Có rất nhiều phương pháp để quản lý sổ sách kế toán, cũng như quản lý tiền bạc cho một một công ty như: Misa, HKTT, Excel hay một phần mền kế toán riêng biệt của của công ty. Tuy nhiên, ứng với mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có một phần mền quản lý phù hợp.
Bài viết hướng dẫn quản lý sổ sách bằng Excel đơn giản nhất, dưới đây xin giới thiệu đến các bạn toàn bộ quy trình, công thức quản lý sổ sách kế toán toán bảng Excel.
Phần 1: Các hàm sử dụng trong quản lý kế toán bằng Excel
a. Hàm SUMIF
SUMIF trong Excel là hàm dùng để tính tổng các giá trị trong phạm vi đáp ứng tiêu chí mà bạn xác định. Vậy nên, Sumif trong quản lý sổ sách kế toán chủ yếu để tổng hợp và kết chuyển, cụ thể như sau:
- Kết chuyển các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ.
- Tổng hợp số liệu tại nhật ký chung để nhập lên kết chuyển nợ và kết chuyển có trong bảng cân đối kế toán hàng tháng và cuối năm.
- Tổng hợp số liệu xuất kho, nhập kho hàng tháng lên bảng theo dõi xuất – nhập – tồn.
- Tổng hợp số liệu từ nhật ký chung lên phát sinh nơ, phát sinh có lên bảng tổng hợp nợ phải thu khách hàng – phải trả người bán.
Lưu ý: Với các bút toán cuối kỳ, bạn phải quét toàn bộ các ô thể hiện phát sinh chi phí trong kỳ để ra kết quả cuối kỳ.
b. Tác dụng của hàm VLOOKUP
VLOOKUP – có thể nói, Vlookup là một “google” trong excel, có tác dụng chính để tra cứu thông tin và tham chiếu kết quả trong một bảng kê Excel hay dải ô theo hàng.
Ví dụ: tra cứu chi phí mua bút bi trong bảng kê chi phí của tháng.
VLOOKUP có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý sổ sách kế toán bằng Excel, cụ thể như sau:
- Tìm đơn giá gốc hay đơn giá mua của hàng hóa trong bảng kê Xuất – Nhập – Tồn về Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.
- Tìm kiếm mã tài khoản, tên tài khoản từ danh mục tài khoản của bảng chi phí phát sinh, về sổ phải thu khách hàng (131), phải trả người bán (311),…
- Tìm mã hàng hóa, tên hàng hóa trong bảng theo dõi Xuất – Nhập – Tồn hàng hóa.
- Tính số dư đầu tháng N, bằng việc tra cứu số dư cuối kỳ của tháng N-1.
Lưu ý: Trên đây là một số công dụng tiêu biểu của hàm Vlookup, bạn tìm hiểu thêm một số công dụng khác nữa nhé.
Phần 2: Hướng dẫn kế toán quản lý các công việc bằng Excel
1. Các công việc kế toán phải làm đầu năm
Các doanh nghiệp đang hoạt động, đầu năm phải tiến hành kết chuyển chi phí năm trước sang năm nay, bao gồm:
- Nhập số dư đầu kỳ vào “bảng cân đối phát sinh tháng”.
- Nhập số dư đầu kỳ sổ chi tiết các tài khoản sau: 141, 242, 131, 131.
- Nhập số dư đầu kỳ vào bảng kê xuất nhập tồn và các bảng liên quan khác nếu có.
- Chuyển kết quả kinh doanh năm nay (lỗ hay lãi) về năm trước., căn cứ vào số dư đầu kỳ TK 4212 trên bảng CĐTK để chuyển. Việc thực hiện kết chuyển này phải được đinh khoản trên sổ NKC.
Lưu ý: Nghiệp vụ này chỉ thực hiện duy nhất 1 lần trong năm, tại thời điểm đầu năm.
2. Các công việc kế toán phải làm trong tháng
Các doanh nghiệp ngày nay đa phần lựa chọn hình thức ghi sổ theo hình thức Nhật Ký Chung, nên chúng tôi xin hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung trên Excel.
Lưu ý: hình thức ghi sổ Nhật Ký Chung, trong quá trình hạch toán ghi sổ chúng ta ghi theo nguyên tắc: tài khoản và mã hàng có sự đồng nhất.
a. Các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ
Nghiệp vụ bán hàng
Tạo tài khoản cho khách hàng và NCC mới bằng cách khai báo thông tin khách hàng/NCC mới tại bảng Danh mục tài khoản và đặt mã tài khoản cho khách hàng và NCC.
Ví dụ: Khách hàng A mua hàng lần đầu tại công ty, bạn thực hiện như sau:
- Bước 1: vào bảng Danh mục tài khoản khai chi tiết thông tin khách hàng.
- Bước 2: Hạch toán sổ nhật ký chung theo mã TK, cùng là mã KH đã khai báo.
Lưu ý: Nếu là khách hàng cũ, bạn quay lại danh mục TK và sử dụng hàm Vlookup để lấy mã khách hàng đã tạo từ trước.
Nghiệm vụ mua công cụ dụng cụ, TSCĐ
Sau khi hoàn tất thủ tục mua bán CCDC và TSCĐ, kế toán hạch toán và sổ nhật ký chung. Kế toán sẽ tiến hành phân bổ vào tài khoản 142, 242, 214 để khai báo thêm các tài sản hay CCDC mới mua để theo dõi và cấp nhật khấu hao trong kỳ.
Nghiệp vụ mua hàng
- Bước 1: Doanh nghiệp mua hàng, kế toán không hạch toán chi tiết TSCĐ hay CCDC mà chỉ thể hiện số tiền vào TK 156.
- Bước 2: Đồng thời, cập nhật đầy đủ thông tin TSCĐ hay CCDC vào phiếu nhập kho:
- Đối với TSCĐ/CCDC lần đầu mua, kế toán tiến hành đặt mã hàng cho từng mặt hàng trên DMHH, sau đó khai báo trên PKN theo mã hàng đã tạo.
- Đối với TSCĐ/CCDC đã có trong danh mục hàng hóa thì quay về danh mục hàng hóa để lấy mã hàng, tên hàng và thực hiện kê nhập vào PNK.
- Bước 3: Trường hợp mua hàng có phát sinh chi phí vận chuyển, như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho,…thì đơn giá nhập kho phải cộng thêm chi phí vận chuyển.
Các tính giá cho hàng hóa mua có tốn phí vận chuyển như sau:
Tổng chi phí của mặt hàng A Tổng số lượng của mặt hàng A
Đơn giá nhập kho mặt hàng A = Đơn giá mua hàng mặt hàng A + chi phí đơn viij của mặt hàng A
Nghiệp vụ bán hàng
- Bước 1: Kế toán không phải khai báo thông tin chi tiết từng mặt hàng bán ra, mà chỉ hạch toán chung vào TK 511 (1) tổng số tiền hàng bán ra vào dòng “cộng tiền hàng” trên hóa đơn bán ra.
- Bước 2: Đồng thời, khai báo thông tin trên hóa đơn bán các thông tin: mã hàng xuất kho, số lượng, thành tiền,…vào Phiếu XK.
- Để lấy được mã hàng xuất kho, bạn quay về danh mục hàng hóa và sử dụng hàm Vlookup để lấy.
- Ở nghiệp vụ bán hàng, đơn giá của hàng hóa không được hạch toán như đơn giá hàng vốn ở nghiệp vụ mua hàng nhập kho công ty mà tùy theo phương thức tính giá xuất kho là: “ Bình quân cuối kỳ” hay “nhập trước xuất trước” hay” nhập trước xuất sau”.
Lưu ý: Khi khai báo thông tin vào bảng kê xuất kho thì chỉ nhập số liệu, chưa có đơn giá xuất kho vì đơn giá cuối kỳ mới tính được bên Bảng Nhập Xuất Tồn kho.
3. Công việc kế toán phải làm vào cuối tháng
Kết chuyển cuối kỳ
Kế toán thực hiện kết chuyển các khoản doanh thu, chi phí sau đây: kết chuyển tiên lương nhân viên, chi phí trích khẩu hao TSCĐ/CCDC, phân bổ chi phí đã chi ra trong kỳ, kết chuyển các loại doanh thu, chi phí,…
Lập các biểu bảng tháng
Lập các bảng kê dưới đây để cập nhật tình hình xuất- nhập kho, chi phí và bảng cân đối chi phí trong tháng:
- Bảng tổng hợp tình hình xuất nhập tồn trong tháng.
- Bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn, khấu hao TSCĐ.
- Lập bảng cân đối phát sinh trong tháng.
Kiểm tra số liệu trên Bảng cân đối phát sinh
Sau khi kết chuyển và lập các bảng kê, kế toán phải có bước kiểm tra, đối chiếu lại toàn bộ số liệu:
STT
Tài khoản
Yêu cầu
1
Tổng phát nợ (tăng) và tổng phát sinh có (giảm) của bảng CĐPS
Số liệu bằng nhau
2
Tổng phát nợ (tăng) và tổng phát sinh có (giảm) của sổ NKC
Số liệu bằng nhau
3
Tổng PS có và tổng phát sinh nợ của CĐPS
Số liệu bằng nhau
4
Các tài khoản loại 1 và loại 2
Không có số dư, trừ một số TK như: 159, 131, 214,…
5
Các tài khoản loại 3 và loại 4
Không có số dư, trừ một số TK 331, 333(1), 421,…
6
Các tài khoản loại loại 5 và loại 9
Không có số dư
7
Tải khoản 112 và sổ phụ ngân hàng
Số liệu khớp nhau
8
TK 133, 333(1) và chỉ tiêu trên tờ khai thuế
Số liệu khớp nhau
9
Tổng Tk 156 và dòng tổng cộng của báo cáo XNT kho
Số liệu khớp nhau
10
TK 142, 242 với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ 142, 242
Số liệu khớp nhau
11
TK 211, Tk 214 với dòng tổng cộng bảng khấu hao 211
Số liệu khác nhau
Lập các bảng biểu cuối kỳ
Bảng tổng hợp phải thu khách hàng – Tk 131
STT
CỘT
HÀM SỬ DỤNG
1
Mã KH
Sử dụng hàm IF kết hợp với hàm LEFT để tìm DMT.
Tên KH
2
Mã KH
= IF(LEFT(DMTK!A14,3)=“131”,DMTK!A14,””) (địa chỉ ô A14 là TK chi tiết đầu tiên của TK 131). Hoặc dùng VLOOKUP tìm DMTK.
3
Cột tên KH
= IF(A11=””,””,VLOOKUP(A11,DMTK!$A$14:$E$150,2,0))
4
Dư nợ và dư có đầu kỳ
Dùng hàm VLOOKUP tìm ở CĐPS tháng.
5
Cột dư nợ đầu kỳ
VLOOKUP($A11,’CDSPS-thang’!$A$9H150,3,0)
6
Cột dư có đầu kỳ
VLOOKUP($A11,’CDSPS-thang’!$A$9H150,4,0)
7
Cột số phát sinh nợ và phát sinh có
Sử dụng hàm SUMIF tập hợp từ NKC.
8
Cột số phát sinh nợ
= SUMIF(NKC!$E$13:$607.’So cong no TK 131’!$A11,NKC!$H13$:$G$607)
9
Cột số phát sinh có
= SUMIF(NKC!$E$13:$607.’So cong no TK 131’!$A11,NKC!$H13$:$H$607)
10
Cột dự Nợ và dư Có cuối kỳ
Dùng hàm Max
11
Cột dư nợ cuối kỳ
= Max (C11+E11-D11-F11,0)
12
Cột dư Có cuối kỳ
= Max (C11+F11-C11-E11,0)
Lập bảng tổng hợp Phải trả khách hàng
Cách làm tương tự như bảng tổng hợp TK 131.
Lập sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Lưu ý: Sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng hạch toán chi tiết, nên không thể chuyển sổ trên NKC mà phải tách riêng để kết chuyển hai loại sổ này.
Lập sổ quỹ tiền mặt
Số liệu để lập sổ quỹ tiền mặt được lấy từ Sổ nhật ký chung, cách tính cho từng cột như sau, trên sổ quỹ tiền mặt, xây dựng thêm 3 ô:
- Tháng báo cáo.
- Tài khoản báo cáo.
- Nối tháng và TK báo cáo.
Cách tính như sau:
STT
CỘT
CÁCH TÍNH
1
Ô nối tháng và TK báo cáo (TK 111)
=K6&”,”&L6 (dùng tính số dư đầu kỳ theo từng tháng)
2
Cột ngày tháng
= IF($L$6=NKC!E13,NKC!A13,””) (L6: ô TK báo cáo).
3
Cột diễn giải
= IF($L$6=NKC!$E13,NKC!ED1,””)
4
Cột tài khoản đối ứng
=IF($L$6=NKCC!D13,””)
5
Cột thu
=IF($L$6=NKC!D13,””)
6
Cột chi
=IF($L$6=NKC!$E13,NKC!H1,””)
7
Cột số phiếu thu
=IF(H11<=,””,COUNTIF(H$11:H11,”>”)) (H là cột tiền thu)
8
Cột số phiếu chi
=IF(I11<=,””,COUNTIF(I$11:I11,”>”)) (I là cột tiền chi)
9
Cột SDĐK
Dùng hàm SUMIF lất trên bảng CDPS chi tiết của từng tháng
Ngoài ra, cột SDDK của từng tháng trên sổ quỹ TM thì kế toán xây dựng tại bảng “Cân đối phát sinh tháng” được thể hiện qua hai cột sau:
10
Cột báo cáo
Tại bảng CDPS, gõ số tháng và dòng tương ứng với TK 111. Coppy công thức cho những dòng tiếp theo của tháng đó
11
Nối tháng và TK báo cáo
=I9&”,”&A9
Cuối cùng, kế toán sử dụng hàm SUMIF để tính SDDK của sổ quỹ tiền mặt, công thức tính như sau:SĐK sỗ quỹ tiền mặt = SUMIF=(“CDPS – tháng”!$J$9:$450,”So quy”!$M$6,”CDPS – tháng’!$C$9:$C$450) .
Đối với cột tiền mặt hàng ngày, dùng hàm Subtotal, cú pháp hàm = $J$9+ Subtotal(9,H$11:H11)- Subtotal(9,I$11I11).
Dòng cộng số phát sinh, dùng hàm Subtotal, cú pháp hàm như cột tiền mặt hàng ngày.
Dòng số dư cuối kỳ, công thức đơn giản như sau:
Số dư cuối kỳ = Số tồn đầu kỳ + số tổng thu – số tổng chi
Lập sổ quỹ tiền gửi ngân hàng
- Đối với sổ quỹ tiền gửi ngân hàng, cách làm cũng tương tự như số quỹ tiền mặt nhưng khác biệt ở cột số hiệu và cột ngày tháng phát sinh nghiệp vụ.
- Đối với bảng chi tiết tiền gửi ngân hàng: kế toán lập giống bảng cân đối phát sinh trong tháng, tại danh mục tài khoản là danh mục chi tiết, số liệu tập hợp từ NKC của năm.
- Dạng tổng hợp: Vì là bảng tổng hợp, nên có cả tài khoản cấp 1, trừ TK 333.
- Số liệu được tập hợp từ NKC của cả năm.
Cách lập sổ tiền gửi ngân hàng như sau:
STT
CỘT
CÔNG THỨC
1
Nhật ký chung
Thêm cột Tk cấp 1
2
TK cấp 1
Dùng hàm LEFT, lấy số liệu từ cột TK nợ và Tk có trên sổ NKC
3
Mã TK, tên TK
Dùng hàm VLOOKUP để tìm kiếm mã Tk và tên TK
4
Cột dư nợ và dư có đầu kỳ
Sử dụng hàm VLOOKUP tìm ở CĐPS tháng 1 (cũng chính là SDĐK)
5
Cột PS nợ, PS có
Sử dụng hàm SUMIFđể tổng hợp ở nhật ký chung về
6
Cột dư Nợ, dư có cuối kỳ
Sử dụng hàm Max.
7
Tổng cộng
Sử dụng hàm SUBTOTAL đối với TK 333
Cách lập báo cáo tài chính cuối năm
STT
CỘT
CÁCH TÍNH
I
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
1
Cột số năm trước
Lấy số liệu của cột năm nay của “Bảng cân đối kế toán” năm trước
2
Cột số năm nay
Tiến hành chuyển số liệu từ loại 1 đến loại 4 trên bảng CĐPS năm và ghép vào từng cột tương ứng trên bảng CĐKT
3
Cột chỉ tiêu liên quan đến khách hàng và nhà cung cấp
Căn cứ vào bảng tổng hợp TK 131, 331
BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH
1
Số năm trước
Lấy số liệu cột năm nay của “Báo cáo kết quả kinh doanh” năm trước
2
Số năm nay
Chuyển số liệu từ bảng CĐPS năm của các TK từ loại 5 đến loại 8 và ghép vào từng chỉ tiêu tương ứng với BC KQKD
BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ
1
Số năm trước
Căn cứ vào cột năm nay của báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm trước
2
Số năm nay
Căn cứ vào sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
THUYẾT MINH TÀI CHÍNH
Thuyết minh tài chính là một báo cáo dùng để diễn giải thêm cho các bảng sau:
- Bảng CĐKT.
- Báo cáo KQKD.
- Báo cáo LCTT.
Bài viết hướng dẫn quản lý sổ sách bằng Excel đã cung cấp cho bạn đầy đủ quy trình và công thức quản lý sổ sách kế toán bằng Excel. Tuy nhiên, tùy vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của công ty sẽ có phần mềm quản lý riêng, nếu bạn chưa am hiểu pháp luật hoặc kinh nghiệm lựa chọn và quản lý sổ sách kế toán hiệu quả, hãy liên hệ với các công ty tư vấn dịch vụ kế toán thuế uy tín để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!