Mẫu mail từ chối phỏng vấn khéo léo, lịch sự

Nhận được mail mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, hồi âm đồng ý sẽ rất đơn giản, nhưng nếu vì lý do nào đó mà bạn không muốn tham gia buổi phỏng vấn thì việc soạn mail từ chối sẽ là điều mà các ứng viên quan tâm. Dưới đây là mẫu mail từ chối phỏng vấn khéo léo, lịch sự mà TalentBold muốn chia sẻ đến bạn như một cẩm nang trong quá trình ứng tuyển.

I. Lý do khiến bạn muốn từ chối phỏng vấn

Nộp hồ sơ ứng tuyển, ai ai cũng mong muốn nhận được lời mời phỏng vấn nhưng thực tế đôi khi lại khá bất ngờ, bởi chính ứng viên có thể sẽ là người từ chối cuộc phỏng vấn từ nhà tuyển dụng.

Lý do dẫn đến quyết định này khá đa dạng, có thể là:

• Bạn đã nhận được lời mời tuyển dụng từ doanh nghiệp khác

• Công ty hiện tại thay đổi chính sách và bạn quyết định tiếp tục công việc tại đây

• Trong quá trình tìm hiểu nhà tuyển dụng, bạn nhận thấy những kỳ vọng của bản thân không được đáp ứng tốt, ví dụ: môi trường làm việc, mức lương, chính sách nhân sự…

Dù là lý do gì đi nữa, dù nhà tuyển dụng không đề cập hồi âm trong mail thì bạn vẫn nên gửi đến họ một mail hồi âm từ chối phỏng vấn. Việc này không chỉ giúp nhà tuyển dụng chủ động trong việc tìm kiếm nhân sự, mà còn chứng minh tinh thần làm việc chuyên nghiệp của bạn.

II. Nội dung cần đề cập trong mail từ chối phỏng vấn

Một mail từ chối phỏng vấn ngoài mục đích thông báo quyết định không đến tham gia buổi phỏng vấn của bạn, còn phải thể hiện sự khéo léo, lịch sự trong câu chữ, cách thành văn để ứng viên vẫn giữ được hình ảnh tốt đẹp trong mắt nhà tuyển dụng. Vì trong tương lai, biết đâu bạn sẽ ứng tuyển tiếp vào doanh nghiệp đó ở một vị trí khác. Khi đó, lịch sử ứng tuyển tốt sẽ là điểm cộng tạo lợi thế cho bạn.

Với kinh nghiệm tư vấn tuyển dụng cho rất nhiều ứng viên và doanh nghiệp, TalentBold khuyến khích các bạn ứng viên cần thể hiện đầy đủ những nội dung sau trong mail từ chối phỏng vấn:

1. Tiêu đề mail từ chối phỏng vấn

Tốt nhất bạn nên reply lại tiêu đề mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng, như vậy,người phụ trách sẽ dễ theo dõi mail hơn là soạn một tiêu đề mới.

Hoặc bạn có thể ghi “Từ chối phỏng vấn” ở đầu tiêu đề Reply để nhà tuyển dụng dễ chú ý và ghi nhận thông tin nhanh.

2. Mở đầu thân mail

Theo văn phong Việt Nam, đầu mail nên là “Kính gửi: “ đến người trực tiếp gửi mail mời bạn phỏng vấn, kèm theo sau đó là chức danh công việc của họ. Thông tin này nằm trong chữ ký ở cuối mail mời phỏng vấn.

3. Lời cảm ơn

Để quyết định chọn bạn vào danh sách phỏng vấn là một quá trình tốn nhiều thời gian, trải qua nhiều công đoạn. Vì vậy, đừng quên một lời cảm ơn vì những tâm sức mà nhà tuyển dụng đã dành cho bạn.

4. Xác nhận không tham gia phỏng vấn

Đây là mục đích chính mà bạn muốn gửi đến nhà tuyển dụng. Người đọc mail cũng không có nhiều thời gian, vì vậy, câu chữ nên ngắn gọn, súc tích đi thẳng vào nội dung chính.

5. Gửi lời chúc

Một lời chúc đến công ty sẽ xoa dịu phần nào sự hụt hẫng nơi nhà tuyển dụng khi đọc mail từ chối phỏng vấn của bạn.

