Hóa đơn đỏ như thế nào là hợp lệ

Quy định về Hóa đơn GTGT hợp pháp là như thế nào? Thế nào là hóa đơn hợp lệ, hợp lý? Kế toán Thiên Ưng xin chia sẻ những cách nhận biết hóa đơn hợp pháp, hợp lệ, hợp lý cho các bạn kế toán mới vào nghề.

1. Hóa đơn GTGT hợp pháp là:

1.1) Quy định về việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp:Theo điều 22 Thông tư 39/2014/TT-BTC: Sử dụng hoá đơn bất hợp pháp là:

Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng. Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn. Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành. Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).1.2: Quy định về việc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn:– Theo điều 23 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định: Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn: 1. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn là việc lập khống hóa đơn; cho hoặc bán hóa đơn chưa lập để tổ chức, cá nhân khác lập khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (trừ các trường hợp được sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế bán hoặc cấp và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này); cho hoặc bán hóa đơn đã lập để tổ chức, cá nhân khác hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách; lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc; lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên; dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác. 2. Một số trường hợp cụ thể được xác định là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn: – Hóa đơn có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ. – Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán ra, để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra để gian lận thuế, để bán hàng hóa nhưng không kê khai nộp thuế. – Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hóa, dịch vụ, nhưng không kê khai nộp thuế, gian lận thuế; để hợp thức hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ. – Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn. – Sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ mà cơ quan thuế, cơ quan công an và các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.Ví dụ: Công ty A bán mặt hàng máy tính cho Công ty B. Nhưng thời điểm hiện tại Công ty A không đăng ký kinh doanh mặt hàng máy tính. Sẽ có 2 trường hợp xảy ra như sau: – Nếu Cty A và Cty B buôn bán thật (Có hợp đồng, báo giá, hóa đơn, chứng từ thanh toán, kê khai thuế đầy đủ…) -> Thì có thể bên A sẽ bị phạt tội: Kinh doanh không đúng ngành nghề và phải đăng ký bổ sung -> Thì bên B sẽ được khấu trừ và đưa vào chi phí. – Nếu Cty A và B không chứng minh được là buôn bán thật (Tức là lập khống hóa đơn -> Phạt tội sử dụng bất hợp pháp hóa đơn từ 20- 50tr)

Xem thêm: Xử lý hóa đơn bất hợp pháp

Kết luận: Hoá đơn hợp pháp là:

– Hóa đơn đã được DN làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn và còn giá trị sử dụng (Nếu là hoá đơn GTGT đặt in)

– Hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các DN (Nếu là hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng phải đi mua của cơ quan thuế)

– Hoá đơn do DN tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng. (Nếu hoá đơn tự in)

– Hay các loại hoá đơn, chứng từ đặc thù khác được phép sử dụng.

Để kiểm tra tính hợp pháp của hoá đơn, các bạn có thể tra cứu theo cách sau:

– Tra cứu xem DN đó có đang hoạt động hay không, có tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn hay không.

Chi tiết: Cách tra cứu Mã số thuế Doanh nghiệp

– Tra cứu xem hoá đơn đó thông báo phát hành chưa:

Chi tiết: Cách tra cứu hóa đơn hợp lệ

2. Hoá đơn hợp lệ:

– Hóa đơn hợp lệ là trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu như:

– Ghi rõ ngày tháng năm phát hành, họ tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người mua và người bán, hình thức thanh toán là gì (tiền mặt hoặc chuyển khoản), tên hàng hóa địch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán; chữ ký người mua, người bán. Có dấu của công ty bên bán.

– Nếu không có chữ ký của GĐ thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.

– Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

Chi tiết xem tại đây: Nguyên tắc lập hoá đơn giá trị gia tăng

3. Hoá đơn hợp lý:

– Hóa đơn hợp lý nội dung trên hóa đơn đó có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi được cấp phép trên GPKD của DN.

Ví dụ: Công ty A có hoá đơn đầu vào là hoá đơn xăng dầu (hoá đơn này là hợp pháp, hợp lệ, là hoá đơn đúng). Nhưng công ty A không phải là DN kinh doanh vận tải, không có ô tô. Như vậy hoá đơn trên không hợp lý, không phục vụ cho việc SXKD của DN nên không được khấu trừ thuế GTGT và không được ghi vào chi phí.

Chú ý:

– Hoá đơn GTGT có Giá trị ≥ 20.000.000 vnđ. Phải Chuyển khoản qua Ngân hàng (Phải chuyển từ tài khoản của người mua sang tài khoản của người bán) thì mới được khấu trừ thuế GTGT và ghi vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Để hiểu rõ hơn và chi tiết hơn về hóa đơn GTGT mời các bạn xem thêm: Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng

–