Tình huống nhân sự và cách giải quyết

Giải quyết vấn đề giữ các nhân viên với nhau chưa bao giờ là điều dễ dàng đối với lãnh đạo hay nhà quản trị. Xử lý nếu không khéo léo, không minh bạch có thể dẫn đến hậu quả tiêu cực đối với bộ máy nhân sự, nội bộ công ty mất đoàn kết và ảnh hưởng lớn đến công việc. Vậy làm thế nào để nhà quản trị có thể giải quyết tối ưu các tình huống nhân sự? Hãy cùng tham khảo 10 tình huống nhân sự và cách giải quyết hiệu quả nhất dưới đây!

I. Tình huống nhân sự là gì?

Môi trường làm việc giữa các nhân viên luôn yêu cầu sự tương tác, trao đổi và phối hợp để cùng giải quyết công việc. Chính vì thế không thể tránh khỏi những tình huống xảy ra bất đồng. Những tình huống đó gọi là tình huống nhân sự, hay còn gọi là những sự việc xảy ra liên quan đến nhân viên.

Ví dụ:

Các nhân viên phòng kinh doanh tranh cãi với nhau trong lúc bàn bạc về doanh số tháng. Vì vấn đề chưa đạt KPI đặt ra nên các nhân viên kinh doanh bắt đầu tìm nguyên nhân và truy trách nhiệm.

II. Vì sao cần tìm cách giải quyết thỏa đáng nhất?

Một doanh nghiệp không thể nào vận hành và phát triển nếu nhân sự thường xuyên xảy ra tranh cãi hay vi phạm kỷ luật hay vô số vấn đề phát sinh khác. Việc tìm cách giải quyết thỏa đáng sẽ giúp doanh nghiệp nói chung và lãnh đạo nói riêng:

• Mang lại sự công bằng, minh bạch trong mọi tình huống đối với các nhân viên
• Xây dựng niềm tin đối với nhân viên. Một khi đã tin tưởng sếp thì nhân viên sẽ luôn hướng về bạn và tôn trọng ý kiến của bạn bất kể lúc nào.
• Hạn chế tình trạng nhân viên bỏ việc vì bị đối xử không công bằng
• Tạo dựng uy tín doanh nghiệp khi có môi trường làm việc luôn được sếp thấu hiểu và công bằng.

Xem thêm: 15 kỹ năng quản lý nhân sự không thể thiếu trong doanh nghiệp

III. Top 10 tình huống nhân sự và cách giải quyết hiệu quả nhất

Các tình huống quản trị nhân sự phát sinh giữa nhân viên với nhau thường xảy ra khi các bên không đồng quan điểm về vấn đề nào đó. Các tình huống nhân sự có thể phát sinh từ cá nhân, trong nhóm làm việc hoặc giữa các bộ phận với nhau.

Hãy cùng phân tích 10 tình huống nhân sự và cách giải quyết dựa trên 2 khía cạnh chính: Kỷ luật và Công việc

Tình huống nhân sự về kỷ luật

1. Tranh cãi nội bộ

Nguyên nhân:

Các thành viên nhóm không thống nhất với nhau về quan điểm và cách thức làm việc. Thay vì ngồi lại với nhau tìm cách giải quyết thống nhất thì họ nâng cao quan điểm quá mức và không kiềm chế được bản thân, dẫn đến xảy ra tranh cãi.

Đó là tình huống rất thường gặp trong mọi doanh nghiệp và là trường hợp cần được xử lý khéo léo để vừa giải quyết được tranh cãi vừa đưa ra được ý kiến phù hợp nhất cho công việc.

Trong trường hợp này, thường các nhà quản lý đều sẽ không hài lòng về cách cư xử của nhân viên, nhưng vì nhu cầu giữ chân nhân tài mà quản lý, lãnh đạo sẽ phải tìm cách giúp hòa giải mâu thuẫn hợp lý nhất.

Nhà quản lý trong lúc này sẽ đóng vai trò là người hòa giải, sau đó coi như mâu thuẫn đó không tồn tại nữa và đặt lợi ích công việc lên hàng đầu.

Cách giải quyết:

• Hãy gặp riêng những nhân viên có tranh chấp để trò chuyện
• Lắng nghe từ nhiều phía để hiểu rõ gốc rễ vấn đề, vì sao lại có mâu thuẫn như vậy?
• Đưa ra lời khuyên mang tính chất xây dựng để các nhân viên thay đổi thái độ một cách chân thành

Sau bước lắng nghe và trò chuyện, bạn phần nào đã giúp nhân viên hiểu ra được họ đang gặp vấn đề gì. Tuy nhiên, bên cạnh sự lắng nghe, phân tích để xử lý, bạn cũng cần có lý chí, sự rắn rỏi trong cách trò chuyện và khuyên giải. Như vậy nhân viên mới vừa có thể tâm sự vừa nghiêng về phía ý kiến của bạn.

Bạn cũng có thể tạo ra một diễn đàn giúp giải quyết những mâu thuẫn giữa nhân viên với nhau, và là nơi nhân viên thảo luận về những điểm tốt của nhau.

Thiết lập một nền văn hóa cởi mở đồng nghĩa với giải quyết các vấn đề về quan hệ trong một môi trường an toàn cũng như tôn trọng nhân phẩm của nhau.

2. Thái độ nhân viên không đúng mực

Nguyên nhân:

Không phải nhân viên nào trong công ty cũng có khả năng giữ thái độ đúng mực trong các tình huống quản trị nhân sự. Có nhiều trường hợp không đúng mực về thái độ nhân viên như: không hòa đồng với đồng nghiệp, chăm sóc khách hàng không tận tâm, không có tinh thần đóng góp chung, chỉ làm việc của mình, không giúp đỡ ai,…

Trước vấn đề này, nhà quản trị cần nắm được nguyên nhân sâu xa dẫn đến việc phát sinh thái độ không tốt của nhân viên. Chắc chắn trong đó có những nguyên nhân từ phía ban quản trị như quy chế quá áp bức, đối xử không công bằng…

Cách giải quyết:

• Hẹn gặp riêng những nhân viên có thái độ không chuẩn mực
• Trò chuyện với họ như người bạn, không cố gắng chèn ép tâm lý họ và bắt buộc nhân viên phải thay đổi thái độ ngay lập tức
• Cùng nhân viên giải quyết vấn đề mà họ mắc phải, từ đó đưa ra lời khuyên về thái độ của họ và tìm cách giúp họ gỡ bỏ.

Trong trường hợp nhân viên đã được tư vấn, nhắc nhở nhiều lần nhưng không có tiến triển mà ngược lại còn ảnh hưởng tới công việc, nhà quản lý cần có biện pháp phạt hợp lý.

Trường hợp tệ hơn, nếu bắt buộc phải sa thải, cũng nên kết thúc trong vui vẻ và được sự đồng thuận của cả 2 bên để tránh gặp những rắc rối về sau.

3. Nhân viên vi phạm kỷ luật công ty

Nguyên nhân:

Tình huống nhân sự này xảy ra phổ biến ở cả các doanh nghiệp lớn nhỏ mà điển hình là vi phạm giờ giấc, không tuân thủ kỷ luật, không làm việc theo quy định… Điều này gây ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả kinh doanh.

Cách giải quyết:

Những lỗi vi phạm kỷ luật như trên không được tính là lỗi lớn, không nên quá khắt khe. Tuy nhiên ban lãnh đạo cần xây dựng nội quy doanh nghiệp một cách chặt chẽ, đảm bảo toàn bộ nhân viên thực hiện đầy đủ và nghiêm túc.

Trong trường hợp vẫn có nhân viên vi phạm, cần phải có cuộc nói chuyện thẳng thắn với nhân viên. Thảo luận để đi tới quyết định cuối cùng sẽ tốt hơn là phạt đột ngột hoặc sa thải.

Để hạn chế tình trạng nhân viên vi phạm kỷ luật ngay từ đầu, nhà quản trị có thể thiết lập khóa đào tạo về xây dựng tính kỷ luật trong công việc dành cho nhân viên các phòng ban để giúp họ hiểu được tầm quan trọng của kỷ luật và có hướng xây dựng phù hợp với bản thân.

Tham khảo: 5+ cách xây dựng tính kỷ luật trong công việc hiệu quả – Tăng 200% hiệu suất làm việc

4. Nhân viên vi phạm kỷ luật vì mục đích chung

Nguyên nhân:

Đôi khi nhân viên không cố tình gây ra lỗi, hoặc vi phạm kỷ luật vì mục đích chung của cả đội, vì lợi ích công việc. Sẽ có những trường hợp như vậy nên nhà quản trị cần xem xét và xử lý thỏa đáng vì nhân viên đó vừa có công vừa có tội.

