Hướng dẫn cách lập bảng kế toán công nợ bằng excel chuẩn

1. Lập bảng kế toán công nợ bằng excel để làm gì?

Trong quá trình giao dịch của công ty với khách hàng hoặc với các đối tác sẽ rất thường xuyên phát sinh công nợ. Nhất là với các doanh nghiệp thường xuyên nhập – xuất nhiều hàng hóa, nguồn tiền sẽ được chuyển giao theo nhiều đợt khác nhau trước, trong và sau khi giao dịch.

Để đảm bảo được có thể kiểm soát tốt được tình hình biến động công nợ của công ty với các đối tác và của công ty với khách hàng trong một kỳ thì các doanh nghiệp cần phải lập bảng kế toán công nợ bằng excel.

Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra những phương án giải quyết công nợ như thời hạn cần phải thanh toán nợ, giải ngân để thanh toán cho các đối tác hay liên hệ với các khách hàng gần tới kỳ hạn thanh toán để họ chi trả theo đúng thời gian quy định.

Bộ phận kế toán hay lãnh đạo của công ty cũng có thêm căn cứ về số công nợ cần phải thu với mỗi khách hàng để thực hiện lên kế hoạch thông báo chi tiết các khoản, mức chiết khấu hay thời gian cần phải nộp.

Bảng kế toán công nợ có thể lập theo nhiều hình thức khác nhau, phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, mong muốn của đội ngũ lãnh đạo hay chính bản thân người làm kế toán. Chúng ta có thể chia các bảng kế toán công nợ thành các loại như sau: bảng tổng hợp công nợ của khách hàng, bảng chi tiết công nợ của từng khách hàng, bảng tổng hợp công nợ của doanh nghiệp.

Xem thêm : Nên làm nghề gì lương cao đúng với nhu cầu tuyển dụng của xã hội

2. Hướng dẫn cách lập bảng kế toán công nợ bằng excel

2.1. Bảng tổng hợp công nợ

Các cột cần có trong bảng excel bao gồm: số thứ tự, tên khách hàng (nhà cung cấp), mã khách hàng (nhà cung cấp), phân loại đối tượng, số tiền phải trả, số tiền phải thu, địa chỉ, số điện thoại và các thông tin cần thiết khác. Ở các cột hàng ngang lần lượt là thông tin của các khách hàng (nhà cung cấp) đang có công nợ với doanh nghiệp. Các số liệu liên quan đến công nợ cần phải đảm bảo rõ ràng, chính xác.

Với bảng tổng hợp công nợ này, người quản lý sẽ có thể nhìn được tổng quan các thông tin về công nợ của doanh nghiệp, những khoản phải trả, những khoản cần thu. Và đưa ra số liệu về khoản tiền còn lại sau khi thanh toán và thu hồi công nợ. Bảng tổng hợp sẽ được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp

2.2. Bảng chi tiết công nợ của khách hàng

Với bảng chi tiết công nợ của từng khách hàng, nó có thể được sử dụng vào nhiệm vụ xuất hóa đơn cho khách hàng. Mỗi khách hàng sẽ có một hóa đơn riêng để dễ dàng theo dõi thông tin.

Các thông tin cần thiết bao gồm: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tên báo cáo, thời gian, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ và liên hệ của khách hàng.Các thông tin trong cột excel bao gồm: thời gian, nội dung, phải trả tăng, phải trả giảm, số dư, ghi chú chi tiết cho thông tin liên quan. Ở hàng ngang lần lượt sẽ là các số liệu về công nợ theo ngày giao dịch của công ty với khách hàng.

2.3. Bảng tổng hợp công nợ phải trả của doanh nghiệp

Bảng tổng hợp công nợ phải trả dùng trong nội bộ doanh nghiệp để thống kê được tất cả các khoản mà doanh nghiệp cần phải thanh toán trong thời gian sắp tới. Các nhà lãnh đạo hoặc bộ phận kế toán cần nắm được các thông tin này để lên kế hoạch và chuẩn bị nguồn tiền để thanh toán cho những nhà cung cấp.

Đảm bảo được hoạt động này cũng giúp cho các doanh nghiệp có thể giữ vững được uy tín với các khách hàng cũng khi thanh toán các khoản công nợ đúng hẹn. Nhờ đó mà mối quan hệ, hợp tác mới có thể phát triển lâu dài và bền vững.

Xem thêm : Học viện Ngoại giao ra làm gì? Những thông tin cho bạn

3. Những hàm có thẻ sử dụng trong bảng kế toán công nợ

Để đơn giản hóa các thao tác trong việc lập bảng kế toán công nợ thì các bạn có thể sử dụng các hàm như Vlookup và Sumif trong việc tính toán số nợ đầu kỳ và số nợ phát sinh. Các bạn cũng có thể sử dụng hàm Min, Max để so sánh hai hay nhiều giá trị công nợ trong bảng.

– Sử dụng hàm Vlookup để dò tìm giá trị như sau:

=Vlookup(giá trị cần dò; bảng giới hạn cần tìm; số thứ tự của cột, giá trị logic)

Hàm được sử dụng khi các bạn muốn dò tìm một khoản công nợ với những khách hàng hay nhà cung cấp trong một bảng thống kê rất nhiều số liệu.

– Sử dụng Sumif để tính tổng các giá trị có điều kiện như sau

=Sumif(dải ô cần đánh giá, điều kiện, các ô tính tổng)

Hàm được sử dụng khi các bạn muốn tính tổng số công nợ của một khách hàng, tổng số công nợ phải trả hay tổng số công nợ phải thu (tính tổng có điều kiện). Hàm Sumif khác với hàm Sum ở chỗ, các bạn có thể tính tổng các số liệu có điều kiện, được lọc tự động mà không cần click từng giá trị cần thiết.

– Sử dụng hàm Min hay Max để so sánh giá trị như sau:

=Min(các giá trị cần so sánh cách nhau bằng dấu phẩy hoặc chấm phẩy)

=Max(các giá trị cần so sánh cách nhau bằng dấu phẩy hoặc chấm phẩy)

Các bạn cũng có thể kéo các dải ô cần so sánh vào hàm để thao tác nhanh chóng hơn. Với hàm này, các bạn có thể áp dụng để so sánh đâu là đối tượng khách hàng đang có số lượng công nợ nhiều nhất. Đâu là khách hàng có số công nợ ít nhất.

Excel có vai trò vô cùng quan trọng trong suốt quá trình học và làm việc trong ngành kế toán. Chính vì vậy mà các bạn cần nghiên cứu và trau dồi càng nhiều càng tốt. Nó sẽ trở thành một công cụ đắc lực để các bạn thực hiện tốt các công việc trong tương lai.

Ngày nay cũng có thêm nhiều phần mềm hỗ trợ cho các nhân viên kế toán làm việc hiệu quả hơn. Các bạn có thể tham khảo thêm các phần mềm này để làm việc hiệu quả, tối ưu hóa năng suất và khả năng làm việc của bản thân.

Trên đây là toàn bộ nội dung về kế toán công nợ bằng excel. Mong rằng thông qua bài viết này, các bạn sẽ hiểu hơn và biết được cách thức thực hiện để tạo bảng kế toán công nợ bằng excel phù hợp cho doanh nghiệp mình.