Quy định và các lưu ý về cách Viết – Đọc số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Kế toán cần nắm vững quy định về cách viết số tiền bằng chữ và cách đọc số tiền bằng chữ trên hóa đơn một cách chính xác để hoàn thành tốt nghiệp vụ của mình. Cách viết – đọc số tiền bằng chữ trong hóa đơn được Bộ tài chính quy định thế nào và cần lưu ý gì khi thực hiện? Các vấn đề này sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây .

1. Quy định chung về cách viết, đọc số tiền bằng chữ trên hóa đơn theo TT 39/2014/TT-BTC

Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ tài chính quy định về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn.

Theo Điểm k, Khoản 1, Điều 4 trong Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/ 2014 thì quy định về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn như sau:

“Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán; chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng chữ viết là chữ tiếng Việt không dấu và dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi trên hóa đơn như trên.

Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

Trước khi sử dụng chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu và chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên hóa đơn, các doanh nghiệp phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ viết, chữ số đã đăng ký.”

Còn khi đọc, bạn nhớ cách đọc số tiền bằng chữ theo thứ tự chữ số hàng tỷ tỷ, triệu tỷ, nghìn tỷ, tỷ, triệu, nghìn, trăm đồng như bình thường.

2. Các lưu ý quan trọng khi viết, đọc số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Kế toán cần nắm rõ các lưu ý khi viết – đọc số tiền bằng chữ trên hóa đơn.

Ngoài quy định về cách viết số tiền bằng chữ và cách đọc số tiền bằng chữ, các kế toán cũng cần nắm rõ các lưu ý quan trọng như sau:

Nếu chữ số tận cùng là 1. Kế toán có thể viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn theo 2 cách.

• Chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1: ghi “một”.
• Chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2: ghi là “mốt”.

Nếu chữ số tận cùng là 4. Kế toán có 2 cách viết:

• Chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1: ghi “bốn”.
• Chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2: ghi “tư”.

Trường hợp chữ số tận cùng là số 5 thì kế toán viết theo 2 cách như sau:

• Chữ số hàng chục lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 9: ghi “lăm”.
• Chữ số hàng chục bằng 0 hoặc được kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” ở phía sau: ghi “năm”.

Ngoài ra, nhiều người có thói quen thêm chữ “y” hoặc “chẵn” khi viết số tiền tròn. Việc này không cần thiết nhưng cũng không làm sai quy định về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn.

3. Trường hợp hóa đơn viết sai số tiền bằng chữ xử lý thế nào?

Trường hợp kế toán viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn nhưng chưa xé khỏi cuống thì kế toán thực hiện gạch chéo các liên, giữ hóa đơn lập sai và viết hóa đơn mới.

Còn nếu viết sai số tiền bằng chữ mà đã xé cuống hóa đơn thì bạn xử lý theo 2 trường hợp:

• Nếu chưa giao hóa đơn cho khách hàng thì bạn gạch chéo các liên, kẹp lại vào quyển hóa đơn và lập hóa đơn mới giao cho khách hàng. Tuy nhiên cách này chỉ được thực hiện khi các bước xảy ra trong cùng một ngày).
• Nếu đã giao hóa đơn cho khách hàng nhưng chưa kê khai thì 2 bên lập biên bản thu hồi hóa đơn, kế toán lập hóa đơn mới và gạch chéo hóa đơn viết sai, lưu giữ để báo với cơ quan thuế.

4. Kinh nghiệm tránh viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Bạn cần biết cách đọc số tiền bằng chữ trên hóa đơn trước khi muốn viết chính xác số tiền này.

Số tiền bằng chữ trên hóa đơn rất quan trọng, đòi hỏi kế toán phải viết đúng. Tuy nhiên việc sai sót là không thể tránh khỏi hoàn toàn. Để giúp kế toán hạn chế tối đa việc viết sai số tiền bằng chữ thì trước hết kế toán phải đảm bảo cách đọc số tiền bằng chữ đúng. Theo đó,bạn phải đọc từ trái sang phải, đọc từng lớp, mỗi lớp gồm 03 chữ số.

Ngoài ra, kế toán phải thực hiện: liệt kê các hàng theo thứ tự từ lớn đến bé, xác định đúng giá trị của mỗi hàng, viết số theo từng lớp từ trái qua phải, viết đúng theo thứ tự hàng, từ cao xuống thấp. Đảm bảo tổng số tiền trên hóa đơn được tính chính xác tuyệt đối.

Việc nắm vững quy định về cách viết số tiền bằng chữ và cách đọc số tiền bằng chữ trên hóa đơn là vô cùng quan trọng, đặc biệt đối với các kế toán doanh nghiệp. Bởi vậy, hiểu rõ các kiến thức trên đây rất cần thiết với bạn.

>> Xem ngay: Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn