Cách ghi hóa đơn ăn uống tiếp khách hợp lệ theo quy định pháp luật

Cách ghi hóa đơn ăn uống, tiếp khách như thế nào hợp lệ? Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa ghi đúng hóa đơn dịch vụ ăn uống, đặc biệt là mục “Tên hàng hóa, dịch vụ”. Vậy doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống, nhà hàng phải viết như thế nào mới đúng luật?

1. Quy định về cách ghi hóa đơn ăn uống, tiếp khách

Theo Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC, người bán phải lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ cả trong các trường hợp hàng hóa/dịch vụ sử dụng cho mục đích khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng hóa/dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.

Về nội dung ghi trên hóa đơn, kế toán cần lưu ý:

• Nội dung hóa đơn phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa hóa đơn.
• Sử dụng thống nhất một loại mực khi ghi hóa đơn: mực không phai và không sử dụng mực đỏ.
• Chữ và số trên hóa đơn phải viết liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè chữ in sẵn, phần bỏ trống phải gạch chéo.

>> Có thể bạn quan tâm: Xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ chịu mức phạt nào?

Quy định về hóa đơn dịch vụ ăn uống.

2. Hướng dẫn cách ghi hóa đơn ăn uống, tiếp khách

Cũng theo Thông tư 26/2015/TT-BTC, các tiêu thức trên hóa đơn ăn uống, tiếp khách được quy định như sau:

Cách ghi hóa đơn ăn uống, tiếp khách: tên và địa chỉ của người bán, người mua

Tên và địa chỉ của người bán và người mua phải ghi đầy đủ, trường hợp phải viết tắt vẫn phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán. Nếu tên, địa chỉ người mua quá dài thì được phép viết tắt theo quy định sau:

• “Phường” viết tắt thành “P”

• “Quận” viết tắt thành “Q”.
• “Thành phố” viết tắt thành “TP”.
• “Việt Nam” viết tắt thành “VN”.
• Cổ phần” viết tắt là “CP”.
• “Trách nhiệm Hữu hạn” viết tắt thành “TNHH”.
• “Khu công nghiệp” viết tắt thành “KCN”.
• “sản xuất” được viết tắt thành “SX”.
• “Chi nhánh” có thể viết tắt thành “CN”.

Một số từ được viết tắt trên hóa đơn.

Lưu ý: Việc viết tắt phải đảm bảo đầy đủ địa chỉ theo quy ước: Số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố nhằm xác định chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp theo đăng ký kinh doanh.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Lưu ý mã số thuế với đơn vị phụ thuộc

Nếu tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

Người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin viết hóa đơn dịch vụ ăn uống

Nếu hàng hóa, dịch vụ ăn uống có giá trị từ 200.000 đồng trở lên mà người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin để viết hóa đơn thì người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

Lưu ý: Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị cần phải lập chung một hóa đơn cho tất cả doanh thu của hóa đơn phát sinh trong ngày.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Sai sót thường gặp khi viết hóa đơn dịch vụ ăn uống

Đối với hóa đơn dịch vụ ăn uống, tiếp khách, kế toán thường gặp phải một số sai sót như:

Tên hàng hóa, dịch vụ: “Tiếp khách”

Theo quy định tại Quyết định ban hành hệ thống ngành kinh tế Việt nam số 27/2018/QĐ-TT về mã ngành nghề đăng ký kinh doanh thì không có ngành nghề “Tiếp khách” mà chỉ có Dịch vụ ăn uống (Phần lớn các Hóa đơn bán hàng thông thường của các doanh nghiệp, Hộ kinh doanh mắc các lỗi này)

Sai sót thường gặp khi viết hóa đơn dịch vụ ăn uống

Tên hàng hóa, dịch vụ ghi chung chung, không đính kèm Bảng kê chi tiết các món ăn, đồ uống.

Theo các công văn hướng dẫn của chi cục thuế, cục thuế thì “ Các chi phí tiếp khách trong hóa đơn phải ghi rõ: Mặt hàng: Dịch vụ ăn uống và kèm theo bảng kê các món ăn, đồ uống… Vì vậy, các hóa đơn vẫn còn tình trạng viết chung chung chưa đúng quy định sẽ chịu rủi ro cao về thuế.

>> Tham khảo: Hướng dẫn ghi hóa đơn bán hàng.

Sai sót về chi phí ăn uống, tiếp khách trên hóa đơn

Theo quy định của Luật thuế TNDN thì các khoản chi phí ăn uống tiếp tân, tiếp khách, lễ hội, khánh tiết, marketing, khuyến mại, quảng cáo…không vượt quá 15% tổng chi phí (Không bao gồm các khoản chi phí nêu trên).

Tổng chi phí đối với hoạt động thương mại, tổng số chi được trừ không bao gồm giá mua của hàng hóa bán ra. Đối với hàng hóa nhập khẩu thì giá mua của hàng hóa bán ra bao gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có).

Trên đây là hướng dẫn cách ghi hóa đơn ăn uống, tiếp khách hợp lệ theo quy định pháp luật. Đây là các khoản chi phí phát sinh thường gặp của rất nhiều doanh nghiệp, kế toán cần lưu ý các quy định để viết hóa đơn đầy đủ và đúng các tiêu thức.

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel: 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/