Cách giải quyết:

Hãy so sánh mức độ vi phạm với thành quả công việc nhân viên đó đạt được. Sau đó phân định rõ thưởng ở mức nào và phạt mức nào. Thưởng phạt rõ ràng sẽ giúp đảm bảo tính công bằng và có sức thuyết phục hơn đối với nhân viên. Với các phần mềm hiện đại như phần mềm chấm công online, phần mềm quản lý KPI, phần mềm bán hàng,… cùng các quy định của công ty, nhà quản trị có nhiều căn cứ hơn để đưa ra các quyết định thưởng/phạt chính xác.

Tình huống nhân sự trong công việc

5. Nhân viên làm việc không hiệu quả

Nguyên nhân:

Đứng ở cương vị là quản lý, là sếp thì khi nhân viên thiếu trách nhiệm, làm việc chậm tiến độ, hiệu quả công việc kém thì chắc chắn phải nhắc nhở ngay. Tuy nhiên nổi nóng quát tháo với nhân viên thì không giải quyết được vấn đề này mà bạn có thể tìm ra nguyên nhân của tình huống nhân sự và cách giải quyết trong trường hợp này.

Thứ nhất, có thể nhân viên đó chưa đủ năng lực để bắt kịp với luồng công việc. Thứ hai, nhân viên đó không có trách nhiệm làm hết nhiệm vụ và cũng không có ý chí cầu toàn, làm việc cho xong.

Cách giải quyết:

Đối với trường hợp nhân viên chưa đủ năng lực, sếp có thể tổ chức đào tạo lại kiến thức và nói chuyện chuyên môn về công việc để thể hiện rằng công ty sẵn sàng giúp đỡ nhân viên khi làm việc.

Còn lại đối với trường hợp nhân viên thiếu trách nhiệm, lơ là trong công việc, lãnh đạo cần có biện pháp nghiêm khắc nhắc nhở, thậm chí có hình phạt thỏa đáng để nhân viên đó không vi phạm về sau.

Một điểm cần lưu ý là không nên quá khắt khe trong khi tìm hiểu tình huống nhân sự này và cách giải quyết vì điều này có thể tạo ra sự chống đối từ nhân viên, hướng giải quyết là nói chuyện trực tiếp trao đổi với nhau và đưa ra thỏa thuận. Đồng thời xây dựng chính sách cụ thể cho sự cần cù, chăm chỉ và hiệu suất công việc của nhân viên.

6. Nhân sự đình công

Nguyên nhân:

Tình huống này phần lớn diễn ra ở các công ty, doanh nghiệp lớn do làm ăn không hiệu quả, thất thu nhiều, thua lỗ. Gặp phải vấn đề này thì nguy cơ mất tất cả nhân lực là rất cao và công ty khó có thế gây dựng phát triển lại được.

Cách giải quyết:

Giải pháp hiệu quả nhất cho tình huống này là đàm phán để có thể thấu hiểu lẫn nhau vì bản chất công ty đang rơi vào tình huống khó khăn không thể giữ chân số lượng nguồn lực lớn.

Với cương vị là nhà lãnh đạo, hãy nói rõ với người lao động về tình hình khó khăn thực tế của công ty để có được sự đồng cảm từ phía người lao động. Nhưng không được cắt hẳn lương của họ mà hãy hứa với họ cho dù khó khăn nhưng thu nhập, lương thưởng của công nhân sẽ được thanh toán đầy đủ.

7. Hội chứng giám sát người mới

Nguyên nhân:

Khi một nhân viên được thăng chức và trở thành sếp của người còn lại thì mối quan hệ giữa các nhân viên còn lại sẽ trở nên lỏng lẻo và có xu hướng tiêu cực. Tất nhiên không phải nhân viên nào cũng như vậy nhưng phần đông đều chưa biết điều chỉnh mối quan hệ với đồng nghiệp.

Cách giải quyết:

Hướng giải quyết cho tình huống trong quản trị nhân sự này là cứng rắn và thiết lập quyền kiểm soát chặt chẽ với những người còn lại để họ ý thức được sự thay đổi trong cơ cấu nhân sự mới.

Người mới được thăng chức không nên uỷ mị nhún nhường vì điều này sẽ làm ảnh hưởng đến quyền uy, uy tín của người lãnh đạo, thậm chí nhân viên sẽ có xu hướng yêu cầu cao để được thoả mãn.

8. Nhân viên đổ trách nhiệm cho nhau

Nguyên nhân:

Giải quyết các tình huống quản trị nhân sự về trách nhiệm hay cụ thể là nhân viên đổ lỗi cho nhau là một trong những thách thức mà nhà quản lý thường gặp nhất. Tình huống này xảy ra khi quy trình làm việc không rõ ràng, không truy xuất được trách nhiệm nên khi xảy ra sai sót rất khó để biết ai là người có lỗi.

Cách giải quyết:

Lúc này ai là người có lỗi không còn quá quan trọng. Là nhà lãnh đạo, hãy làm cho nhân viên hiểu ra khi đã xảy ra lỗi và gây nên hậu quả trong công việc thì trách nhiệm mọi người có thể cùng san sẻ và tìm cách khắc phục.

Hãy nói chuyện với từng nhân viên và hẹn họ một buổi gặp chung để có những chia sẻ thẳng thắn, chân thành về vấn đề này. Sau đó tiếp tục tìm hướng giải quyết công việc.

9. Nhân viên mới không bắt nhịp được với công việc

Nguyên nhân:

Một nhân viên mới thường khó có thể bắt kịp nhanh chóng và ăn khớp khi bắt đầu công việc của mình. Với vai trò là một nhà quản lý, việc cân bằng khả năng học hỏi của nhân viên và giúp cho công việc của họ trở nên hiệu quả hơn chính là thử thách lớn.

Cách giải quyết:

Trước tiên, bạn hãy đặt ra kỳ vọng đối với nhân viên đó ngay từ ban đầu. Hãy phổ biến cho nhân viên mới về tiến độ, mục tiêu của công việc và bảng đánh giá hiệu suất để họ nắm rõ các tiêu chí, yêu cầu cần thiết. Đây cũng chính là công cụ để đo lường biểu hiện khi làm việc của nhân viên và những gì mà họ sẽ chịu trách nhiệm trong quá trình thực hiện.

Tiếp đó, nói chuyện và động viên nhân viên mới tham gia tích cực vào các hoạt động của công ty để làm quen hơn với mọi người. Khi thấy được môi trường tốt, nhịp độ bắt kịp công việc cũng sẽ nhanh hơn.

Và, hãy cho nhân viên mới có khoảng thời gian nhất định để làm quen và phát triển hơn dưới góc nhìn đánh giá của bạn và đồng nghiệp.

10. Nhân viên và sếp bất đồng quan điểm

Nguyên nhân:

Việc bất đồng này thường liên quan đến công việc. Có thể do giữa sếp và nhân viên thuộc 2 thế hệ khác nhau đôi khi sẽ khiến lối suy nghĩ có sự khác biệt. Tranh cãi để bảo vệ quan điểm của mình là xu hướng mà các nhân viên trẻ “hiếu thắng, tự tin, cá tính” hiện nay thường sử dụng.

Cách giải quyết:

Với cương vị người lãnh đạo, có kinh nghiệm hơn, bạn hãy giữ bình tĩnh và xem xét lại vấn đề. Nếu bạn đúng, hãy từ từ nói cho nhân viên hiểu. Còn nếu nhân viên đúng, hãy có thái độ cầu thị đúng mực và tìm cách hòa giải. Ngoài ra, bạn cần có một buổi nói chuyện riêng với nhân viên đó để hiểu nhau hơn, tìm hướng giải quyết về sau.

Trên đây là 10 tình huống nhân sự và cách giải quyết hiệu quả nhất. Bí quyết dành cho nhà quản trị chính là những kỹ năng xử lý tình huống khéo léo, vừa giải quyết được ổn thỏa vấn đề vừa giúp bản thân trở nên uy tín hơn.

Và một trong những nguyên nhân lớn dẫn đến những tình huống nhân sự kể trên chính là quy trình vận hành của doanh nghiệp chưa đáp ứng được yêu cầu về độ nhanh, tính rõ ràng, tự động hóa. Điều này khiến công việc trì trệ, nhân viên chán nản và đổ lỗi cho nhau khi có vấn đề xảy ra.

Giải pháp cho vấn đề này chính 1Office – phần mềm quản lý quy trình vận hành doanh nghiệp tối ưu nhất được ứng dụng ngày nay. Với những tính năng quản trị công việc hiện đại, 1Office đã đồng hành cùng hơn 5000 doanh nghiệp lớn nhỏ, giải quyết được vô số bài toán vận hành nhức nhối của doanh nghiệp.

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA