Những tips nhỏ khi làm việc với Excel mà bạn không thể bỏ qua (Phần 2)

Slide Factory » Blog » Những tips nhỏ khi làm việc với Excel mà bạn không thể bỏ qua (Phần 2)

Làm việc với Excel đồng nghĩa với việc bạn phải tiếp xúc với rất nhiều số liệu. Khi đó việc sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu bỗng trở thành một trở ngại lớn mà bạn luôn phải đối mặt. May mắn thay, Excel luôn có những tính năng hỗ trợ giúp bạn quên đi nỗi lo này. Nếu bạn đang bắt đầu chập chững với Excel, những kinh nghiệm dưới đây sẽ có ích rất nhiều đó!

⇒ Xem phần 1 tại đây

Trong bài viết này, SLIDE FACTORY sẽ giới thiệu đến bạn một số cách phân loại dữ liệu cơ bản trong Excel.

Vậy bạn cần lưu ý điều gì nhất khi bắt đầu phân loại dữ liệu trong Excel?

Câu trả lời bạn cần phải biết được mình muốn phân loại dữ liệu trên toàn bộ trang tính hay chỉ một khoảng nhất định.

• Phân loại trên toàn trang tính sẽ sắp xếp toàn bộ dữ liệu của bạn theo một cột. Các thông tin liên quan trên cùng một hàng sẽ gắn liền với cột mà bạn đang sắp xếp.

• Phân loại theo khoảng sẽ sắp xếp dữ liệu trong một khoảng nhất định trong trang tính. Điều này rất có ích khi bạn làm việc với trang tính chưa nhiều bảng cùng một lúc. Việc phân loại theo khoảng sẽ không ảnh hưởng đến các nội dung khác trong trang tính.

Cách phân loại trên toàn bộ trang tính

Dưới đây là một ví dụ về việc sắp xếp theo họ của khách hàng đặt áo phông theo bảng chữ cái (Cột C)

1. Chọn ô trong cột mà bạn muốn phân loại. Như trong ví dụ là ô C2

2. Chọn tab DATA sau đó chọn mục A-Z hoặc Z-A để tiến hành phân loại

3. Bảng tính sẽ được phân loại theo cột đã chọn.

Cách phân loại theo khu vực

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ lựa chọn các bảng riêng biệt để phân loại

1. Chọn khoảng dữ liệu mà bạn muốn phân loại, trong ví dụ là từ G2:H6

2. Chọn tab DATA, sau đó chọn mục Sort

3. Bảng tùy chọn Sort sẽ xuất hiện, bạn chọn cột mà mình muốn phân loại. Trong ví dụ, chúng tôi chọn cột Orders.

4. Chọn cách phân loại (Theo bảng chữ cái, ngược lại bảng chữ cái…)

5. Sau khi bạn đã hoàn thành, nhấn OK

6. Khoảng dữ liệu sẽ được phân loại mà không ảnh hưởng đến các khu vực khác.

Lưu ý: Trong nhiều trường hợp, việc phân loại có thể xảy ra lỗi. Bạn nên kiểm tra kĩ dữ liệu của mình trước khi phân loại. Ngay kể cả một lỗi đánh máy nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình phân loại.

Đến đây chắc chắn sẽ có nhiều bạn hỏi: Nếu tôi muốn một cách phân loại khác với những tùy chọn có sẵn trong Excel thì phản làm như thế nào?

Không sao cả, Excel sẽ cho phép bạn tạo ra những cách phân loại tùy chỉnh theo mục đích của bạn.

Cách phân loại tùy chỉnh

Hãy theo dõi ví dụ dưới đây, chúng tôi muốn phân loại trang tính theo kích cỡ của áo phông từ nhỏ đến lớn (Cột D). Điều này không thể thực hiện với các cách thông thường. Vậy phản làm thế nào?

1. Chọn ô trong cột mà bạn muốn phân loại. Ở đây là D2

2. Chọn tab DATA, sau đó chọn mục Sort

3. Bảng tùy chọn Sort sẽ xuất hiện, bạn chọn cột mà mình muốn phân loại. Sau đó bạn chọn Custom List… trong mục Order.

4. Bảng tùy chọn Custom List sẽ mở ra. Bạn chọn tiếp New List

5. Nhập những dữ liệu bạn muốn phân loại vào List entries. Trong ví dụ, chúng ta muốn phân loại áo phông theo kích cỡ từ nhỏ đến lớn. Do vậy chúng ta sẽ nhập các dữ liệu Small, Medium, Large, và X-Large, sau đó nhấn Enter để xác nhận.

6. Chọn Add để lưu cách phân loại mới. Cách phân loại mới đã xuất hiện. Bạn nhấn tiếp Ok

7. Bây giờ bảng tùy chọn Custom Lists đã đóng lại, nhấn tiếp Ok để phân loại dữ liệu

8. Và bây giờ bảng tính của bạn đã được phân loại theo cách mới rồi đó.

Bây giờ đến lượt cách chuyên gia sẽ hỏi chúng tôi: Vậy nếu họ muốn phân loại không chỉ là theo một cột mà cùng một lúc cả hai cột trở lên thì làm như thế nào?

Vậy hãy thử áp dụng cách phân loại theo cấp xem nhé.

Cách phân loại theo cấp

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ phân loại bảng tính theo hai cột là kích cỡ áo phông (Cột D) và số nhà (Cột A)

1. Chọn ô trong cột mà bạn muốn phân loại. Trong ví dụ là A2

2. Chọn tab DATA, sau đó chọn mục Sort

3. Bảng tùy chọn Sort sẽ xuất hiện, bạn chọn cột đầu tiên mà mình muốn phân loại. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng tùy chọn phân loại đã lập tại ví dụ trước: Sắp xếp theo kích cỡ áo phông.

4.Chọn Add Level để thêm phân loại thêm một cột phân loại khác

5. Chọn cột tiếp theo mà bạn muốn phân loại sau đó nhấn OK. Trong ví dụ này chúng tôi sẽ chọn cột số nhà. Phân loại theo từ nhỏ đến cao

6. Kết quả là bảng tính đã được phân loại không chỉ theo kích cỡ áo phông mà còn theo số nhà cùng một lúc.

Lưu ý: Bạn cần để ý đến việc chọn đâu là cột mà bạn muốn phân loại đầu tiên. Excel sẽ bắt đầu phân loại theo cột đó trước. Nếu bạn cần thay đổi cách phân loại. Đơn giản hãy chọn cột đó và nhấn Move Up hoặc Move Down.

Hy vọng là những kiến thức trên sẽ giúp bạn rất nhiều khi làm việc với Excel!

Nguồn tham khảo: GCF Learn Free

⇒ Xem thêm: Những TIP nhỏ khi làm việc với EXCEL mà bạn KHÔNG THỂ bỏ qua (Phần 3)