung bình từ lúc nộp hồ sơ đến khi được cấp giấy chứng nhận khoảng 2 tháng, chưa kể đến thời gian chuẩn bị hồ sơ hoàn công.

4. Những lưu ý cần khi chuẩn bị hồ sơ hoàn công công trình?

Chi phí hoàn công là bao nhiêu?

Chi phí hoàn công sẽ không cố định mà khác nhau tùy từng khu vực, quy mô xây dựng và diện tích nhà. Chi phí trung bình sẽ từ 15 – 35 triệu có thể cao hơn nếu quy mô lớn hoặc xây dựng sai giấy phép (bao gồm cả lệ phí lập bản vẽ và lệ phí trước bạ).

Lệ phí lập bản vẽ phụ thuộc vào từng đơn vị thực hiện, thường dao động khoảng 10.000 – 15.000 đồng/m² sàn xây dựng, còn lệ phí trước bạ là 1% tổng giá trị căn nhà.

Đối với trường hợp xây dựng nhà ở riêng lẻ thì không phải chịu lệ phí trước bạn mà chỉ phát sinh thuế xây dựng cơ bản căn cứ theo Nghị định 45/2011/NĐ-CP

Phạt tiền đối với các công trình xây dựng sai

Nếu trong trường hợp hoàn công xây dựng sai giấy phép thì chủ đầu tư bị phạt tiền phạt tiền từ 1.000.000 – 2.000.000 đồng đối với nhà ở tại nông thôn và từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng đối với trường hợp xây nhà ở riêng lẻ ở đô thị, còn đối với các loại công trình khác thì tuỳ vào hình thức vi phạm sẽ có các mức phạt khác nhau. Ngoài ra, chủ đầu tư còn bị buộc phải tự phá dỡ phần công trình xây dựng vi phạm giấy phép xây dựng, nếu không sẽ bị cưỡng chế phá dỡ.Các công trình bị coi là vi phạm giấy phép xây dựng nếu:

• Tự ý thay đổi vị trí xây dựng công trình.
• Vi phạm chỉ giới đường đỏ, chỉ giới xây dựng.
• Sai cốt nền xây dựng công trình

Có bắt buộc làm hồ sơ hoàn công hay không?

Không bắt buộc làm hồ sơ hoàn công, nhưng nếu chủ đầu tư muốn xác nhận sở hữu tài sản trên đất hoặc muốn xin giấy phép sửa chữa, cải tạo về sau thì bắt buộc phải làm hồ sơ hoàn công.

Nhà đã hoàn công có giá trị như thế nào?

Khi địa điểm xây nhà nằm trong quy hoạch của nhà nước thì nhà được cấp giấy chứng nhận hoàn công sẽ được đền bù phần đất và giá trị ngôi nhà, trong khi nhà không hoàn công sẽ không được đền bù. Khi chủ đầu tư mua bán bất động sản hay thế chấp để vay vốn ngân hàng thì sẽ được định giá cao hơn vì tính pháp lý được đảm bảo.

Hoàn công có khó không?

Hoàn công không khó, chủ yếu cần kinh nghiệm, chỉ cần nộp hồ sơ đầy đủ là gia đình có thể hoàn công. Chủ đầu tư nên tìm đúng đơn vị thi công có năng lực đảm bảo thi công đúng quy định pháp luật, chất lượng thi công và tiến độ thi công nhà.

Một số lưu ý trước khi nộp hồ sơ hoàn công

• Kiểm tra hiện trạng công trình để biết được các hạng mục đã thi công. Đây là cơ sở quan trọng cho việc tập hợp chứng từ.
• Rà soát lại từng hạng mục công trình để thống kê tất cả các loại chứng từ cần có.
• Kiểm tra lại hồ sơ hoàn công nhiều lần trước khi đem nộp cho cơ quan chức năng có thẩm quyền.
• Tham vấn thêm ý kiến của người có chuyên môn để nhận được sự tư vấn tốt nhất.