Kính Gửi: Quý Công Ty Là Gì, Hướng Dẫn Cách Viết Email Tiếng Anh Chuyên Nghiệp – Kiến Thức Cho Người lao Động Việt Nam

Email đang là phương tiện trao đổi thông tin nhanh chóng, được sử dụng rộng rãi trong công việc và cuộc sống hiện nay.

Bạn đang xem : Quý công ty là gìBạn đang xem: Quý công ty tiếng anh là gìĐây không chỉ là phương tiện đi lại liên kết, truyền đi thông điệp mà nó còn là đại diện thay mặt cho sự chuyên nghiệp của người sử dụng .

Nhưng thực tế không phải ai cũng biết cách sử dụng email một cách chuyên nghiệp. Bởi lẽ đó, trong bài viết này, tamquoccola.com xin chia sẻ cho tất cả các bạn chi tiết các bước để trở thanh cao thủ sử dụng email.

Nhưng trước khi mở màn vào phần chính, hãy cùng tamquoccola.com khám phá những phần cơ bản của một email thường thì trước nha .

1. Cấu trúc của một Email thông thường

Greeting (Chào hỏi) Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu) Introduction (Giới thiệu) Main point (Nội dung chính) Concluding sentence (Kết thúc email) Signing off

Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thứ là mối quan hệ lịch sự, ta nên sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs,Ms…

Cấu trúc : Dear + title ( tên tuổi ) + surname ( họ ), Dear Mr/Ms… (nếu biết tên người nhận) Dear Sir/Madam (nếu không biết tên người nhận). Thank you for your email on April 1st. It was my pleasure meeting you at the conference last week.

Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thứ là mối quan hệ lịch sự và trang nhã, ta nên sử dụng những tên tuổi như Mr, Mrs, Ms …Ví dụ : Dear Mrs. Price Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân mật hơn bạn có thể đơn giản sử dụng tên riêng người đó trong câu chào hỏiNếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân thiện hơn bạn hoàn toàn có thể đơn thuần sử dụng tên riêng người đó trong câu chào hỏiVí dụ : Hi Kelly, Dear Kelly …. Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thong tin về người nhận thư bạn có thể sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thong tin về người nhận thư bạn hoàn toàn có thể sử dụng “ To whom it may concern ” hoặc “ Dear Sir / Madam ”

➢ Tiếp theo là OPENING COMMENT, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận

How are you? How are things?How are you ? How are things ?Nếu nội dung bức thư là một sự trả lời, tất cả chúng ta nên mở màn với từ cảm ơn “ thanks ”Ví dụ : Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viếtThank you for contacting ABC Company ( Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC ) Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :Thank you for your prompt reply ( Cảm ơn vì đã trả lời )Thank for getting back to me ( Cảm ơn đã trả lời ) Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm tháy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sựTrong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự trả lời, cách lịch sự và trang nhã để khởi đầu là những câu chúc : I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe) I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)I hope you are doing well. ( Hy vọng cô vẫn khỏe ) I hope you have a nice weekend. ( Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui tươi. )

➢ Phần tiếp theo của email là INTRODUCTION. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

I am writing to + verb…

Chúng ta không nên dùng I’m trong email chính bới trong văn phong sang trọng và quý phái thì không dùng từ viết tắt. I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.) I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.) I am writing to reference to (Tôi viết thư để tham khảo….) I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)I am writing to ask for the information about the English courses. ( Tôi viết email này để nhu yếu quý vị phân phối thông tin về khóa học tiếng Anh. ) I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. ( Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra mẫu sản phẩm mới chưa. ) I am writing to reference to ( Tôi viết thư để tìm hiểu thêm …. ) I am writing to enquire about … ( Tôi viết thư để nhu yếu …. )Đối với những mối quan hệ xã giao thì tất cả chúng ta nên dùng những câu hỏi gián tiếp và dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho những mối quan hệ thân thiện. https://mshoagiaotiep.com/ I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)I am writing to clarify some points of the contract. ( Tôi viết email này để làm rõ 1 số ít điểm trong hợp đồng. )

Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”

Chú ý những câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục tiêu vì nó nằm trong phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư 1 cách nhanh gọn và ngăn nắp. Bạn cũng phải quan tâm tới ngữ pháp, những yếu tố chính tả vì sự đúng chuẩn trong phần này tác động ảnh hưởng đến cái nhìn và cách nhìn nhận của người nhận thư về bạn

➢ Đến phần MAIN POINT, bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt.

