Taking minutes (Ghi biên bản)

Alice took out a notepad. She wrote down names as people came into the meeting. When the meeting opened, she noted the time. She made corrections to the minutes of the last meeting and read the corrections back. Then the minutes were approved as amended. Alice recorded what people said during the meeting by summarizing their remarks. Sometimes she ask people to repeat things. Sometimes people said things off the record so she did not write them down. When the meeting ended, she noted the time. Later, she re-read her notes and typed up the minutes.

(Alice lấy ra một cuốn sổ ghi chép. Khi có người đến dự họp, cô ấy viết tên vào. Khi cuộc họp bắt đầu cô ấy ghi lại thời gian. Cô ấy chỉnh sửa biên bản của cuộc họp lần trước và đọc lại cho mọi người nghe. Sau đó biên bản chỉnh sửa được biểu quyết tán thành. Alice ghi lại phát biểu của mọi người trong suốt buổi họp bằng cách tóm tắt ý kiến của họ. Đôi khi cô ấy yêu cầu người nói lặp lại. Đôi khi vài người nói chuyện ngoài lề do đó cô ấy không ghi lại. Khi buổi họp kết thúc cô ấy ghi lại thời gian. Sau đó cô ấy đọc lại những ghi chép của mình và đánh biên bản vào máy tính).

1. Key vocabulary:

VERBS

Amend: chỉnh sửa

Approve: tán thành

Make corrections: chỉnh sửa

Read back: đọc lại (cho ai)

Re-read: đọc lại

Record: ghi lại

Repeat: lặp lại

Summarize: tóm tắt

Take minutes: ghi biên bản

Take out: lấy ra

Type up: đánh máy

NOUNS

Correction: sự điều chỉnh

List: danh sách

Notepad: sổ ghi chép

Remark: ý kiến

ADVERBIAL

Off the record: ngoài lề

2. For special attention:

– Note = notice (and record).

– Read back = read to someone what you wrote down of their speech

– Re-read = read again.

– Amended = changed.

– Record = write down.

– Summarize = write the main ideas in fewer words.

– Off the record = not to be included in an official document.

3. Dialogue:

Boss: Okay. Shall we get started?

(Được rồi. Chúng ta bắt đầu chứ?)

Johnson: Sorry, but the minutes give my name as Jones. I’m Johnson.

(Xin lỗi nhưng biên bản ghi tên tôi là Jones. Tôi là Johnson.

Alice: That’s Johnson, not Jones.

(Johnson chứ không phải Jones).

Boss: All in favor of approving the minutes as amended?

(Mọi người có tán thành biên bản đã được chỉnh sửa không?)

Everybody approved. (Mọi người tán thành).

Johnson: You can see that we’re reached a sales peak…

(Có thể thấy rằng chúng ta đã đạt đến doanh số bán cao nhất…).

Alice: Sorry. Could you say that again?

(Xin lỗi. Anh có thể lặp lại được không?)

Alice recorded what people said during the meeting.

(Alice ghi lại những gì mọi người nói trong suốt cuộc họp).

Để hiểu rõ hơn về Taking minutes vui lòng liên hệ Trung tâm ngoại ngữ SGV .