Cách hạch toán nghiệp vụ bán hàng hóa

Trong các giao dịch liên quan đến dòng tiền trong doanh nghiệp, nghiệp vụ kế toán bán hàng đóng một vai trò cực kỳ quan trọng và cần phải đáp ứng một số yêu cầu cho công việc này.

Một kế toán cần thiết phải nắm được những thông tin và nghiệp vụ cơ bản về các khoản nợ có trong một doanh nghiệp. Dựa vào đó, sẽ có 4 nghiệp vụ của kế toán hàng bán cơ bản mà kế toán cần quan tâm được MIFI cập nhật dưới đây.

1. Nghiệp vụ kế toán bán hàng là gì?

Để xác định kết quả kinh doanh cho một doanh nghiệp, kế toán viên chính là người có liên quan trực tiếp đến các nghiệp vụ trong quá trình bán hàng hóa dịch vụ.

Do đó, nghiệp vụ bán hàng của kế toán là một kỹ năng mà mỗi kế toán doanh nghiệp cần phải có nhằm kiểm soát được các công nợ, chi phí của doanh nghiệp.

Việc hoàn thiện và đảm bảo hiệu quả của nghiệp vụ sẽ thể hiện tính chất chuyên nghiệp của một kế toán cũng như đảm bảo được dòng tiền trong doanh nghiệp được kiểm soát chặt chẽ.

2. Phân loại nghiệp vụ kế toán bán hàng

Mỗi lĩnh vực sẽ có một đặc trưng riêng và không phải ngành nào cũng giống ngành nào. Vậy nên, trong mỗi lĩnh vực thì nghiệp vụ của kế toán sẽ có sự khác nhau để phù hợp với từng lĩnh vực bán hàng, dịch vụ.

Các nghiệp vụ mà kế toán trong từng lĩnh vực vẫn phải biết để phục vụ cho doanh nghiệp như sau:

• Trong siêu thị: Cần đáp ứng các nghiệp vụ bao gồm thương xuyên kiểm tra, cập nhật hàng hóa đặc biệt trong việc thu mua hàng hóa đột xuất; lưu trữ hóa đơn và đối chiếu doanh thu mà siêu thị đã thu mua trong thời gian hoạt động để tổng kết theo định kì xem các chỉ số có khớp không; tính toán các chương trình ưu đãi, khuyến mãi của siêu thị.
• Tại đại lý: Công việc bao gồm doanh nghiệp lập Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý hay (Hóa đơn GTGT) kèm với hàng hóa xuất kho gửi bán cho đại lý, sau đó gửi bảng kê khai hàng hóa ghi nhận doanh thu và căn cứ vào hóa đơn hoa hồng để hạch toán ch phí gửi địa lý.
• Trong xuất khẩu: Nghiệp vụ sẽ bao gồm xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu ủy thác.
• Tại nhà hàng – khách sạn: Cần tập hợp giá thành dịch vụ cụ thể.

>>> Xem thêm: Quyết toán thuế doanh nghiệp

3. Nghiệp vụ kế toán bán hàng cơ bản

Với bất cứ một ngành nghề nào, kế toán viên cần phải nắm rõ các nghiệp vụ cơ bản, lập bảng cân đối kế toán để đáp ứng nhu cầu công việc như sau:

3.1 Nghiệp vụ kế toán bán hàng đối với hàng bán theo báo giá hợp đồng

Kế toán cần xuất hóa đơn như trong hợp đồng giao kết cho các hoạt động xuất kho và hóa đơn cho khách hàng.

Các hoạt động sẽ phát sinh trong kế toán hàng bán theo hợp đồng, thông thường sẽ phát sinh như sau:

• Nhân viên kinh doanh thực hiện ký kết hợp đồng bán hàng với các khách hàng
• Đến ngày giao hàng theo hợp đồng, Kế toán kho cần lập phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký để duyệt
• Dựa vào phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá và ghi sổ kho
• Nhân viên kinh doanh nhận sẽ hàng và giao cho khách hàng
• Kế toán sẽ ghi nhận doanh số bán hàng
• Trường hợp khách hàng thanh toán ngay, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu kế toán xuất hoá đơn cho khách.
• Nhân viên bán hàng giao hóa đơn cho khách hàng và yêu cầu khách để thanh toán

Hướng dẫn hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo giá hợp đồng:

• Ghi nhận doanh thu trong bán hàng và cung cấp dịch vụ:
  • Nợ TK 111, 131: Tổng giá thanh toán
  • Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng (giá bán chưa bao gồm thuế GTGT)
  • Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (nếu có) (về thuế GTGT đầu ra)
• Ghi nhận các thông tin về giá vốn:
  • Nợ TK 632: Giá vốn trong hàng bán
  • Có TK: 152, 156…
• Khi thu tiền bán hàng của khách hàng, kế toán ghi nhận:
  • Nợ TK: 111, 112
  • Có 131 : tiền phải thu KH

>>> Xem chi tiết: Hệ thống tài khoản kế theo thông tư 133

3.2 Kế toán hàng bán có chiết khấu thương mại

Khách hàng khi gọi điện hay gửi email có nhu cầu mua hàng đến công ty và đề nghị công ty báo giá hàng. Nhân viên bán hàng sẽ căn cứ vào yêu cầu khách hàng gửi báo giá cho khách hàng.

• Sau khi khách hàng gọi điện hoặc gửi mail yêu cầu giao hàng nhân viên sẽ làm đề nghị xuất kho
• Trước khi chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, kế toán kho lập phiếu xuất kho.
• Căn cứ vào Thủ kho xuất, Phiếu xuất kho và ghi Sổ kho.
• Nhân viên bán hàng nhận hàng và giao cho khách hàng. Khi số lượng hàng mua của khách hàng được thỏa mãn được hưởng chiết khấu thương mại, nhân viên bán hàng sẽ đề nghị kế toán cho khách hưởng khoản chiết khẩu này.
• Khách hàng sẽ được hưởng CK sau khi kế toán ghi nhận doanh số bán hàng, công nợ.
• Kế toán sẽ xuất hoá đơn theo yêu cầu của nhân viên bán hàng.
• Khi đã nhận hóa đơn từ nhân viên bán hàng thì khách hàng cần ký nhận vào vị trí người mua hàng trên hóa đơn và ký vào biên bản xác nhận đã nhận hóa đơn gốc.

Hướng dẫn định khoản nghiệp vụ kế toán bán hàng có chiết khấu thương mại:

• Doanh thu ghi nhận:
  • Nợ TK 111, 131: Tổng giá trị được thanh toán
  • Có TK 511, 512: Doanh thu trong bán hàng
  • Có TK 3331: Thuế GTGT cần nộp (nếu có)
• Khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng được ghi nhận:
  • Nợ TK 5211 Chiết khấu thương mại
  • Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ
  • Nợ TK 33311: Thuế Giá trị gia tăng đầu ra được giảm.
  • Có TK 111, 112, 131: Tổng tiền cho chiết khấu

3.3 Hạch toán nghiệp vụ giảm giá hàng bán

Kế toán cần lập hóa đơn giao cho khách hàng và hạch toán giảm giá và ghi sổ khi mà hàng mua về không đúng theo hợp đồng khách hàng đã thỏa thuận. Từ đó, kế toán cần lập biên bản việc giảm giá hàng bán lập hóa đơn giao cho khách hàng và hạch toán giảm giá và ghi sổ.

Các hoạt động khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng như sau:

• Khi hàng mua về không đúng quy cách cần lập biên bản về việc giảm giá hàng bán, phẩm chất theo hợp đồng đã ký với khách hàng.
• Khách hàng được lập hóa đơn giảm giá hàng bán.
• Kế toán chịu trách nhiệm cho bán hàng hạch toán và ghi sổ kế toán.

Hướng dẫn định khoản kế toán bán hàng khi có giảm giá hàng:

• Nợ TK 5213 – Giảm giá hàng bán (Theo giá bán chưa có thuế GTGT)
• Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT của hàng bán phải giảm giá)
• Có các TK 111, 112, 131…

3.4 Hạch toán nghiệp vụ hàng bán trả lại

Khách hàng trả lại hàng khi phát hiện hàng mua không đúng, kế toán cần lập phiếu kho căn cứ vào số hàng trả lại, đồng thời ghi vào sổ kho.

• Hai bên sẽ có biên bản ghi nhận lý do hàng trả lại.
• Bên trả lại hàng cần có phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hoá.
• Lập hoá đơn số lượng hàng trả lại đối với bên trả lại hàng
• Phiếu nhập kho hàng được lập và trả lại đối với bên nhận hàng trả lại.

Định khoản đối với hàng bán bị trả lại:

• Định khoản khi nhận lại hàng bị trả lại:
  • Nợ TK 154, 155, 156,…
  • Có TK 632 Giá vốn hàng bán
• Cách hạch toán khoản tiền thanh toán hàng trả lại:
  • Nợ TK 531 Hàng bán bị trả lại.
  • Nợ TK 3331 Thuế GTGT (nếu có).
  • Có TK 111, 112, 131,…

Trên đây là những thông tin cơ bản về nghiệp vụ kế toán bán hàng đối với một kế toán trong bất kì một tổ chức doanh nghiệp. Hy vọng MIFI đã đem đến những kiến thức hữu ích giúp doanh nghiệp kiểm soát được dòng tiền, cũng như các bạn kế toán mới vào nghề hiểu rõ hơn về những kĩ năng công việc mà một kế toán cần có.

Tìm hiểu thêm:

• Các nghiệp vụ kế toán căn bản
• Nghiệp vụ kế toán ngân hàng
• Nghiệp vụ kế toán công nợ