Nếu bạn muốn đề cập đến những yếu tố tế nhị như khước từ một lời ý kiến đề nghị hay thông tin cho một nhân viên cấp dưới anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì khởi đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông tin những tin tức không mấy dễ chịu và thoải mái thuộc loại này : We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…) It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…) After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…) I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)We regret to inform you … ( Chúng tôi rất tiếc phải thông tin với ông / bà rằng … ) It is with great sadness that we … ( Vô cùng thương tiếc báo tin … ) After careful consideration we have decided … ( Sau khi đã xem xét xem xét, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định hành động … ) I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. ( Tôi viết thư để vấn đáp lá thư của ông / bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được giao dịch thanh toán của công ty ông / bà )Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau : Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.) As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …) Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…) As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…) As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…) As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30 am on Tuesday, 7 January. ( Theo như tất cả chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của tất cả chúng ta vào hồi 9 : 30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1. ) As you started in your letter, … ( Như khi bạn khởi đầu trong thư, … ) Regarding … / Concerning … / With regards to … ( Về yếu tố … / Liên quan đến … / Liên quan với … ) As you told me, … ( Như bạn đã nói với tôi … ) As you mentioned in the previous one, … ( Như bạn đã đề cập trước đó … ) As I know what you wrote me, … ( Như những gì bạn đã viết cho tôi … )

Bạn cũng có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:

I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…) I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… ) Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn có thể vui lòng… / Bạn có thể cho tôi biêt về…) I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…) I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…) Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?) I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)I would be grateful if … ( Tôi sẽ biết ơn nếu … ) I wonder if you could … ( Tôi tự hỏi nếu bạn hoàn toàn có thể … ) Could you please … ? Could you tell me something about … ? ( Bạn hoàn toàn có thể vui mừng … / Bạn hoàn toàn có thể cho tôi biêt về … ) I would particularly like to know … ( Tôi đăc biệt muốn biết … ) I would be interested in having more details about … ( Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết cụ thể về việc … ) Could you please help me … ( inform the student of final exam … ), please ? ( Ông hoàn toàn có thể vui vẻ giúp tôi … ( thông tin cho học viên của kỳ thi sau cuối … ), xin vui mừng ? ) I would like to ask your help … ( Tôi muốn nhờ sự trợ giúp của bạn về … )

➢ Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu CONCLUDING SENTENCE để kết thúc email như sau:

Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin) Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.) I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.) Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé) I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.) If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.) I look forward to… (Tôi rất trông đợi…) Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể). Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully, (kính thư) Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”Let me know if you need anymore information. ( Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin ) Please get back to me as soon as possible. ( Hãy vấn đáp email sớm nhất hoàn toàn có thể nhé. ) I look forward to hearing from you soon. ( Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn. ) Feel không lấy phí to contact me if you need further information. ( Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé ) I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. ( Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông / bà hoàn toàn có thể xử lý yếu tố này càng sớm càng tốt. ) If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. ( Nếu ông / bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi. ) I look forward to … ( Tôi rất trông đợi … ) Please respond at your earliest convenience. ( Xin hãy hồi âm ngay khi những ngài hoàn toàn có thể ). Nếu bạn khởi đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau : Yours sincerely, Yours faithfully, ( kính thư ) Hoặc bạn hoàn toàn có thể dùngđể thay thế sửa chữa cho

➢ Phần cuối cùng “SIGNING OFF” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:

Trường hợp không sang chảnh : Best, Best wishes, Regards, Take care, Bye,Best, Best wishes, Regards, Take care, Bye ,Trường hợp sang trọng và quý phái : Best regards, Warm regards,

2. Các bước để có một Email chuyên nghiệp

Best regards, Warm regards ,

➢ Bước 1: Xác định xem bức thư có mang tính chất trang trọng hay không

Những bức thư mang đặc thù sang chảnh thường là nhằm mục đích mục tiêu khám phá thông tin, xin việc, đăng kí học hay góp ý …Thư mang đặc thù cá thể thì khác, dù dài hay ngắn thì đều được viết theo ngôn từ nói và tự do, không sang trọng và quý phái, thường dùng viết cho mái ấm gia đình hoặc bạn hữu .

➢ Bước 2: Xác định cấu trúc một bức thư

Chào đầu thư Đoạn văn giới thiệu: nêu lí do viết thư hoặc lời cảm ơn Nội dung: có thể là một haynhiều đoạn văn Mẫu câu chuẩn bị kết thư: Nêu những gì bạn mong đợi từ người nhận thư, cóthể là yêu cầu phản hồi sớm hoặc đề nghị gặp mặt… Chào kết thư Tên/ Chữ kíChào đầu thư Đoạn văn giới thiệu : nêu lí do viết thư hoặc lời cảm ơn Nội dung : hoàn toàn có thể là một haynhiều đoạn văn Mẫu câu chuẩn bị sẵn sàng kết thư : Nêu những gì bạn mong đợi từ người nhận thư, cóthể là nhu yếu phản hồi sớm hoặc đề xuất gặp mặt … Chào kết thư Tên / Chữ kí

➢ Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thường dùng khi viết thư

Thư mang tính trang trọng

Thư thân mật

Chào đầu thư

Dear Mr / Mrs + surname Kính gửi Ông / Bà + tên họ ( Dùng cách viết này khi đã biết tên họ của người nhận thư ) Hello / Hi + name Xin chào / Chào + tên Dear Sir or Madam Kính gửi Ngài / Bà ( Dùng cách này khi chưa biết tên họ của người nhận ) Dear + name Gửi + tên Hi there ! Chào đằng ấy !

