“Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký người mua không?” là một trong những câu hỏi gây đau đầu nhất cho các doanh nghiệp khi nhắc đến loại hình quản lý hóa đơn này. Vậy theo pháp luật thì hóa đơn điện tử cần chữ ký số của người mua và đóng dấu hay không?
1. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký người mua không?
1.1. Hóa đơn điện tử và đối tượng sử dụng
Theo Khoản 2, Điều 1, Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định, các tổ chức kinh doanh có thể tự kê khai, xuất các hóa đơn tự in bằng sự trợ giúp của các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị liên quan,… Hóa đơn được tạo ra dựa trên một khuôn mẫu nhất định thể hiện đầy đủ các dữ liệu của giao dịch như người mua, người bán, thời gian khởi tạo, địa điểm khởi tạo,… và những thông tin cần thiết khác theo quy định của pháp luật.
Chủ thể cá nhân có thể in và sử dụng nhiều loại hóa đơn khác nhau để phục vụ hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, Nhà nước đang có các chính sách khuyến khích doanh nghiệp chuyển đổi sang xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử.
1.2. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký số người mua không?
Các thành phần, nội dung cần thiết một hóa đơn điện tử phải có được quy định rõ ràng tại Thông tư 32 về hóa đơn điện tử, bao gồm:
Tên, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự
Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán và người mua
Tên, đơn vị tính, số lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ giao dịch
Thành tiền được thể hiện bằng cả số và chữ
CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ thể hiện theo các quy định của pháp luật về khoản này
Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt, pháp luật không đòi hỏi quá khắt khe về việc thể hiện và bổ sung thông tin trong hóa đơn điện tử nhằm tối ưu hóa về sự tiện lợi đối với truy xuất dữ liệu. Điều này được quy định rõ ràng tại Thông tư 39 hóa đơn điện tử rằng các chủ thể kinh doanh có thể tiến hành tạo, phát, sử dụng hóa đơn điện tử mà không cần thiết phải chứa chữ ký hoặc đóng dấu từ phía người mua và người bán trong các trường hợp:
- Hóa đơn nước
- Hóa đơn dịch vụ ngân hàng
- Hóa đơn dịch vụ viễn thông….
Các loại hóa đơn trên được phép miễn, giảm hoặc không cần thể hiện chữ ký điện tử nếu đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại các điều, khoản của Thông tư 39 này.
Nói tóm lại, khi truy xuất hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký điện tử, con dấu của bên mua và bên bán. Điều này tạo nên sự tiện lợi, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tính hợp pháp theo các quy định của pháp luật đề ra.
2. Hóa đơn điện tử chuyển đổi in ra giấy có cần đóng dấu và chữ ký không?
2.1. Về giá trị pháp lý của hoá đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được phát hành, truy xuất, sử dụng với giá trị pháp lý nhất định nếu thỏa mãn những điều kiện sau:
Đảm bảo sự toàn vẹn thông tin chứa trên hóa đơn điện tử tính từ thời điểm định dạng cuối cùng trước khi tiến hành in, truy xuất hóa đơn điện tử. Nói cách khác, hóa đơn điện tử phải đảm bảo thông tin vẫn vẹn nguyên và không hề bị thay đổi.
Các thông tin in trên hóa đơn điện tử có thể được truy cập, sử dụng dưới hình thức hoàn chỉnh khi cần thiết.
Ngoài ra để đảm bảo tính pháp lý, hóa đơn điện tử còn cần phải chứa đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 6, Thông tư 32/2011/TT-BTC hoặc được liệt kê tại mục 1.2 của bài viết.
2.2. Về việc đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn in ra giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
Như những thông tin chúng tôi đã đưa, không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua cũng như không bắt buộc phải có dấu của người bán trên hóa đơn điện tử chỉ trừ những trường hợp chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy bắt buộc phải có chữ ký và đóng dấu của người bán theo quy định của pháp luật.
S-invoice, được xây dựng và phân phối bởi Viettel, chuyên hỗ trợ việc tạo lập và quản lý hóa đơn điện tử dựa trên sự tiện lợi, nhanh chóng và an toàn bảo mật. Hãy liên hệ với chúng tôi để đăng ký và sử dụng ngay hôm nay để trải nghiệm hàng loạt tiện ích từ ứng dụng.
Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc vấn đề cần giải đáp, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi theo một trong các cách sau:
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: [email protected]
Với các thông tin đã đưa, chúng tôi hy vọng các bạn đã có cái nhìn rõ nét hơn về việc hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký người mua không, đồng thời tìm ra cho mình lựa chọn quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với S-invoice. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!