Cách gửi hóa đơn điện tử vnpt cho khách hàng

Trong bài viết này, ACC sẽ hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử VNPT chi tiết và chính xác nhất cùng các điều cần lưu ý hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử VNPT. Hy vọng đây là thông tin bổ ích về hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử VNPT giúp bạn tránh khỏi các vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động.

Cơ sở pháp lý:

Luật Quản lý thuế 2019

Thông tư 78/2021/TT-BTC Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý Thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ

1. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử VNPT Invoice theo Thông tư 78

Bước 1: Đăng nhập hệ thống TT32 bằng tài khoản đã được cung cấp

Khách hàng truy cập theo đường link được thông báo, thực hiện đăng nhập hệ thống bằng tài khoản và mật khẩu đã được cung cấp.

Sau khi đăng nhập, trên giao diện trang chủ, hệ thống hiển thị thông báo đường link truy cập hệ thống hoá đơn điện tử theo TT78. Khách hàng nhấn vào link truy cập để chuyển đến giao diện Hóa đơn điện tử TT78.

Bước 2: Cấu hình dữ liệu hệ thống trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Khách hàng cần cập nhật dữ liệu trên hệ thống, bao gồm thông tin về đơn vị, thông tin chữ ký số và mẫu hóa đơn.

• Cập nhật thông tin đơn vị:

Trên thanh menu, khách hàng bấm chọn “Hệ thống” >> “Thông tin đơn vị”

Trên giao diện hiển thị thông tin đơn vị, bấm nút Chỉnh sửa để cập nhật lại thông tin. Sau khi hoàn tất quá trình chỉnh sửa, đừng quên bấm “Lưu” để lưu lại thông tin đơn vị đã chỉnh sửa.

• Cập nhật thông tin chữ ký số:

Để cập nhật thông tin về chữ ký số, trên thanh menu, khách hàng bấm chọn “Hệ thống” >> “Chữ ký số”.

Nếu đơn vị sử dụng Token, khách hàng bấm cài đặt plugin ký số trên máy tính cá nhân, sau khi hoàn tất cài đặt plugin bấm “Tạo mới” >> “Token” để chọn chứng thư số cần sử dụng.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng SmartCA, khách hàng bấm “Tạo mới” >> “SmartCA” và tiến hành nhập thông tin tài khoản smartCA.

• Kiểm tra và cập nhật mẫu hóa đơn:

Trên thanh menu, khách hàng bấm chọn Hệ thống >> Mẫu hóa đơn đăng ký.

Tại giao diện này, khách hàng bấm vào biểu tượng con mắt ở cột chi tiết để xem bố cục hiển thị các mẫu đã đăng ký; bấm nút “đăng ký mẫu mới” để thực hiện thêm mẫu hóa đơn hoặc có thể bấm nút “Sửa” để cập nhật lại logo, khung viền hay ảnh nền hóa đơn tùy theo mong muốn.

Bước 3: Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Trên thanh menu, khách hàng bấm “Đăng ký phát hành”.

Tiếp theo, khách hàng lựa chọn “Tạo mới” và tiến hành nhập các thông tin vào tờ khai đăng ký thông tin sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

Khách hàng cũng có thể xem lại tờ khai vừa sửa tờ khai nếu cần thay đổi thông tin. Khi đã chắc chắn thông tin được nhập là chính xác, khách hàng bấm ký số và gửi tờ khai đăng ký tới cơ quan thuế.

Sau khi gửi thành công, bấm nút “Nhận kết quả chấp nhận tờ khai của cơ quan thuế”.

Bước 4: Đăng ký dải ký hiệu hóa đơn điện tử:

Trên thanh menu, khách hàng bấm chọn “Đăng ký phát hành” >> “Đăng ký dải hóa đơn phát hành”.

Tại đây, khách hàng bấm chọn “Tạo mới”, nhập đầy đủ thông tin đăng ký dải ký hiệu hóa đơn gồm: Loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, loại áp dụng hóa đơn, ký hiệu, số lượng hóa đơn. Kết thúc thao tác bằng việc bấm “Lưu” hoặc “Lưu và tạo mới”.

Sau khi thêm các dải ký hiệu hóa đơn, người dùng bấm lưu lại Dải hóa đơn phát hành.

Bấm icon xem dải ký hiệu đã chọn và bấm chọn “Xác nhận sử dụng ký hiệu hóa đơn” để phát hành hóa đơn theo dải đã tạo.

– Sau khi thực hiện các bước đăng ký các thông tin thành công, khách hàng có thể tạo mới hóa đơn dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp, lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế trong các trường hợp hóa đơn gốc là hóa đơn theo TT78, TT32 hoặc hóa đơn giấy/ hóa đơn đặt in.

