Lấy lại dữ liệu excel trước khi save

Chức năng AutoSave và AutoRecover trong Excel

Trong Excel nói riêng hay bộ công cụ Microsoft Office nói chung đã có sẵn tính năng AutoSave và AutoRecover cho người dùng có thể dễ dàng khôi phục lại dữ liệu chưa lưu nếu lỡ có gặp sự cố gì bất chợt. Đây là hai chức năng đã có từ lâu từ các phiên bản trước của Microsoft Office nhưng có rất nhiều người vẫn không biết hoặc không để ý đến tính năng này. Dù chỉ là những tính năng rất nhỏ dễ bị bỏ qua nhưng AutoSave và AutoRecover lại là “cứu cánh” cho bạn mỗi khi có sự cố bất ngờ xảy ra đấy.

AutoSave và AutoRecover là gì

• AutoSave: Tính năng tự động lưu sau mỗi một khoảng thời gian nhất định, ví dụ 5, 10, 30 phút. Khi đang làm việc với Microsoft Excel, thỉnh thoảng bạn sẽ thấy file của mình bị khựng lại trong khoảng 1 giây và phần phía dưới thanh phóng to thu nhỏ xuất hiện một thanh ám chỉ đang load thì đây chính là chức năng AutoSave đang được thực hiện để lưu lại file của bạn sau một khoảng thời gian đã được thiết lập hoặc mặc định sẵn. Tính năng này cũng giúp bạn lưu lại các phiên bản làm việc trước, để khi cần, bạn có thể dễ dàng khôi phục lại những lần làm việc trước đó.
• AutoRecover: Tính năng tự động khôi phục lại phiên bản trước đó đã tự động lưu từ AutoSave. AutoRecover hiển thị một loạt các phiên bản đã lưu trước đó, khi cần lấy lại, bạn chỉ cần chọn phiên bản vào đúng khoảng thời gian mình cần là có thể khôi phục lại một cách nhanh chóng.

Cách bật chức năng AutoSave và AutoRecover

Để kích hoạt hoặc chỉnh sửa chức năng AutoSave và AutoRecover, bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Trên thanh công cụ, vào thẻ File, chọn Options.

Bước 2: Trong hộp thoại Options hiện ra, chọn mục Save ở phía bên trái.

Bước 3: Bạn có thể chỉnh sửa các thiết lập tại khu vực Save Workbooks.

• Save files in this format: chọn định dạng file bạn muốn tự động lưu.
• Save AutoRecover information every … minutes: thiết lập tự động lưu sau một khoảng thời gian, mặc định trong Excel sẽ là 10 phút.
• Keep the last AutoRecovered version if I close without saving: giữ lại phiên bản AutoRecovered cuối cùng tự động được lưu.
• AutoRecover file location: chọn thư mục lưu file tự động khôi phục.

Cách lấy lại file Excel chưa lưu

Trường hợp bạn quên chưa lưu file hoặc máy tính có sự cố bị tắt đột ngột, bạn có thể khôi phục lại phiên bản gần nhất của file bằng cách làm theo các bước sau;

Bước 1: Vào thẻ File, ở mục Open, chọn Recent.

Bước 2: Ở khung Workbooks, kéo xuống dưới cùng, chọn Recover Unsaved Workbooks.

Bước 3: Hệ thống sẽ hiện ra thư mục những file tự động lưu bằng AutoSave. Bạn chỉ cần chọn đúng file và bấm Open.

Cách lấy lại file Excel bị ghi đè

Trong một số trường hợp bạn chỉnh sửa và không thể undo do vượt quá quá số lần cho phép hoặc bạn lỡ lưu nội dung ghi đè lên một file đã có sẵn, bạn sẽ muốn khôi phục lại phiên bản của một vài phút trước, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Trên thanh công cụ chọn File, tiếp đến chọn Info.

Bước 2: Ở mục Manage Workbook, bạn sẽ thấy các phiên bản đã được sao lưu tự động của mình. Bạn chọn vào đúng file bạn cần.

Bước 3: Khi bạn mở vào file khôi phục, bạn sẽ nhận được thông báo từ Excel, bạn chỉ cần nhấn Restore là đã có thể khôi phục lại phiên bản mà bạn muốn.

Một số lưu ý để tránh những sự cố bị mất file

AutoSave và AutoRecover là những tính năng của Excel rất hữu ích giúp bạn đề phòng nguy cơ bị mất file không mong muốn. Tuy nhiên, để tránh mất những dữ liệu quan trọng hoặc tốn công sức làm lại một lần nữa, bạn cần có một số lưu ý sau:

• Mặc dù có thể khôi phục lại nếu lỡ có gặp sự cố, nhưng việc khôi phục có thể sẽ không được hoàn toàn như bạn muốn, bởi Excel chỉ có thể khôi phục lại phiên bản gần nhất mà nó được lưu. Chính vì vậy, bạn nên cẩn trọng các thao tác khi làm việc để hạn chế việc vô tình nhấn hoặc có những thao tác nhầm có thể dẫn đến hỏng hoặc mất file.
• Microsoft Excel hiển thị danh sách các phiên bản dựa vào khoảng thời gian bạn đã lưu hoặc tự động lưu, vậy nên để có thể khôi phục một cách đúng phiên bản bạn muốn, bạn cần phải nhớ chính xác khoảng thời gian bạn có những chỉnh sửa đó.
• Bạn có thể lưu tệp dữ liệu mình đang làm việc trên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox, Onedrive, Google Drive. Trên các công cụ này, bạn cũng có thể dễ dàng xem lịch sử các phiên bản (view version history) và khôi phục (restore) hoặc tải xuống (download) phiên bản đó một cách dễ dàng.

Bài viết đã chia sẻ cho bạn cách để có thể dễ dàng lấy lại file Excel chưa lưu. Hãy lưu lại phòng khi cần nhé. Nếu bạn có thêm bất kỳ thông tin nào hữu ích, đừng ngần ngại chia sẻ ở dưới phần bình luận. FPT Shop chúc các bạn thành công.