Gửi mail là việc làm quan trọng và không thể thiếu trong cuộc sống hiện nay. Nó đã trở thành 1 phần tất yếu nên ai cũng cần có kiến thức để gửi mail. Nhưng việc gửi mail thì dễ nhưng nén file lại để gửi thì không phải ai cũng làm được. Nếu bạn đang đau đầu vì không biết làm thế nào thì quantrinhansu sẽ hướng dẫn cách nén file để gửi mail nhé.
Hướng dẫn cách nén file để gửi mail mới nhất 2020
Tập tin đính kèm Gmail có thể là một cách tuyệt vời để chia sẻ thông tin. Nếu bạn cần gửi một ebook hoặc pic nguồn, có lẽ bạn sẽ mong muốn đính kèm các tập tin này trực tiếp vào trong thư Gmail, và send chúng một cách nhanh chóng.
Vậy bạn sẽ phải sử dụng gì, nếu các tập tin mà bạn cần gửi có dung lượng lớn?
Giới hạn kích thước tập tin đính kèm trong Gmail là 25 MB, thành ra, nếu bạn nỗ lực để gửi một tập tin to như là một tập tin đính kèm Gmail, bạn biết điều này sẽ trở nên chông gai. Nhiều user Gmail k hiểu làm thế nào để giải quyết các tập tin có dung lương lớn đính kèm vào thư Gmail, ngoài ra luôn luôn có những hướng dẫn để đủ nội lực gửi chúng thông qua Gmail.
Trong chỉ dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu các cơ sở của tập tin đính kèm Gmail. Chúng ta cũng giải quyết những chủ đề có thể xảy ra khi bạn có các tập tin thực sự to mong muốn gửi qua email. Hãy cùng tìm hiểu làm sao bạn có thể send các tập tin có dung lượng lớn bằng mẹo dùng Google Drive hay bằng mẹo nén các tập tin.
Làm sao để gửi các tập tin có dung lượng lớn trong Gmail
Khởi đầu với các ảnh chụp video bên dưới hoặc sử dụng theo các hướng dẫn trong post dưới đây. Hãy cùng tìm hiểu làm sao để để sử dụng việc với tập tin đính kèm Gmail và tận dụng Google Drive để gửi các tập tin lớn qua email.
Bạn đủ nội lực đính kèm các tập tin có dung lượng nhỏ hơn 25 MB trực tiếp vào một email trong Gmail. Dưới đây là phương pháp thực hiện:
1. Tạo một thư mới
Từ khi cửa sổ Gmail cơ bản của bạn. Nhấp vào nút biên soạn thư để tạo một thư mới.
2. Đính kèm tập tin
Các tập tin nhỏ hơn 25 MB có thể được đính kèm trực tiếp vào một thư Gmail. Nhấp vào biểu tượng Đính kèm tập tin (Attach files) ở phía dưới cửa sổ biên soạn Thư mới (New Message). (Nó có ảnh của một chiếc kẹp giấy.)
Cửa sổ File Upload sẽ xuất hiện:
Tìm đến thư mục chứa tập tin đính kèm của bạn. Chắc chắn rằng click thước của nó nhỏ hơn 25 MB. Nếu bạn đính kèm nhiều hơn một tập tin, click thước tổng của tất cả các tập tin phải nhỏ hơn 25 MB.
Nhấp vào tên của tập tin bạn mong muốn đính kèm vào thư Gmail. Sau đó nhấp vào nút Open ở góc dưới bên phải của cửa sổ File Upload.
Lưu ý: Nếu bạn không thể thấy kích thước tập tin trong cửa sổ tập tin đăng lên, nhấp vào biểu tượng Change your view ở góc trên bên phải của cửa sổ.
Tệp đã lựa chọn sẽ xuất hiện như là một link trong thông điệp của bạn:
Một khi bạn đã đính kèm tập tin, bạn có thể nhấp vào nút send (Send) để send thư của bạn giống như bình thường.
Để được tut chi tiết hơn về làm sao để để biên soạn và gửi thư trong Gmail, xem lại các tut hữu ích này:
XEM THÊM Nhân viên chủ chốt của bạn muốn rời đi, sếp có nên cố níu giữ
Bước 2. Làm sao để để giải quyết việc hạn chế dung lượng tệp tin trong Gmail
Nếu bạn cần gửi một tập tin (hoặc nhiều tập tin) có dung lượng to hơn 25 MB như là một tập tin đính kèm trong Gmail, về cơ bản có hai phương pháp để làm điều đó:
- Giống như là một tập tin nén – các tập tin nén hoạt động tốt khi bạn có nhiều tập tin có tổng dung lượng đến hơn 25 MB. Khi bạn kết hợp các tập tin vào một tập tin nén cũng tức là bạn đã nén kích thước của tập tin.
- Thông qua Google Drive – nếu tập tin nén của bạn lớn hơn 25 MB hoặc nếu bạn có một file duy nhất nhưng k thể nén được thì bạn có thể sử dụng Google Drive để đính kèm tệp vào email của bạn.
1. Làm thế nào để gửi tập tin đính kèm bằng cách dùng các tập tin nén
Để nén nhiều tập tin thành một tập tin trong hệ điều hành MS Windows, xây dựng một cửa sổ File Explorer và tìm tới thư mục chứa các tập tin của bạn:
Tìm tới các tập tin được nén trong File Explorer.
Chọn các tập tin cần nén. (Sử dụng CTRL + SHIFT để chọn nhiều hơn một tập tin.)
Nhấp chuột phải vào các tệp tin vừa mới chọn để xuất hiện một trình đơn thả xuống. Chọn mục gửi lớn > Compressed (zipped) folder.
Các tệp tin đang lựa chọn được nén lại với nhau trong một file có đuôi .zip. Nhấp vào tên tệp để đổi tên nó nếu bạn muốn.
Dùng các tut ở bước 1 để đính kèm tệp tin nén .zip của bạn vào thư Gmail.
Lưu ý: Nếu bạn có rất nhiều tập tin đính kèm có dung lượng to hoặc nếu bạn không dùng MS Windows, bạn đủ sức cần một tiện lợi nén của bên thứ ba có tỷ lệ nén cao hơn giống như 7-Zip hoặc Pea Zip.
2. Làm thế nào để gửi một tập tin thông qua Google Drive
Bạn cũng đủ nội lực dùng Google Drive để gửi đính kèm tập tin dung lượng lớn hoặc nhiều tập tin. Dưới đây là mẹo làm điều đó:
Trước nhất, sao chép các tập tin vào Google Drive của bạn. Bạn đủ sức làm điều này bằng cách kéo các tập tin từ cửa sổ File Explorer vào một thư mục trên Google Drive.
Tiếp theo, nhấp vào nút Compose bên trong cửa sổ Gmail cơ bản để tạo một thư mới.
Hãy nhấp vào mục Insert files using Drive.
Hãy nhấp chuột vào mục Insert files using Drive ở dưới cùng của biểu mẫu biên soạn thư mới. (Nó trông giống như một hình tam giác.) Hộp thoại Insert files using Drive xây dựng ra:
Nhấp vào thư mục nơi các tập tin đính kèm của bạn đã nằm. Lựa chọn một trong các tùy lựa chọn sau:
- Để đính kèm toàn bộ thư mục vào email của bạn, nhấp vào nút Insert ở góc dưới bên trái.
- Để đính kèm một tập tin riêng lẻ trong thư mục vào email của bạn, nhấp vào thư mục một lần nữa để mở nó. Nhấn vào tệp mong muốn đính kèm vào email của bạn và nhấp vào nút Insert.
Thư mục hoặc tập tin sẽ xuất hiện trong phần soạn email của bạn:
Khi bạn đã chuẩn bị, hãy nhấp vào nút gửi ở góc dưới bên trái để gửi thư.
Bước 3. Làm thế nào để tạo một tập tin đính kèm
Nếu bạn nhận một thư Gmail với một tệp đính kèm ở cuối thư, bạn đủ sức tự hỏi làm sao để để xây dựng nó.
Trước khi mở một thư Gmail với một tệp đính kèm, luôn luôn Quan sát vào tên của người send và loại đề tài. Nếu bạn không nhận ra tên của người send và định dạng đề tài có vẻ đáng ngờ, hãy xoá thư mà k xây dựng nó.
Mặc dù tập tin đính kèm trong Gmail sẽ tự động được get virus, vẫn có cấp độ tập tin đính kèm Gmail mà bạn nhận có chứa một virus hoặc phần mềm độc hại.
Nếu bạn nhận ra và tin tưởng người send email đó, bạn có thể xây dựng thư và (các) tệp đính kèm. Dưới đây là hướng dẫn làm sao để để sử dụng điều đó:
1. Làm sao để để mở tập tin đính kèm trong Gmail
Nhấp vào thư trong hộp thư đến Gmail của bạn để mở nó. Các inbox sẽ hiển thị trên màn hình của bạn:
Di chuyển con trỏ qua ảnh để hiển thị nút down và nút Save to Drive.
Tập tin đính kèm sẽ xuất hiện ở dưới cùng của thư. Trong trường hợp này, bạn sẽ xem một ảnh thu nhỏ của hình ảnh đính kèm.
Di chuyển con trỏ qua pic và hai nút hiển thị trên pic cùng với tên tập tin ở phía trên. Nhấp vào nút download phía bên trái để tải về tập tin đính kèm vào máy tính của bạn. Nhấn vào nút Save lớn Drive ở bên phải để lưu phần đính kèm vào ổ Google Drive của bạn.
Bạn đang sẵn sàng để bắt đầu làm việc với các tập tin đính kèm.
Note: Các nút không giống nhau sẽ xuất hiện khi bạn di chuyển con trỏ qua các loại tập tin đính kèm khác nhau. Gợi ý, nếu tập tin đính kèm là một tập tin MS Word (.doc), một nút Edit with Google Docs sẽ xuất hiện ở bên phải. Nếu bạn nhấp vào nút Edit with Google Docs, tập tin sẽ được xây dựng trong Google Docs và bạn đủ nội lực thực hiện nhiều chức năng chỉnh sửa.
2. Làm sao để để mở một tập tin nén trong Gmail
Mở một tập tin nén đính kèm trong Gmail k không giống nhiều đối với việc mở các tập tin đính kèm không giống. Trước tiên, nhấn vào thư để xây dựng nó. Các sms sẽ hiển thị trên màn hình của bạn:
Tập tin đính kèm sẽ xuất hiện ở phần dưới cùng của thư.
Di chuyển con trỏ qua tập tin đính kèm và hai nút hiển thị trong pic cùng với tên tập tin ở phía trên. Bạn đủ nội lực dùng các nút này để:
- Đăng các tập tin về máy tính của bạn
- Tải các tập tin vào Google Drive
Hãy xem xét các lựa chọn này.
XEM THÊM Những bài học làm giàu giúp bạn nhanh giàu có
Đăng các tập tin về máy tính của bạn
Nhấp vào nút down ở phía bên trái để down tập tin đính kèm vào máy tính của bạn. Các tập tin zip xuất hiện ở phía dưới bên trái của màn hình Gmail. Nhấp vào mũi tên trỏ xuống bên cạnh tên tập tin để hiển thị một trình đơn thả xuống:
Theo mặc định, các tập tin zip được download vào thư mục Downloads trên hầu hết các máy tính chạy hệ điều hành của MS Windows. Nếu bạn nhấp vào tuỳ lựa chọn Show in Folder, cửa sổ File Explorer sẽ mở ra và cho bạn thấy thư mục chứa các file nén trong thư mục Downloads. Bạn có thể di chuyển hoặc copy các tập tin nén đến một vị trí khác.
Nếu bạn bấm vào tùy lựa chọn Open trên trình đơn thả xuống, cửa sổ File Explorer sẽ mở ra và hiển thị content của các tập tin zip.
Để trích xuất all các file trong một tập tin nén, nhấp vào Extract và bấm tiếp vào biểu tượng Extract toàn bộ.
Bạn có thể sao chép từng tập tin vào một thư mục khác. Hoặc, nhấp vào tùy chọn giải nén (Extract) ở phía trên để truy cập biểu tượng giải nén toàn bộ (Extract toàn bộ). Sau khi bạn nhấp vào biểu tượng Extract toàn bộ, nền móng sẽ nhắc bạn lựa chọn ngành lưu trữ cho các tệp tin được giải nén:
Sử dụng nút Browse để tìm thư mục thêm vào để lưu các tập tin. Nhấp vào nút Extract để giải nén các tập tin vào thư mục đã chọn.
Download các tập tin với Google Drive
Di chuyển con trỏ qua hình ảnh tập tin đính kèm và hai nút hiển thị phía trên pic cùng với tên tập tin ở trên cùng.
Để lưu tập tin nén đính kèm vào Google Drive của bạn, click vào nút Save to Drive.
Nhấn vào nút Save to Drive ở bên phải để lưu tập tin nén đính kèm vào Google Drive của bạn. (Nó trông giống như một hình tam giác.)
Note: Nếu các tập tin đính kèm bị nén và bạn k sử dụng Chrome thì tốt nhất là bạn download máy tính của mình trước để bạn có thể giải nén các tập tin. Sau khi các tập tin được giải nén, bạn đủ nội lực copy chúng vào Google Drive của bạn.
Hệ thống sẽ nhắc bạn rằng các tập tin đang được download vào Google Drive của bạn:
Để di chuyển tập tin nén đính kèm, nhấp vào link Organize.
Nhấp vào link Organize để di chuyển tập tin nén đính kèm vào một thư mục cụ thể trong Google Drive của bạn.
Sau khi tệp tin nén đính kèm đã được lưu vào Google Drive của bạn, bạn luôn luôn cần phải giải nén các tập tin. Nếu bạn đã dùng Chrome, bạn đủ sức dùng tiện lợi giải nén các tệp tin ZIP (ZIP Extractor)của Google.
Dùng tiện lợi ZIP Extractor, nhấp chuột phải vào tệp tin zip trong thư mục Google Drive. Từ trình đơn thả xuống, lựa chọn Open with > ZIP Extractor.
Sử dụng tiện lợi ZIP Extractor để giải nén tập tin trên Google Drive khi bạn dùng trình duyệt Chrome.
Nếu bạn chưa dùng ZIP Extractor trước đây, bạn sẽ được nhắc để cho phép ZIP Extractor truy cập vào Google Drive của bạn. Nhấp vào nút Authorize và làm theo lời nhắc để hoàn tất cấp quyền. Kế tiếp, bạn sẽ được nhắc để giải nén các tập tin zip:
Mở các tập tin với tiện lợi ZIP Extractor.
Nhấp vào nút Extract now để giải nén các tập tin từ tập tin nén đính kèm.
Một khi bạn vừa mới tải xuống và giải nén các tập tin zip, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu làm việc với các tập tin đính kèm.
3. Làm sao để gửi một tập tin không nén được thông qua Google Drive
Click vào thư để mở nó. Sms sẽ hiển thị trên màn hình Gmail của bạn :
Một đường dẫn siêu liên kết đến tập tin đính kèm trên Google Drive sẽ hiển thị ở dưới cùng của thư. Nhấp vào liên kết. Google Drive sẽ mở ra. Nếu tập tin đính kèm là một thư mục trên Google Drive, thư mục này sẽ được mở:
Hiện giờ bạn đủ sức làm việc với các tập tin được share trong Google drive, hoặc bạn đủ sức sao chép chúng vào ổ cứng của bạn.
Kết luận
Nếu bạn biết về giới hạn kích thước tập tin đính kèm của Gmail, bạn đủ nội lực nghĩ rằng bạn không thể gửi qua email các tập tin lớn bằng hướng dẫn sử dụng Gmail. Không những thế, có một phương pháp để gửi tập tin đính kèm có dung lượng lớn trong Gmail bằng phương pháp sử dụng Google Drive hoặc bằng cách nén các tập tin.
Trong tut này, chúng ta vừa giải thích làm sao để để gửi qua email các tập tin lớn và làm thế nào để mở tập tin đính kèm trong Gmail. Nếu dự án của bạn yêu cầu bạn gửi qua mail các tập tin to, hãy làm theo các hướng dẫn trong tut này.
XEM THÊM Có nên giữ bí mật về lương nhân viên trong quản trị nhân sự?
nguồn: business.tutsplus.com
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!