Ngày nay, quản lý công việc bằng excel ngày càng được các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Phương pháp này giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với cách quản lý công việc trên giấy. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý công việc trên Excel trong bài viết dưới đây nhé!
Bạn quan tâm đến Bộ phần mềm lên kế hoạch hằng ngày (fTodolist) của Fastdo. Click ngay vào ảnh để nhận bản Demo trải nghiệm các tính năng riêng biệt từ phần mềm.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: 2 mẫu kế hoạch khởi nghiệp chuẩn chỉnh kèm quy trình khởi sự cho Startup
1. Quản lý công việc bằng Excel là gì?
Quản lý công việc bằng Excel là một phương pháp quản lý sử dụng công cụ Excel để ghi lại quá trình thực hiện công việc dưới dạng số liệu và bảng tính. Nhờ đó, nhà quản lý sẽ kiểm soát được quá trình hoàn thiện công việc của nhân viên, góp phần thực hiện bảng đánh giá và triển khai các phương án đốc thúc nếu công việc bị chậm trễ.
>>>> TÌM HIỂU CHI TIẾT: 8 phần mềm lập kế hoạch công việc miễn phí dành cho cá nhân tốt nhất
2. Lợi ích của việc quản lý công việc trên Excel
Excel là một công cụ tuyệt vời trong việc hỗ trợ bạn giải quyết các vấn đề khó khăn khi theo dõi tiến độ công việc. Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc bằng excel miễn phí để quản lý tiến độ công việc sẽ đem lại những lợi ích vô cùng quan trọng. Cụ thể như sau:
2.1 Giám sát tiến độ công việc
Một bảng quản lý Excel cần có các thông tin như: Công việc đến thời điểm bây giờ đã thực hiện như thế nào; Thời gian thực hiện có đúng với mục tiêu đặt ra hay không… Bên cạnh đó, tất cả các thông tin này cần phải được ghi lại một cách chính xác và chi tiết. Nhờ đó, bạn sẽ có thể theo dõi và giám sát quá trình làm việc của các thành viên hiệu quả nhất.
>>>> TÌM HIỂU VỀ: Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả
2.2 Phân công công việc hợp lý
Phương pháp quản lý tiến độ công việc bằng Excel sẽ giúp bạn dễ dàng phân công công việc và đảm bảo được thời gian thực hiện nhiệm vụ của từng thành viên một cách hiệu quả. Không những thế, bạn còn có thể phân bố thời gian theo từng mốc làm việc cụ thể và đưa ra các phương án dự trù nhằm giải quyết vấn đề một cách tốt nhất.
>>>> ĐỌC NGAY: Cách phân công công việc trong nhóm hiệu quả [kèm biểu mẫu]
2.3 Đánh giá tiến độ công việc
Dựa vào dữ liệu và thông tin trong quá trình làm việc trên bảng thông tin Excel, bạn sẽ có thể nắm rõ tình hình làm việc của từng nhân viên. Ngoài ra, bạn sẽ biết được danh sách những người chưa hoàn thành công việc, đã hoàn thành hoặc đang bị vướng mắc trong quá trình làm việc. Thông qua đó, bạn sẽ đưa ra được những giải pháp tốt nhất và nắm được tiến độ công việc.
>>>> CLICK ĐỂ XEM: [TẢI MIỄN PHÍ] – Mẫu bảng tiến độ thi công chuẩn 2021 và cách lập bảng chi tiết
3. Một số mẫu quản lý công việc bằng Excel
Dưới đây là một số mẫu file quản lý công việc bằng excel mà mọi người có thể tham khảo:
3.1 Quản lý thời gian
Mẫu quản lý Timeline template của Excel sẽ cung cấp cho bạn có cái nhìn tổng quát về mốc thời gian thực hiện chuỗi công việc trong dự án. Qua một bảng tính Excel, không chỉ có trưởng nhóm mà các bên liên quan cũng đều có thể nắm bắt được dự án. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm sẽ tiết kiệm được thời gian trong việc trao đổi thông tin hoặc báo cáo, họp hành.
>>> BỎ TÚI NGAY: Định luật Parkinson: Mô hình nén thời gian, nâng cao hiệu suất
3.2 Biểu đồ Gantt
Việc sử dụng biểu đồ Gantt trong Excel mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích trong việc quản lý tiến độ hoàn thành công việc. Mẫu biểu đồ này cung cấp bảng tính giúp bạn đánh dấu mốc thời gian bắt đầu và kết thúc dự án. Nhờ đó, bạn sẽ có thể theo dõi và giám sát tiến độ thông qua các mốc thời gian một cách dễ dàng.
>>> XEM NGAY: Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt trong quản lý dự án
3.3 Todolist
To-do list template là một trong những cách quản lý công việc hàng ngày hiệu quả dành cho các nhóm thực hiện dự án. Mẫu quản lý này sẽ cung cấp danh sách thông tin các công việc và nhiệm vụ cần thực hiện cho các thành viên trong nhóm. Bằng cách đó, các thành viên trong nhóm sẽ có trách nhiệm làm việc và cố gắng hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
>>> BỎ TÚI NGAY: [TẢI MIỄN PHÍ] – 3 Mẫu bảng kế hoạch công việc hàng ngày, tuần, tháng bằng excel
3.4 Theo dõi vấn đề
Để dễ dàng theo dõi những vấn đề đang xảy ra thì việc lập một bảng tính ghi lại nhật ký giám sát tiến độ hay quy trình thực hiện dự án là vô cùng cần thiết. Bản template này sẽ ghi lại các thông tin như thời điểm xảy ra vấn đề, lý do, hậu quả và ai là người xử lý. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng tìm hiểu nguyên nhân và giải quyết triệt để vấn đề, tránh mắc lại lỗi sai sau này.
3.5 Thẻ thời gian hàng tuần
Mẫu thẻ thời gian hàng tuần khá hữu dụng đối với các nhóm thực hiện dự án. Ngoài việc theo dõi các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai, bạn cũng cần phải ghi lại từng cột mốc thời gian mà nhóm thực hiện và hạng mục trong dự án. Bằng việc dùng thẻ thời gian hàng tuần của Excel, bạn sẽ có cơ sở để đánh giá được tiến độ hoàn thành công việc.
3.6 Theo dõi dự án
File quản lý công việc bằng Excel này sẽ giúp bạn có thể theo dõi tiến độ công việc, sau đó đưa ra các đánh giá hiệu quả. Không chỉ thế, mẫu bảng tính theo dõi dự án còn có tính năng giám sát các dự án đang được triển khai theo đúng cột mốc thời gian đặt ra. Ngoài ra, bạn còn có thể theo dõi chi phí thực hiện dự án để đảm bảo ngân sách thông qua công cụ này.
3.7 Theo dõi KPI
Thông qua mẫu excel quản lý công việc qua KPI KPI, bạn sẽ dễ dàng thực hiện đo lường được hiệu suất của một dự án nhằm bảo đảm được đúng quy trình, tiến độ và chất lượng theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, bạn còn có thể theo dõi và giám sát tình trạng làm việc của nhóm, đảm bảo tiến độ và tránh tình trạng bỏ lỡ hoặc sai sót trong hạng mục.
4. Hướng dẫn quản lý công việc hiệu quả bằng Excel
Để có thể quản lý công việc dễ dàng hơn với Excel, bạn hãy làm theo hướng dẫn dưới đây:
4.1 Phác thảo mẫu quản lý công việc
Việc phác thảo mẫu quản lý công việc trước khi tạo bảng trên Excel sẽ giúp hạn chế sai sót và thiếu thông tin. Một file Excel quản lý tiến độ công việc phải gồm những thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, tên dự án, tên người thực hiện dự án, tên công việc cần phải thực hiện, ngày tháng bàn giao công việc, ngày giờ phải hoàn thành và số ngày phải thực hiện.
4.2 Tạo bảng tính Excel cho từng công việc cụ thể
Để xếp lịch làm việc bằng Excel thông qua bảng tính thì đầu tiên là bạn phải thiết lập xong các dự án mà nhóm đang trong quá trình thực hiện. Sau đó, bạn hãy tạo một trang tính mới trong bảng tính Excel để có thể ghi lại khối lượng công việc của nhóm.
4.3 Lập bảng danh sách cho từng người phụ trách
Bạn hãy sử dụng Excel và lập bảng để ghi lại tất cả tên của các thành viên trong nhóm và đồng thời ghi tất cả thông tin của mọi người. Nếu có nhiều thành viên trong nhóm thì bạn có thể tô màu tên của mọi người để dễ dàng hơn trong việc phân biệt và tìm kiếm.
4.4 Đưa ra tiêu đề nội dung công việc
Bạn hãy nhập tên của công việc mà nhóm đang thực hiện và bố trí ở dưới tên người thực hiện. Bạn cũng có thể đồng thời nhập nhiều công việc dưới tên của người được giao thực hiện công việc.
4.5 Thiết lập thời gian hoàn thành cho từng công việc
Thiết lập thời gian hoàn thành cho từng công việc của thành viên trong nhóm sẽ giúp nhóm của bạn không bị phân tán về mặt thể chất. Ngoài ra, bạn nên chia nhỏ các công việc ở mỗi một cột mốc để dễ dàng quản lý. Bạn có thể thiết lập thời gian hoàn thành các cột mốc công việc theo các yếu tố như ngày bắt đầu và ngày kết thúc, ngày hạn của công việc…
4.6 Quan sát và đánh giá tiến độ công việc thường xuyên
Thực hiện quan sát tiến độ công việc của từng thành viên sẽ giúp bạn xác định ai là người sẵn sàng tham gia thực hiện nhiều dự án, ai đang làm tốt với dự án được giao và những ai đang gặp khó khăn. Từ đó, bạn sẽ giải quyết được các vấn đề khó khăn và giúp việc quản lý trở nên chuyên nghiệp hơn.
5. Những lưu ý khi sử dụng file Excel theo dõi tiến độ công việc
Để theo dõi tiến độ dự án một cách dễ dàng, bạn hãy chuẩn bị chi tiết các nội dung liên quan đến nhiệm vụ như:
- Công việc cần thực hiện
- Thời gian thực hiện
- Những người phụ trách đảm nhận nhiệm vụ
Nếu chuẩn bị các nội dung này càng chi tiết thì bạn càng có thể theo sát tiến độ công việc đã đặt ra.
Bạn phải lưu ý đưa đầy đủ những thông tin về tên dự án, những việc đang làm hoặc đang cần xử lý vào bảng theo dõi. Bên cạnh đó, bạn cũng phải cung cấp một cách chi tiết về người đảm nhận vào tất cả nội dung trên. Đồng thời, việc đưa ra những lời đánh giá cũng rất cần thiết.
6. Một số khó khăn khi theo dõi tiến độ công việc bằng Excel
Tuy phần mềm Excel có thể hỗ trợ quản lý tiến độ công việc nhanh chóng và hiệu quả nhưng phần mềm vẫn khiến nhiều người gặp khó khăn khi sử dụng.
6.1 Phức tạp, khó sử dụng
Excel chưa bao giờ là công cụ hỗ trợ quản lý công việc phù hợp với những người chưa biết sử dụng thông thạo phần mềm. Excel đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và thủ thuật cao vì thế rất ít người có thể tự tạo được một trang tính dành cho quản lý công việc. Vì vậy, hầu hết mọi người chỉ sử dụng các mẫu quản lý công việc miễn phí trên mạng.
6.2 Bị động và không có tính cộng tác
Vì tiến độ công việc luôn thay đổi theo từng phút nên bạn phải thường xuyên cập nhập vào file quản lý công việc trong Excel. Tuy nhiên, quá trình cập nhập phải qua trung gian nhiều người nên thường mất thời gian và gây chậm trễ công việc. Đặc biệt, nhiều khi bạn phải báo cáo tiến độ nhiều lần trong ngày nên quy trình thủ công của Excel hoàn toàn không thể đáp ứng.
6.3 Lưu trữ dữ liệu không đủ lớn, đủ lâu
Vì Excel không có tính năng tự động lưu trữ nên bạn sẽ dễ bị mất dữ liệu nếu quên chưa lưu mà lỡ tay ấn thoát hoặc sập nguồn vì mất điện, bị nhiễm virus… Bên cạnh đó, lượng lưu trữ dữ liệu của Excel không đủ lớn nên nhiều doanh nghiệp phải lưu nhiều file Excel cho từng dự án.
6.4 Không lưu trữ được kết quả công việc
Tuy có thể quản lý công việc với các thao tác đơn giản và tiện lợi nhưng với giao diện giới hạn trong bảng tính, Excel chỉ cho phép bạn thấy tiến độ công việc một cách tổng quát. Bên cạnh đó, bạn còn không thể đi vào chi tiết từng công việc và xem kết quả thực hiện.
7. Phần mềm quản lý công việc thay thế Excel đến từ Fastdo
Fastdo được biết đến là một dự án công nghệ trực thuộc Conando Corp. Fastdo giúp bạn tạo ra các giải pháp quản trị thông minh, đem lại trải nghiệm tuyệt vời cho các phần mềm quản lý công việc. Bộ sản phẩm phần mềm quản trị của Fastdo sẽ là trợ thủ đắc lực cho các doanh nghiệp.
Ưu điểm nổi bật của phần mềm Fastdo so với Excel là công cụ giúp bạn tạo, quản lý và thống kê kết quả công việc hằng ngày một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất thông qua fTodolist. Thêm vào đó, bạn còn có thể dễ dàng thiết lập các mục tiêu, kết quả và phân công nhiệm vụ để giám sát tiến độ thực hiện dự án dễ dàng qua fOKRs
Một số tính năng nổi bật của phần mềm này chính là:
- Thiết lập todolist và quản lý các task hằng ngày
- Lập kế hoạch triển khai và quản lý kết quả công việc theo thời gian thực
- Check-in/ Check-out công việc (có thời hạn)
- Thống kê kết quả công việc cá nhân, phòng ban hoặc đội nhóm
- Báo cáo, thống kê mức độ hoàn thành, kết quả thực hiện chi tiết
- …
Bạn quan tâm đến Bộ quản trị OKRs fOKRs của Fastdo. Click ngay vào ảnh để nhận bản Demo trải nghiệm các tính năng riêng biệt từ phần mềm.
Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
- Địa chỉ:
- Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
- Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0971 126 599
- Email: [email protected]
- Website: https://fastdo.vn/
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!