Ai cũng biết mục đích sử dụng của Excel cũng như PowerPoint nhưng nếu bạn muốn trình bày báo cáo dữ liệu rõ ràng và nhanh chóng cho sếp thì làm cách nào. Sẽ không có gì khó nếu bạn biết cách chèn file Excel vào Powerpoint, vậy thì bạn còn chần chừ gì nữa mà không xem bài viết sau đây.
1. Cách chèn file Excel vào Powerpoint
Cũng tương tự như cách chèn Excel vào Word thì ở đây gồm có cách chèn thủ công và chèn bằng liên kết. Tùy vào mục đích mà bạn chọn cách thức phù hợp. Ví dụ như trong quá trình thuyết trình bạn cần phải thay đổi để biểu diễn dữ liệu động thì bạn nên chọn cách chèn bằng liên kết,…
Dưới đây là file Excel ví dụ để mình thực hiện
Chèn file Excel vào Powerpoint thủ công
Nếu bạn chọn cách chèn thủ công này thì bạn cần chắc chắn rằng dữ liệu trong file Excel không cần phải thay đổi gì thêm. Lợi ích mà cách này mang đến đó chính là khi file gốc của bạn bị xóa thì dữ liệu đã chèn trong PowerPoint sẽ vẫn còn đó, không bị ảnh hưởng.
Bước 1: Bôi đen phần dữ liệu cần chèn vào PowerPoint và chọn Ctrl + C (một cách khác là tại tab Home bạn chọn Copy).
Bước 2: Dán bảng tính Excel qua file PowerPoint. Bạn chuột phải và có nhiều lựa chọn để bạn chọn lựa.
- Use Destination Styles: Dán dữ liệu Excel vào PowerPoint theo định dạng table mặc định hiện có của Slide.
- Keep Source Formatting: Dán dữ liệu Excel vào PowerPoint nhưng vẫn giữ nguyên định dạng từ bên file Excel.
- Embed: Dán dữ liệu Excel để vào PowerPoint dưới dạng nhúng thông tin từ file
- Excel. Có nghĩa là bạn có thể được sửa đổi dữ liệu trong Excel sau này
- Picture: Dán dữ liệu Excel vào PowerPoint dưới dạng hình ảnh. Điều này đồng nghĩa với việc bạn không thể chỉnh sửa hay điều chỉnh bất kỳ thông tin nào cả.
- Keep Text Only: Dán dữ liệu Excel vào PowerPoint dưới dạng Text box (hộp thoại văn bản).
Cách chèn và liên kết một phần dữ liệu từ Excel vào Powerpoint
Cách chèn bảng vào PowerPoint này sẽ ngược lại với cách trên. Bạn sẽ được chỉnh sửa trong file Excel và dữ liệu được chèn vào PowerPoint sẽ thay đổi theo. Tuy nhiên khi file Excel mất đi thì bảng tính đó sẽ không được chỉnh sửa thêm gì cả.
Bước 1: Bạn cũng copy bảng dữ liệu cần chèn trong file Excel.
Bước 2: Trong PowerPoint, tại tab Home bạn chọn mũi tên trỏ xuống dưới Paste và chọn Paste Special.
Bước 3: Hộp thoại Paste Special hiện ra,bạn chọn Paste link và tiếp tục chọn Microsoft Excel Worksheet Object. Cuối cùng chọn OK để chèn file Excel vào Powerpoint.
Bước 4: Nếu bạn muốn thay đổi bảng tính thì chỉ cần nhấn đúp vào bảng tính trong PowerPoint là file Excel hiện lên và sau khi chỉnh sửa xong thì dữ liệu trong file PowerPoint cũng sẽ thay đổi theo.
Chèn liên kết tất cả dữ liệu từ Excel vào Powerpoint
Cách này thì sẽ giúp bạn chèn hết tất cả dữ liệu đang thực hiện trong Excel vào PowerPoint. Chỉ cần sheet đó bạn đang thao tác, khi bạn nhấn Enter thì sẽ hiện ra trong PowerPoint. Đây là cách được nhiều người sử dụng bởi sự tiện dụng và chuyên nghiệp giúp bạn linh hoạt trong buổi thuyết trình đề xuất kế hoạch.
Bước 1: Tại tab Insert trong PowerPoint, bạn chọn Object.
Bước 2: Hộp thoại Insert Object hiện ra, bạn chọn Create from file.
Bước 3: Bấm Browse để tìm file cần chèn, sau đó tích vào ô Link. Cuối cùng nhấn chọn OK để hoàn tất việc chèn liên kết tất cả dữ liệu từ Excel vào Powerpoint.
Lưu ý: Khi sử dụng các cách chèn file Excel vào Powerpoint bằng liên kết thì khi bạn muốn mở file Excel đã tắt thì chỉ cần nhấn đúp vào bảng tính trong PowerPoint.
2. Sửa lỗi không mở được file Excel đính kèm trong PowerPoint
Trường hợp này rất ít xảy ra nhưng các bạn cũng cần biết thêm thủ thuật PowerPoint hay ho này. Nếu như trong lúc trình chiếu bạn không thể mở file Excel lên thì bạn cần thực hiện theo các bước sau đây.
Bước 1: Tại tab Insert trong PowerPoint, chọn Action trong mục Links.
Bước 2: Khi hộp thoại Action Setting hiện lên, tại tab Mouse Click bạn chọn Open tại Object action.
Đây là một thủ thuật hay và hữu ích cho các bạn dân văn phòng, không chỉ giúp bạn linh hoạt trong việc thuyết trình mà sẽ được nhiều người đánh giá cao về kỹ năng tin học văn phòng của bạn. Hy vọng bài viết sẽ mang đến nhiều thông tin hữu ích cho các bạn. Cám ơn các bạn đã xem bài viết.
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!