Bắt đầu viết thư

Thank you for your letter / email about … Cảm ơn bức thư / email của ông / bà về …

Thanks for your letter/ email.

Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé !

Many thanks for your letter / email. Cảm ơn bức thư / email của ông / bà rất nhiều. Thanks for writing to me. Cảm ơn vì đã đã viết thư cho mình I am writing to request information about / inform you about / complain about, apologise for … Tôi viết thư này nhằm mục đích nhu yếu thông tin về … / để thông tin cho ông / bà về … / góp ý về …. / xin lỗi vì … I am writing to tell you about … Mình viết để kể với bạn về … I am writing with reference to your letter. Tôi viết bức thư này để vấn đáp cho bức thư trước của bạn. Guess what ? Bạn đoán được không ? I would like to offer congratulations on …Xem thêm : Adobe Premiere Pro Cc 2018 ​ Free Download ​, Professional Video Editor và Video Maker Let me congratulate you on … Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về … How are things with you ? / What’s up ? / How are you ? / How was your holiday ? Mọi thứ thế nào ? / Sao rồi ? / Bạn có khỏe không ? / Kì nghỉ vừa qua của bạn thế nào ? I’m sorry I haven’t written for a while … Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn … It was great to hear from you again. Thật tuyệt khi lại hoàn toàn có thể nghe tin tức về bạn.

Chuẩn bị kết thư

I look forward to hear from you without delay. Hope to hear from you soon. Mong sớm nhận được thư của cậu. I look forward to meeting you. Tôi mong sớm được gặp ông / bà Looking forward to seeing you / hearing from you. Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm / biết tin tức về cậu sớm. I hope to hear from you at your earliest convenience. Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông / bà sớm nhất hoàn toàn có thể trong năng lực của ông / bà. I can’t wait to meet up soon. Mình không hề đợi đến khi tất cả chúng ta gặp nhau. Write back soon. ( Nhớ viết lại sớm nhé. )

Chào kết thư

Yours faithfully Nếu mở màn thư bằng “ Kính gửi Ngài / Bà ’, kết thúc thư với “ Trân trọng ”. Best wishes. Dành cho bạn những lời chúc tốt đẹp nhất. Your sincerely Nếu khởi đầu với “ Kính gửi Ông / Bà … ”, kết thư với “ Thân ( Chân thành ) ”. Love. ( Yêu bạn. ) Regards / Best regards / Kind regards. Trân trọng. All the best. ( Mọi điều tốt nhất. ) Xxx. ( Hôn bạn ) Xoxo. ( Ôm và hôn bạn. ) Keep in touch. ( Giữ liên lạc nhé ! )

Lưu ý: Nếu viết email, bạn cần phải đặt Tiêu đề (subject) cho email trước khi gửi đi. Tiêu đề email cần ngắn gọn, nêu rõ trọng tâm của nội dung, tranh để tiêu đề thiếu nội dung, quá mơ hồ hoặc quá dài, gợi ý ra quá nhiều chủ đề hoặc cho thấy email không quan trọng.

3. Những mẫu câu thông dụng trong

➢ Trình bày lý do viết email

Sau phần chào hỏi thường thì, bạn nên trình diễn lí do viết email ở đoạn khởi đầu. Một số mẫu câu bạn hoàn toàn có thể vận dụng là : I am writing to you regarding…/ in connection with…I am writing to you regarding … / in connection with …Tôi viết email này để liên hệ về yếu tố … Further to…/ With reference to…Further to … / With reference to …Liên quan đến việc … I am writing to you on behalf of…I am writing to you on behalf of …Tôi thay mặt đại diện … viết email này để … Might I take a moment of your time to…Might I take a moment of your time to …Xin ông / bà / công ty được cho phép tôi … ( đây là cách viết rất sang trọng và quý phái, thường dùng trong lần tiên phong liên hệ với đối tác chiến lược )

➢ Đưa ra lời đề nghị, yêu cầu

Là một trong hai nội dung phổ cập nhất khi viết email thương mại bằng tiếng Anh, lời đề xuất, nhu yếu trong email cần phải lịch sự và trang nhã, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Bốn mẫu câu thông dụng gồm : I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about …Tôi rất cảm kích nếu ông / bà / công ty hoàn toàn có thể cung ứng thêm thông tin cụ thể về … Would you mind…? / Would you be so kind as to…?Would you mind … ? / Would you be so kind as to … ?Xin ông / bà / công ty vui mắt … We are interested in…and we would like to…

We are interested in…and we would like to…

Chúng tôi rất chăm sóc đến … và muốn … We carefully consider…and it is our intention to…We carefully consider … and it is our intention to …Chúng tôi đã cẩn trọng xem xét … và mong ước được …