Hướng dẫn cách đóng dấu bản sao ý bản chính

Hiện nay việc sử dụng con dấu trong các công ty tổ chức, thậm trí là cá nhân cúng có thể có và sử dụng con dấu riêng của mình, tuy nhiên không phải con dấu nào cũng được phép sử dụng không có sự cấp phép của pháp luật, ví dụ như dấu của các cơ quan tổ chức, dấu doanh nghiệp. Đối với các con dấu như: dấu tên riêng, tên của hàng, dấu hạn sử dụng, dấu ngày sản xuất,… chúng được sử dụng để thay cho việc viết được tiện dụng hơn trong hoạt động công việc riêng.

Nhưng có một loại con dấu dù cá nhân hay tổ chức, doanh nghiệp cũng không được tùy tiện sử dụng nếu không được sự cho phép của pháp luật. Đó chính là con dấu sao y bản chính.

Việc đóng dấu sao y bản chính được quy định như sau:

• Trường hợp bản chính mà bạn muốn sao chép là giấy tờ của chính công ty, doanh nghiệp của bạn thì bạn có quyền tự đóng dấu sao ý bản chính của công ty lên giấy tờ đó và được sử dụng và có giá trị tương đương bản chính.
• Trường hợp giấy tờ mà bạn muốn sao chép không phải của công ty bạn mà là của công ty khác hoặc các văn bản của nhà nước thì việc sử dụng con dấu có dòng chữ sao y bản chính của công ty bạn sẽ không có giá trị hiệu lực. Đối với trường hợp này muốn sao chép giấy tờ thì giấy tờ đó phải được đóng dấu sao y bản chính của cơ quan có thẩm quyền xác nhận sao ý bản chính các tài liệu văn bản gốc bao gồm: phòng tư pháp quận huyện, thị xã, nơi công ty bạn có trụ sở hoặc uy ban nhân dân xã, phường hoặc thị trấn, hoặc các văn phòng công chứng được phép hành nghề.

Như vậy ta thấy việc đóng dấu sao y bản chính không hề dễ dàng. Từ đó chúng ta có thể phân ra 2 loại:

1. Đối với cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp:

Có thẩm quyền sử dụng con dấu sao y bản chính trong trường hợp cần sao y bản chính các văn bản, giấy tờ được sao từ sổ gốc của công ty.

Không được sử dụng con dấu vượt quá thẩm quyền. Nếu con dấu vượt quá thẩm quyền được sử dụng thì không có giá trị pháp lí và tài liệu được sao ra không được sử dụng như bản chính.

1. Đối với các văn phòng công chứng được cấp phép, các cơ quan công chứng nhà nước

Con dấu của các cơ quan công chứng nhà nước và các văn phòng công chứng tư nhân được phép kinh doanh có thể được phép sử dụng con dấu trong các trường hợp:

• Chứng thực các bản sao từ bản chính của các giấy tờ tài liệu thuộc các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau được cấp tại Việt Nam và giấy tờ do các cá nhân, cơ quan tổ chức, có thẩm quyền nước ngoài liên kết với Việt Nam cấp.
• Chứng thực bản sao, được sao từ các hợp đồng giao dịch, chữ kí, chứng nhận,… của các công ty, doanh nghiệp cá nhân trong nước yêu cầu.

Việc sử dụng con dấu sao y bản chính là hết sức phức tạp và nếu không tuân thủ đúng quy định của pháp luật thì các văn bản tài liệu chứng từ cua công ty bạn sẽ không có giá trị sử dụng. Vì vậy hãy tìm hiểu kĩ những quy định của pháp luật khi sử dụng và khắc dấu sao y bản chính.