Tổng hợp cách tạo mail merge trong gmail hàng đầu 2023

TOP Marketing chia sẻ cách gửi mail hàng loạt cá nhân hóa Mail Merge bằng Gmail. Hướng dẫn mới nhất về cách gửi email hàng loạt miễn phí chi tiết từ A đến Z.

Để cá nhân hóa khi gửi bằng Gmail, có 3 cách phổ biến thường dùng:

1. Sử dụng tiện ích Mail Merge trong Google Sheets (Trang tính)
2. Sử dụng Word để cá nhân hóa email.
3. Cá nhân hóa email hàng loạt bằng Excel

Trong bài hôm nay, Top sẽ chia sẻ với các bạn cách làm Mail Merge trên Google Sheets trước.

Hướng dẫn 8 bước gửi email hàng loạt cá nhân hóa bằng tính năng Mail Merge trong Google Sheet (Trang Tính)

1. Cài đặt Mail Merge
2. Tạo mẫu Mail Merge (Tạo nội dung cần cá nhân hóa)
3. Nhập danh sách địa chỉ liên hệ của người nhận
4. Hẹn thời gian gửi mail
5. Đính kèm tệp file
6. Cấu hình Mail Merge
7. Soạn nội dung email
8. Gửi email cá nhân hóa hàng loạt miễn phí

Mail Merger là một tiện ích mở rộng dành cho Google Sheets. Nó giúp bạn gửi nội dung email tới cho nhiều người, với mỗi người nhận sẽ khác nhau ở một số thông tin nhất định. Chẳng hạn như Họ tên, địa chỉ, giới tính, thời gian,…. tùy mục đích của người gửi. Để bắt đầu, trước tiên, bạn cần cài đặt tiện ích Mail Merge.

Bước 1. Cài đặt Mail Merge

Bạn truy cập vào Gsuite Tại Đây . Bấm Install để cài đặt tiện ích Merge tích hợp vào tài khoản Google của mình.

Sau đó, chọn Continue.

Tiếp theo, bạn cần chọn tài khoản Google để tích hợp Mail Merge. Đây cũng chính là tài khoản Gmail sử dụng để gửi email hàng loạt tới danh sách của bạn.

Ở bước này, bạn cần Cho Phép / Allow để đồng ý Mail Merge truy cập tài khoản. Sau khi hoàn tất cài đặt, chúng ta chuyển sang tạo Form định dạng nội dung.

Bước 2. Tạo mẫu Mail Merge (Tạo mẫu nội dung cần cá nhân hóa)

Một bảng tính mới được mở ra. Tại bước này, có trường hợp sẽ cần kích hoạt sử dụng tính năng Merge cho Trang Tính. Bởi vậy, cần chọn Tiện ích bổ sung (Add ons) => Mail merge with Attrachment => Enable Mail Merge. Sau đó, bạn thực hiện tiếp bước bên dưới. (Nếu không có lựa chọn Enable Mail Merge, có thể bỏ qua bước này.)

Chọn Tiện ích bổ sung (Add ons) => Mail merge with Attrachment => Create Merge Sheet.

Một bảng mẫu sẽ được tạo ra trong Trang Tính. Bao gồm lần lượt các cột :

• First Name (Họ)
• Last Name (Tên)
• Email Adress (Địa chỉ email)
• File Attrachment (File đính kèm)
• Scheduled Date (Hẹn ngày gửi)
• Mail Merge Status (Trạng Thái Email gửi đi)

Bước 3. Nhập danh sách địa chỉ liên hệ của người nhận

Nếu bạn đã có sẵn nhóm địa chỉ liên hệ cần gửi email trên Danh Bạ (Google Contact). Bạn thao tác theo các bước sau:

• Chọn Tiện ích bổ sung (Add ons) => Mail merge with Attrachment => Import Google Contact.

Trường hợp bạn vẫn chưa tạo nhóm danh sách cần nhập để gửi email:

• Tạo nhóm: Create label (Tạo Nhãn) => Đặt tên nhãn => Save (Lưu).

• Tích chọn các địa chỉ liên hệ. Rồi click vào biểu tượng Label (Nhãn) để thêm danh sách vào Nhãn vừa tạo ở trên. Như vậy là hoàn tất quá trình tạo nhóm địa chỉ liên hệ.

Ngoài ra, có một cách đơn giản hơn để nhập data lên trang tính. Đó là bạn có thể copy dữ liệu khách hàng paste/dán trực tiếp lên Trang, tương ứng theo các cột thông tin của trang. Lưu ý, mỗi ô excel trên Trang Tính chỉ chứa 1 địa chỉ email, không được viết 2 địa chỉ email trong 1 ô.

Quay trở lại Trang Tính, bạn hãy tải lại Trang để update nhóm danh bạ vừa tạo mới.

• Chọn nhóm chứa các địa chỉ email rồi bấm Import Contact. Vậy là xong quá trình nhập data.

Bước 4. Hẹn thời gian gửi mail và thêm các nội dung tùy chỉnh khác

Bạn có thể bỏ qua bước này nếu không cần thêm trường thông tin cá nhân hóa hoặc cài đặt lịch gửi thư tự động.

• Cột Scheduled Date cho phép thiết lập lịch hẹn gửi email. Thời gian có thể đặt khác nhau ở mỗi người nhận. Định dạng thời gian cần theo thứ tự mm/dd/yyyy hh:mm (tháng/ngày/năm giờ:phút). Ví dụ: Bạn cần đặt lịch gửi ngày 9 tháng 8 năm 2020 lúc 9h00p. Bạn sẽ viết : 08/09/2020 09:00. Nếu bạn gửi cần gửi mail hàng loạt luôn, hãy để trống cột này.

• Thêm trường thông tin cá nhân hóa: Ngoài các thông tin có sẵn Mail Merge trên Trang Tính (Họ, tên, file đính kèm,…). Bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh khác.

Bước 5. Đính kèm tệp file

Nếu nội dung gửi không cần chèn thêm file đính kèm gửi riêng từng người nhận. Bạn có thể bỏ qua bước này.

Sau khi hiện thông báo Đã tải xong 1 mục lên (Upload Successfully). Kích đúp chuột vào file tải để mở tệp lên. Giao diện được hiện ra như hình bên dưới. Bạn bấm vào biểu tượng 3 dấu chấm rồi chọn Chia sẻ (Share).

Sẽ hiện ra một bảng để thiết lập quyền chia sẻ file vừa tải. Để bất kỳ người nhận nào cũng có thể xem được tệp, bạn cần chọn Chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết.

Tiếp tục hiện ra 1 bảng như hình bên dưới. Bấm Sao chép đường liên kết, sẽ có thông báo Đã sao chép đường liên kết hiện lên cuối bảng. Click Xong để hoàn tất quá trình.

Quay sang Tab Trang Tính, tại cột File Attachment, bạn Paste (Dán) link vừa copy vào ô excel. Trong trường hợp file đính kèm khác nhau ở mỗi người, bạn cũng tải file lên drive để lấy link. Sau đó dán vào ô excel của cột File Attrachment tương ứng với mỗi địa chỉ email của người nhận.

Bước 6. Cấu hình Mail Merge

Chọn Tiện ích bổ sung (Add ons) => Mail merge with Attrachment => Configure Mail Merge. Sẽ hiện ra 1 bảng với các yêu cầu thiết lập sau :

#1 – Configure Mail Merge: Điền các thông tin người gửi. Rồi bấm Continue.

Bước 7. Soạn nội dung

Lấy ví dụ tích chọn Use a Visual editor. Ngay sau đó, sẽ hiện ra 1 giao diện để soạn thảo nội dung email gửi. Gồm Email Subject (Tiêu đề) và Email message Body (Nội dung). Để thêm các trường thông tin vào vị trí cần thiết trong nội dung hoặc trên tiêu đề. Bạn click chuột ở vị trí cần chèn. Sau đó bấm Insert Merge Field => Chọn trường tương ứng.

Sau khi đã soạn xong nội dung, chọn Save để lưu lại. Rồi chuyển sang bước cuối cùng – Gửi email.

Bước 8. Gửi email cá nhân hóa hàng loạt

#4 – Send Email Campaign: Gửi chiến dịch email.

Tạm kết

Khi sử dụng Gmail để gửi hàng loạt sẽ gặp hạn chế chỉ gửi được 50-100 email/ngày. Với những bạn có nhu cầu gửi số lượng lớn, trên 1000 email/ngày nên sử dụng các dịch vụ email marketing hoặc phần mềm gửi email marketing. Tại Việt Nam hiện nay, Top Email Marketing được rất nhiều người sử dụng và đánh giá uy tín. Top Email được dùng thử miễn phí 7 ngày Tại Đây.

Bài viết đã hướng dẫn các bạn cách gửi email hàng loạt mail merge trong Gmail. Trong các kỳ sau, phần mềm marketing sẽ hướng dẫn cách gửi mail merge bằng word và excel.

Cảm ơn bạn đã quan tâm bài viết.

Comments

comments