Tổng hợp thuật ngữ chuyên ngành cho nhân viên đặt phòng khách sạn

Nhân viên đặt phòng là một vị trí công việc đang khá hấp dẫn thuộc lĩnh vực Quản trị nhà hàng khách sạn hiện nay. Ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn thì một nhân viên đặt phòng cần nắm được những thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành để thuận lợi cho công việc. Cùng CET tìm hiểu ngay để “bỏ túi” cho mình những kiến thức hữu ích, thú vị nhé!

Nhân viên đặt phòng cần nắm được những thuật ngữ chuyên ngành. Ảnh: Internet

Công việc và nhiệm vụ của nhân viên đặt phòng là gì?

Bộ phận đặt phòng trong một nhà hàng hay khách sạn còn được gọi là Reservation. Đây là bộ phận có nhiệm vụ tiếp nhận mọi thông tin đặt phòng từ khách hàng và phối hợp cùng các bộ phận khác để sắp xếp ổn thỏa, giúp các hoạt động của NHKS được vận hành suôn sẻ, hiệu quả nhất.

Có 2 hình thức đặt phòng chính là:

– Guaranteed Reservation – Đặt phòng đảm bảo: khách sạn phải đảm bảo giữ phòng cho khách tới thời điểm check-out của ngày hôm sau tính theo ngày khách định đến. Nếu khách không sử dụng phòng và không báo huỷ thì phải đền bù cho khách sạn. Các phương thức đặt phòng đảm bảo thường được áp dụng gồm: Pre-payment – thanh toán trước tiền phòng, Deposit – đặt cọc, Credit card – thẻ tín dụng …

– Non – guaranteed reservation – Đặt phòng không có bảo đảm: Khách hàng đặt chỗ trước nhưng khách sạn chỉ giữ phòng cho khách tới một thời điểm nhất định tuỳ theo quy định của từng khách sạn tính theo ngày khách định đến.

Bộ phận đặt phòng trong một NHKS còn được gọi là Reservation. Ảnh: Internet

Nhân viên đặt phòng thuộc bộ phận Reservation thường làm những công việc như: thực hiện quy trình tiếp nhận đặt phòng; xác nhận, sửa đổi, hủy đặt phòng; tổng hợp tình hình đặt phòng trong ngày; cập nhật hồ sơ đặt phòng; phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các yêu cầu đặt phòng của khách hàng; báo cáo quản lý các thông tin phản hồi, phàn nàn về chất lượng dịch vụ khách sạn; hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới khi được yêu cầu; ghi chép thông tin làm việc trong ca vào sổ Log Book, bàn giao công việc vào cuối ca; tham gia đầy đủ các cuộc họp của bộ phận, các khóa bồi dưỡng khi được khách sạn tạo điều kiện hay thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Quy trình đặt phòng cơ bản của nhân viên đặt phòng

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu đặt phòng

Bước 2: Xác định phòng trống

Bước 3: Thỏa thuận đặt phòng hoặc từ chối

Bước 4: Nhập các thông tin đặt phòng lên hệ thống

Bước 5: Xác nhận lại thông tin đặt phòng với khách

Bước 6: Lưu trữ hồ sơ đặt phòng

Bước 7: Tổng hợp các báo cáo đặt phòng

Nhân viên đặt phòng tiếp nhận thông tin từ khách hàng. Ảnh: Internet

Tổng hợp các thuật ngữ chuyên ngành dành cho nhân viên đặt phòng

Thuật ngữ thường được viết tắt

• VR = Vacant ready: Phòng trống đã sẵn sàng.
• VC = Vacant Clean: Phòng trống sạch.
• VD = Vacant Dirty – Phòng trống bẩn.
• O.O = Out Of Order = Room off : Phòng không sử dụng, phòng hỏng.
• OOS = Out Of Service: Phòng có vấn đề, tạm thời không phục vụ.
• OCC = Occupied: Phòng có khách đang ở.
• ASAP = As Soon As Possible: Càng nhanh càng tốt.
• TA = Travel Agents: Công ty/Đại lý/Hãng du lịch.
• TO = Tour Operator: Công ty điều hành Tour.
• O.D basic = Cash On Delivery: Thanh toán ngay.
• RO = Room Only: Chỉ thanh toán tiền phòng.
• O.C = Free Of Charge: Buồng miễn phí/ buồng khuyến mãi.
• ATC = All To Company: Công ty thanh toán tất cả chi phí.
• RTC = Room To Company: Công ty thanh toán tiền phòng.
• TBA = To Be Advised: Sẽ thông báo sau.
• NA = Not Applicable: Không áp dụng.
• FIT = Free Individual Travellers – giá cho khách lẻ.
• GIT = Free Group Travellers: giá cho khách đoàn.
• ROH = Run Of House: giá đỗ đồng, dành cho giá phòng thấp nhất và nhiều nhất trong khách sạn, thường dành cho các công ty lữ hành.
• FAM trip/tour = Familiarization trip/tour: Tour khảo sát dành cho những người chuyên nghiệp trong lĩnh vực đó.
• BB = Bed And Breakfast: Phòng ngủ kèm ăn sáng.
• O = Due Out: phòng sắp check out.
• SO = Sleep Out: Phòng khách thuê nhưng ngủ ở ngoài
• Package plan rate: Giá trọn gói
• CXL = Cancellation: Hủy phòng
• T.A = Expected Time of Arrival of guest: giờ dự kiến
• DNA = Did Not Arrive: Khách không đến
• Late C/I = Late Check-in: Khách check-in muộn
• PMS = Property Management System: Hệ thống quản lý thông tin khách sạn
• VIP = Very Important Person: Phòng dành cho khách quan trọng
• G = Black list/Undesired guest: Khách không ưa thích.

Các thuật ngữ khác

Thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành giúp nhân viên đặt phòng làm việc thuận lợi. Ảnh: Internet

• Commissions – Hoa hồng (tiền)
• Overbooking – Bán phòng vượt mức
• Confirmation – Xác nhận đặt phòng
• Cancellation charge – Phí hủy bỏ
• Continental plan – Giá bao gồm tiền phòng và 1 bữa ăn sáng
• Full house – Hết phòng
• Registration process – Quy trình đăng ký
• Registration record – Hồ sơ đăng ký
• Registration form – Phiếu đặt phòng
• Walk in guest – Khách vãng lai
• Upsell – Bán vượt mức
• Upgrade – Nâng cấp (không tính thêm tiền)
• Allotment – Thuê bao một số lượng phòng nhất định có thời hạn (validity) và điều kiện về số ngày trả lại phòng (cut-off days)
• Skipper – Khách bỏ trốn, không thanh toán.
• Extended stay: Gia hạn ở thêm.
• Book in advance: Đặt trước.
• Guest Stay: Thời gian lưu trú của khách.
• Advance deposit: Tiền đặt cọc trước khi sử dụng dịch vụ.
• Name list: Danh sách tên khách.
• Room list: Danh sách buồng.

Tổng kết

Lĩnh vực NHKS hiện nay đang ngày càng phát triển và có như cầu tuyển dụng lớn. Do đó, công việc dành cho lao động ngành này vô cùng rộng mở cũng như có nhiều cơ hội phát triển tốt. Để nắm giữ những cơ hội tốt nhất cũng như tăng sức cạnh tranh, việc trang bị kiến thức, kỹ năng chuyên môn, trong đó có kỹ năng tiếng Anh chuyên ngành NHKS là vô cùng cần thiết. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có thêm những kiến thức mới bổ ích.