6. Tạo sự gắn kết tương lai

Lưu lại thông tin email hoặc zalo để nhà tuyển dụng có thể liên lạc khi cần cũng là cách bạn xây dựng cơ hội nghề nghiệp trong tương lai cho bản thân.

7. Phần cuối mail

Một mail hoàn chỉnh không thể thiếu phần kết với lời chào, họ tên ứng viên và thông tin liên lạc cá nhân. >>>> Xem thêm: Cách viết mail từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

III. Mẫu mail từ chối phỏng vấn khéo léo, lịch sự

Lý do khiến bạn từ chối phỏng vấn rất đa dạng, nhưng khi soạn mail hồi âm, ứng viên tuyệt đối không nên nêu những lý do quá gay gắt, hoặc chê bai nhà tuyển dụng vì điều này không mang lại lợi ích gì cho bạn, với nhà tuyển dụng có thể cũng chỉ là sự khó chịu và không hài lòng về bạn mà thôi.

Thay vào đó, để giữ mối quan hệ ứng tuyển tốt đẹp cho hiện tại và tương lai, những lý do nhẹ nhàng, chủ yếu để nhà tuyển dụng ghi nhận thông tin “bạn không đến ứng tuyển” và nhận thấy “tinh thần trách nhiệm” của bạn đối với tổ chức của họ sẽ là lựa chọn khả thi nhất.

1. Mẫu mail lý do chung chung

Áp dụng khi bạn không muốn nói thẳng lý do khiến mình từ chối phỏng vấn, chỉ chủ yếu thông báo rằng bạn không tham gia phỏng vấn

Tiêu đề : RE: Thư mời phỏng vấn – vị trí ….

Kính gửi : Anh (Chị) ABC – Chuyên viên phòng nhân sự công ty XYZ

Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và tin tưởng của công ty khi trao cho tôi cơ hội được tham gia phỏng vấn cho vị trí ….

Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân (hoặc hiện tại, tôi đã nhận lời tuyển dụng từ một doanh nghiệp khác) nên tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào ngày … tháng… năm … tại địa chỉ …..

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn cơ hội Anh (Chị) và quý công ty đã dành cho tôi.

Kính chúc tập thể công ty XYZ nhiều sức khỏe, công tác tốt và gặt hái nhiều thành công.

Nếu Anh (Chị) có bất cứ câu hỏi nào, xin đừng ngần ngại liên lạc với tôi theo email hoặc số điện thoại …..

Thân ái !

(Họ tên)

Email :

Điện thoại : >>>> Có thể bạn quan tâm: Cách gây ấn tượng trước-trong-sau khi phỏng vấn

2. Mẫu mail lý do cụ thể

Phổ biến nhất và an toàn nhất vẫn là lý do bạn đã nhận lời làm việc cho một doanh nghiệp khác.

Tiêu đề : Từ chối phỏng vấn : RE: Thư mời phỏng vấn – vị trí ….

Kính gửi : Anh (Chị) ABC – Chuyên viên phòng nhân sự công ty XYZ

Tôi xin chân thành cảm ơn Anh (Chị) và quý công ty đã phê duyệt hồ sơ ứng tuyển của tôi cho vi trí … . Tuy nhiên, hiện tại, tôi đã nhận lời tuyển dụng từ một doanh nghiệp khác nên tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào ngày … tháng… năm … .

Tôi rất tiếc phải thông báo điều này.Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn cơ hội Anh (Chị) và quý công ty đã dành cho tôi.

Kính chúc tập thể công ty XYZ nhiều sức khỏe, công tác tốt và gặt hái nhiều thành công.

Nếu Anh (Chị) có bất cứ câu hỏi nào, xin đừng ngần ngại liên lạc với tôi theo email hoặc số điện thoại …..

Thân ái !

(Họ tên)

Email :

Điện thoại :

Mẫu mail từ chối phỏng vấn khéo léo, lịch sự trên đây được chứng minh tính khả thi trong hầu hết mọi tình huống mà ứng viên không muốn tham gia buổi phỏng vấn. Với nội dung như TalentBold chia sẻ, nhà tuyển dụng nhanh chóng nắm bắt thông tin mà ứng viên muốn gửi đến, đồng thời ghi nhận tinh thần trách nhiệm, giao tiếp khéo léo và sự tôn trọng nhà tuyển dụng nơi ứng viên.

Chi tiết liên hệ:

Talentbold – We bold your talents Hotline: 077 259 1080 Mail: [email protected] Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam Nguồn ảnh: internet