2. Cách gửi hóa đơn điện tử VNPT cho khách hàng

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử VNPT

Sau khi đăng ký gói hóa đơn điện tử VNPT, nhân viên sẽ gửi cho khách hàng thông tin đăng nhập bao gồm:

• Link đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử VNPT của khách hàng.
• user và mật khẩu đăng nhập vào hệ thống.

Bước 2: Tạo thông tin và tài khoản hóa đơn khách hàng

Sau khi đã đăng nhập thành công vào hệ thống xuất hóa đơn điện tử của VNPT. Chúng ta tạo thông tin khách hàng để lưu trên hệ thống, sau này xuất hóa đơn chỉ cần gõ tên công ty và tự hệ thống hiện ra các thông tin có sẵn.

Vào Tab Danh Mục (1), lựa chọn dòng Khách hàng (2). để vào tạo thông tin khách hàng. Mỗi khách hàng chúng ta chỉ cần làm một lần duy nhất thôi nhé.

Sau đó Chúng ta sẽ tiến hành tạo thông tin khách hàng.

Caution: Thông tin khách hàng bạn không nên tự gõ tay. Nên vào trang https://bocaodientu.dkkd.gov.vn/ gõ mã số thuế. và Coppy thông tin trong đó dán vào phần điền thông tin. Do nếu chúng ta gõ tay sẽ có trường hợp bị sai chính tả hoặc bị thiếu. Rất ảnh hưởng đến việc xuất hóa đơn sau này cho khách hàng.

• (4) Mã khách hàng: doanh nghiệp tự đặt mã khách hàng tùy ý
• (5) Số mã số thuế của khách hàng.
• (6) Tên người mua: Tên của doanh nghiệp được xuất hóa đơn
• (7) Tài khoản không có trong hệ thống: điền mã số thuế khách hàng (5)
• (8) Địa chỉ của khách hàng
• (9) Email khách hàng, khi xuất hóa đơn sẽ tự động gửi mail cho khách hàng.
• (10) lưu: Lưu thông tin khách hàng lên hệ thống VNPT Invoice.

Bước 3: Tạo hóa đơn mẫu cho khách hàng:

Ở bước này chúng ta sẽ tiến hành tạo thông tin hóa đơn cho khách hàng. ( có thể gửi hóa đơn nháp và xuất hóa đơn chính thức cho khách hàng luôn).

Chúng ta sang Tab Lập hóa đơn (11) để vào tạo hóa đơn. Chọn tab tạo hóa đơn (12) đẻ tạo hóa đơn mới.

Sau khi đã vào trang khởi tạo hóa đơn. Bạn nhập thông tin các ô sau đây.

• Chọn ký hiệu hóa đơn đã đăng ký với thuế.
• Các bạn chỉ cần điền tên công ty đã tạo ở bức 2, và chọn đúng tên công ty đó là tất cả các trường mã số thuế, địa chỉ. email sẽ tự động được điền vào, không phải gõ lại từng dòng nữa.
• Bạn có thể nhập Mã số thuế, nhấn lấy thông tin hệ thống tự lấy thông tin doanh nghiệp cho bạn ( nhưng đây chỉ là thông tin tham khảo).
• Lựa chọn hình thức thanh toán.
• Lựa chọn loại tiền tệ.
• Nội dung cần xuất của hóa đơn.
• Lựa chọn mức thuế của hóa đơn.
• Nhấn tạo mới để lưu hóa đơn. Ở bước này chưa có xuất hóa đơn nhé các bạn.

Bước 4: Kiểm tra và xuất hóa đơn cho khách hàng

Sau khi tạo mẫu hóa đơn thành công, bạn ra ngoài tab tạo hóa đơn sẽ thấy mẫu hóa đơn vừa được tạo. Nhưng lưu ý các điểm sau:

3. Những điểm đáng lưu ý về hóa đơn điện tử VNPT

3.1.Giải thích mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử

Theo Khoản 1, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6:

• Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
• Số 2 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng.
• Số 3 phản ánh hóa đơn điện tử bán tài sản công.
• Số 4 phản ánh hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
• Số 5 phản ánh tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
• Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ký hiệu hóa đơn điện tử

Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số, phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

• Ký tự đầu tiên (C hoặc K): C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
• Hai ký tự tiếp theo (2 chữ số Ả rập): Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.
• Một ký tự tiếp theo (1 chữ cái): T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
• Hai ký tự cuối cùng (chữ viết): Do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý.

3.2. Dữ liệu hóa đơn điện tử chuyển về cơ quan Thuế

Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

• Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế;
• Quản lý tên và mật khẩu của tài khoản đã được cơ quan thuế cấp;
• Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến người mua, cơ quan thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử đã lập;
• Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).

3.3. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Đây là quy định được hướng dẫn cụ thể tại Điều 3, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Theo đó, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sẽ được ủy nhiệm cho bên thứ 3 (bên có quan hệ liên kết với người bán, đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Nội dung hóa đơn ủy nhiệm

Hóa đơn ủy nhiệm phải thể hiện các nội dung sau: Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm, tên, địa chỉ và mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm phải đúng với thực tế phát sinh.

Thủ tục ủy nhiệm

Việc ủy nhiệm hóa đơn điện tử phải được lập bằng hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận, thể hiện đầy đủ các nội dung:

• Thông tin về bên nhận ủy nhiệm và bên ủy nhiệm: Tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số.
• Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Mục đích ủy nhiệm.
• Thời hạn ủy nhiệm.
• Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.

3.4. Phải hủy hóa đơn đã đăng ký trước đây theo Thông tư 32

Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.

3.5. Doanh nghiệp sẽ áp dụng hình thức hóa đơn điện tử nào (có mã hay không có mã)

Việc doanh nghiệp sẽ áp dụng hình thức hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hay không có mã cơ quan thuế sẽ do cơ quan thuế trên địa bàn quản lý quyết định và thông báo bằng văn bản gửi đến từng doanh nghiệp theo đúng đối tượng tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.

3.6. Thời gian thực hiện chuyển đổi: 01/4/2022

Thời gian thực hiện triển khai áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/4/2022 theo quy định tại Điều 1 Quyết định số 206/QĐ-BTC ngày 24/2/2022.

4. Lý do lý giải tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT

Khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT bạn sẽ nhận được các lợi ích sau:

• Tiết kiệm: Tiết kiệm thời gian, công sức lập và gửi hóa đơn; Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn;
• Tiện lợi: Phát hành nhanh chóng, dễ dàng lưu trữ, đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hóa đơn;
• An toàn, bảo mật: Hóa đơn điện tử có mã xác thực của Tổng cục Thuế đảm bảo độ chính xác, an toàn, tránh việc bị làm giả như hóa đơn giấy. Đặc biệt, lưu trữ miễn phí dữ liệu hóa đơn lên tới 10 năm cho khách hàng;
• Tương thích với nhiều phần mềm kế toán, kết nối dễ dàng với các phần mềm quản lý của doanh nghiệp;
• Đảm bảo đầy đủ các yêu cầu của Tổng cục Thuế trong truyền, nhận và lưu trữ Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.

Đặc biệt, với các khách hàng hiện đang sử dụng dịch vụ VNPT Invoice, VNPT dành tặng ưu đãi miễn phí hoàn toàn và giữ nguyên số lượng hóa đơn chưa phát hành khi chuyển sang hệ thống theo Thông tư 78.

5. Những câu hỏi thường gặp.

5.1. Hóa đơn điện tử VNPT là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về: Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử được quy định bởi pháp luật.

Theo đó Hóa đơn điện tử VNPT là dịch vụ của VNPT cung cấp nhằm giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy đã và đang lưu hành. VNPT hiện đang là một trong số ít những đơn vị có đủ điều kiện để cung cấp hóa đơn điện tử cho các đơn vị.

Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử của VNPT thì có thể tích hợp vào hệ thống hóa đơn của doanh nghiệp hoặc ký trực tiếp bằng chữ ký VNPT.

5.2. Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?

Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên.

Trên đây là nội dung liên quan đến vấn đề hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử VNPT do Công ty Luật ACC cung cấp kiến thức đến khách hàng. Chúng tôi hy vọng bạn có thể hiểu hơn về hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử VNPT để tránh khỏi các vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của bạn.

✅ Hướng dẫn: ⭕ Sử dụng hóa đơn điện tử ✅ Dịch vụ: ⭐ Trọn Gói – Tận Tâm ✅ Zalo: ⭕ 0846967979 ✅ Hỗ trợ: ⭐ Toàn quốc ✅ Hotline: ⭕ 1900.3330 ✅ Dịch vụ thành lập công ty ⭕ ACC cung cấp dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp trọn vẹn chuyên nghiệp đến quý khách hàng toàn quốc ✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh ⭐ Thủ tục bắt buộc phải thực hiện để cá nhân, tổ chức được phép tiến hành hoạt động kinh doanh của mình ✅ Dịch vụ ly hôn ⭕ Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin tưởng rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn ✅ Dịch vụ kế toán ⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế sẽ đảm bảo thực hiện báo cáo đúng quy định pháp luật ✅ Dịch vụ kiểm toán ⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác ✅ Dịch vụ làm hộ chiếu ⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin