8 phương pháp thông minh khi quản lý data khách hàng

Trong thời đại công nghệ 4.0, toàn bộ thông tin của khách hàng thường được lưu trữ tại hoặc quản lý bởi các phần mềm hỗ trợ. Đối với nhiều doanh nghiệp data khách hàng được xem là một trong những tài sản quan trọng, đóng góp vào sự phát triển và lợi nhuận của các công ty. Các giải pháp “thông minh” sau đây sẽ giúp việc quản lý data khách hàng tại các doanh nghiệp trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

1. Coi trọng bảo mật

Một trong những phương pháp quản lý data khách hàng mà các doanh nghiệp cần chú trọng chính là coi trọng bảo mật. Theo các nghiên cứu, chi phí trung bình cho một vụ vi phạm dữ liệu là 3.86 triệu $. Người ta ước tính rằng các doanh nghiệp SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ) bị thiệt hại trung bình 120.000 $ cho mỗi lần vi phạm dữ liệu.

Các doanh nghiệp thu thập thông tin cá nhân về khách hàng như số điện thoại, địa chỉ, nơi làm việc,… cần đảm bảo tính bảo mật cho các thông tin trên. Đây chính là cách để doanh nghiệp xây dựng niềm tin đối với khách hàng của mình cũng như tránh cho doanh nghiệp vướng phải các rắc rối do vi phạm dữ liệu. Các doanh nghiệp cần đảm bảo dữ liệu về thông tin khách hàng được bảo mật an toàn và quản lý thông minh bởi các phần mềm hoặc công cụ chuyên dụng.

2. Tạo niềm tin cho khách hàng của mình

Vào tháng 3 năm 2018, Facebook trở thành tâm điểm của dư luận khi người dùng mạng xã hội này phát hiện ra thông tin cá nhân của mình đã được Cambridge Analytica thu thập. Cụ thể khoảng 50 triệu người dùng Facebook trên toàn thế giới đã bị công ty dữ liệu Cambridge Analytica thu thập thông tin mà họ không hề hay biết. Điều này đã giấy lên làn sóng phẫn nộ từ người dùng, không những thế công chúng còn yêu cầu một cuộc điều tra đối với công ty truyền thông xã hội này. Sau vụ việc này niềm tin của người dùng Facebook đã giảm đi đáng kể.

Có thể nói niềm tin là một phần không thể thiếu trong việc xây dựng và củng cố mối quan hệ giữa khách hàng tiềm năng với doanh nghiệp. Một trong những cách hữu hiệu nhất để xây dựng niềm tin với khách hàng chính là minh bạch về các chính sách thu thập thông tin. Doanh nghiệp cần có các phương pháp quản lý data khách hàng thông minh, đảm bảo dữ liệu về thông tin cá nhân của khách hàng luôn trong trạng thái bảo mật cao nhất.

3. Thu thập những dữ liệu thực sự cần thiết

Việc có quá nhiều dữ liệu hay bão hòa dữ liệu có thể gây ra rất nhiều vấn đề cho doanh nghiệp của bạn. Trên thực tế có đến 60-73% dữ liệu khách hàng bị bỏ phí và không được sử dụng để phân tích. Lượng dữ liệu dư thừa cũng khiến quy trình quản lý data khách hàng gặp nhiều khó khăn hơn. Không phải dữ liệu khách hàng nào cũng cần thiết sử dụng cũng như mang lại lợi ích cho khách hàng, các doanh nghiệp cần xác định được dữ liệu nào cần và nên thu thập. Các dữ liệu thu được từ khách hàng cần được sử dụng có mục đích và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Nhà quản lý cần có các chiến lược cũng như tư duy nhằm quyết định xem mình nên thu thập thông tin, dữ liệu nào từ khách hàng nào? Cụ thể doanh nghiệp cần đặt ra các câu hỏi như: Làm thế nào để thu thập được dữ liệu phù hợp với các mục tiêu của doanh nghiệp? Các dữ liệu được thu thập sẽ được phân tích như thế nào? Dữ liệu thu thập được sẽ mang đến những trải nghiệm gì cho khách hàng?

Trong trường hợp doanh nghiệp đang thu thập thông tin về khách hàng bằng các phần mềm tự động hóa, cần cân nhắc đến dữ liệu thu thập được có thực sự cần thiết và sử dụng đến hay không. Việc áp dụng các phương pháp tiếp cận có lộ trình, chiến lược và minh bạch với khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm việc thu thập thông tin không cần thiết.

4. Đầu tư vào phần mềm quản lý data khách hàng

Thời đại công nghệ 4.0 mang đến các giải pháp phần mềm thông minh dành cho các doanh nghiệp. Đã qua rồi cái thời mà bảng tính là phương pháp tốt nhất để lưu trữ dữ liệu khách hàng. Data khách hàng được xem là tài sản của các doanh nghiệp cần được bảo vệ và quản lý một cách an toàn và thông minh. Dữ liệu khách hàng cần được lưu trữ tại các phần mềm, công cụ quản lý khách hàng CRM. Những công cụ này được thiết kế nhằm thu thập, quản lý và phân tích thông tin khách hàng dựa trên các dữ liệu có sẵn.

Các phần mềm quản lý quan hệ khách hàng giúp giải quyết nỗi lo thất lạc hoặc dư thừa thông tin cho các doanh nghiệp. Các phần mềm này mang đến các lợi ích như: Hỗ trợ marketing, tăng hiệu quả cho các chiến dịch quảng cáo của doanh nghiệp, thu về nhiều khách hàng tiềm năng; Hỗ trợ telesales giúp tiết kiệm thời gian nhập Lead, hỗ trợ điều phối và xử lý lead nhanh chóng và hiệu quả; Hỗ trợ kinh doanh giúp tăng tỉ lệ chốt deal nhờ quản lý quy trình bán hàng; Hỗ trợ dịch vụ CSKH giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng tốt hơn nhờ thực hiện quy trình tiếp nhận, quản lý một cách bài bản.

Xem thêm: Hướng dẫn quản lý data khách hàng hiệu quả với FastWork CRM

5. Sao lưu dữ liệu của bạn

Theo các nghiên cứu có đến 58% các doanh nghiệp vừa và nhỏ không chuẩn bị cho việc mất dữ liệu data khách hàng. Có thể thấy khả năng mất dữ liệu là rất cao, các nghiên cứu còn chỉ ra rằng 60% các doanh nghiệp SME bị mất dữ liệu sẽ ngừng hoạt động trong vòng 6 tháng. Chính vì vậy các doanh nghiệp cần có quy trình quản lý data khách hàng bằng cách sao lưu và khôi phục dữ liệu khi cần thiết.

Nhà quản lý nên sao lưu dữ liệu thông tin khách hàng và bảo mật kỹ nhằm tránh các trường hợp sự cố có vấn đề. Việc sao lưu dữ liệu sẽ đảm bảo tính an toàn cho data cũng như thể hiện uy tín, nâng cao niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp. Đây cũng là cách để các doanh nghiệp bảo vệ thông tin khách hàng và bảo vệ mình trước các biến cố có thể xảy ra.

6. Dọn dẹp dữ liệu khách hàng

Các dữ liệu thông tin về khách hàng sẽ nhanh chóng lỗi thời và không còn tính cập nhật, không còn tác dụng đối với doanh nghiệp. Theo các nghiên cứu kinh tế, trung bình có đến 25% cơ sở dữ liệu của các doanh nghiệp B2B không còn tác dụng và không chính xác sau một thời gian. Trong quá trình quản lý data khách hàng, doanh nghiệp không chỉ cần sao lưu dữ liệu mà còn cần lập các kế hoạch dọn dẹp dữ liệu thường xuyên và định kỳ.

Cụ thể các doanh nghiệp cần cập nhật và xác thực các thông tin của khách hàng như số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ nhà riêng. Từ đó sàng lọc và loại bỏ các liên hệ đang gây lãng phí tài nguyên, làm sạch các dữ liệu không cần thiết. Các doanh nghiệp có thể sử dụng đến các công cụ xác thực dữ liệu tự động được tích hợp với CRM, nhằm đảm bảo dữ liệu được cập nhật nhanh chóng và chính xác. Làm sạch dữ liệu là bước không thể thiếu trong quy trình quản lý hồ sơ khách hàng. Công đoạn này giúp nâng cao giá trị dữ liệu, sàng lọc đối tượng khách hàng tiềm năng.

>>> Hữu ích, tìm hiểu thêm: Giới thiệu và đánh giá 8 phần mềm CRM được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao hiện nay

7. Đào tạo quản lý data khách hàng cho nhân sự

Doanh nghiệp còn cần cung cấp đào tạo quản lý thông tin khách hàng cho nhân viên của mình nhằm tăng hiệu quả. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh khỏi các tổn thất nặng nề nếu không may nhân viên “nhỡ tay” xóa đi dữ liệu về khách hàng. Không những thế việc đào tạo nhân viên quản lý hồ sơ khách hàng còn giúp tăng hiệu quả tiếp cận khách hàng mục tiêu. Nhất là đối với nhân viên tại bộ phận bán hàng, marketing hay bộ phận chăm sóc khách hàng tại các doanh nghiệp.

8. Quản lý thông tin khách hàng thông qua việc cấp quyền truy cập

Sau khi đã xây dựng được nền tảng quản lý data khách hàng vững chắc các doanh nghiệp cần cân nhắc đến cách truy cập thông tin khi cần. Kho dữ liệu thông tin khách hàng có thể truy cập mọi lúc mọi nơi một cách an toàn và tiện lợi. Để tránh khủng hoảng về dữ liệu doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm, công cụ quản lý dữ liệu có tính bảo mật tốt.

Quản lý data khách hàng không chỉ giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tiếp cận thêm khách hàng mục tiêu mà còn tăng uy tín và niềm tin từ người tiêu dùng. Các ứng dụng quản lý khách hàng thông minh sẽ giúp bảo vệ “tài sản” dữ liệu thông tin an toàn cho các doanh nghiệp.

9. 8 cách sử dụng thú vị giúp bạn quản lý khách hàng hiệu quả hơn trên FastWork Customer

FastWork Customer có thể quản lý data khách hàng thế nào? Một số tips sử dụng FastWork hiệu quả để quản lý thông tin khách hàng. Mời bạn đọc bài viết chi tiết Tại Đây.

Nguồn:zendesk.com

Để hỗ trợ việc quản lý Data khách hàng hiệu quả, bạn có thể tham khảo FastWork CRM, tính năng quản lý khách hàng hỗ trợ:

• Quản lý thông tin khách hàng
• Quản lý nhân viên, phòng ban phụ trách khách hàng đó
• Quản lý phân nhóm khách hàng
• Quản lý phân loại khách hàng theo nguồn
• Quản lý hồ sơ
• Quản lý lịch sử chăm sóc
• Quản lý lịch sử báo giá
• Quản lý lịch sử hợp đồng

FastWork CRM cung cấp đầy đủ các tính năng cốt lõi trong hoạt động CRM cho doanh nghiệp. Hỗ trợ hiệu quả cho các phòng ban: Phòng Marketing, Phòng Telesales, Phòng kinh doanh và Phòng chăm sóc khách hàng.

Để nhận DEMO phần mềm miễn phí, tư vấn chi tiết, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn