Dấu treo là gì? Quy định về đóng dấu treo mới nhất

Dấu treo là gì? Dấu treo là một trong các loại dấu quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên không phải ai cũng biết đóng dấu treo là gì và những quy định có liên quan tới con dấu này. Trong bài viết này, Luật Hùng Sơn sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về các quy định về đóng dấu treo. Cùng tìm hiểu nhé!

Đóng dấu treo là gì? Ý nghĩa của dấu treo?

Dấu treo hay mộc treo là loại dấu quan trọng của một công ty nào đó được dùng để đóng lên những văn bản khác nhau. Nó thường được đóng ở trang đầu tiên của các văn bản. Phần đóng dấu này sẽ bao gồm các vị trí như: một phần tên của cơ quan/tổ chức hoặc có thể đóng dấu ở phụ lục đi kèm theo các loại văn bản chính. Qua đây, chắc hẳn các bạn đã hiểu được phần nào về dấu treo là gì? Đóng mộc treo là gì?

Dấu treo được đóng ở trang đầu tiên của văn bản quan trọng trong công ty, doanh nghiệp

Việc đóng mộc treo cũng như đóng các loại con dấu khác. Nó cần tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Đây cũng chính là cách xét duyệt văn bản để thông báo loại văn bản đó đã được thông qua và chấp nhận.

Dấu treo có rất nhiều ý nghĩa mà các bạn cần nắm rõ như sau:

• Dấu treo được sử dụng để đánh dấu lên trên những văn bản nội bộ nhằm thông báo đến toàn thể mọi người có liên quan trong công ty/doanh nghiệp.
• Dấu treo được sử dụng để đóng lên phía góc trái của liên đỏ đem lại giá trị giúp xác định thẩm quyền và các thông tin thể hiện trên đó. Điều này hạn chế tình trạng giả mạo của văn bản và các loại giấy tờ khác.
• Dấu treo được đóng lên văn bản sẽ được xem như một bộ phận của văn bản chính. Bởi vậy, việc đóng dấu treo cần phải thực hiện khi ban hành những văn bản khi có hoạt động nào đó trong các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức,… nào đó.

Khi nào đóng dấu treo?

Có rất nhiều trường hợp sử dụng dấu treo. Tuy nhiên các bạn đã bao giờ nghĩ đóng dấu treo khi nào là thích hợp hay chưa? Khi sử dụng dấu treo, bạn có thể chia thành 2 trường hợp chính như sau:

Khi không có sự ủy quyền

Dấu treo sẽ được sử dụng khi người chịu trách nhiệm được ký ở phía dưới không có thẩm quyền với mục đích đóng dấu lên chữ ký của mình đã ký tại văn bản đó.

Với trường hợp không có sự ủy quyền này thường gặp ở các phòng đào tại của trường đại học hoặc phòng công tác sinh viên. Nó thường được dùng trong quá trình xin dấu của sinh viên hay bạn có thể bắt gặp dấu treo ở các hóa đơn.

Dấu treo dùng khi không có sự ủy quyền hay ban hành các loại văn bản

Khi ban hành các văn bản

Trường hợp tiếp theo có thể sử dụng dấu treo là khi ban hành những loại văn bản. Nó thường được dùng cho những văn bản pháp luật hoặc phụ lục theo đúng quy định của Pháp luật. Ví dụ như những văn bản do các cơ quan ban hành văn bản đã có hiệu lực được Luật pháp quy định.

Quy định về đóng dấu treo

Việc đóng dấu treo cần tuân thủ theo các quy định như sau:

Về giá trị pháp lý

• Căn cứ vào Dựa vào khoản 3, Điều 26 của Nghị định 110/2004 / NĐ-CP, dấu treo không có giá trị pháp lý.

Nhà nước và Pháp luật không công nhận có tính pháp lý của tài liệu mà chỉ chứng nhận với mọi người tính chất của văn bản. Việc đóng dấu được xem là quá trình xác minh không thể thiếu của tài liệu chính. Nếu cơ quan, tổ chức xác minh hoặc sửa đổi những điều mới trong nội quy hoặc trong những trường hợp đóng dấu thì có thể sử dụng dấu treo để chứng thực thay đổi của mình. Tuy nhiên không phải lúc nào cơ quan cũng có thể dùng dấu treo hay đóng trên bất cứ loại văn bản nào nhé. Việc đóng dấu này còn phụ thuộc vào nội dung, tính chất và trong từng trường hợp của cơ quan.

• Dựa vào Điều 18 của Nghị định số 23/2015 / NĐ-CP của Chính phủ thì dấu treo không có khả năng chứng thực.

Đa số các dấu treo trên đều không được quy định là có tính pháp lý. Chẳng hạn khi xảy ra tranh cãi, nếu như văn bản đã được đóng dấu treo đem ra làm bằng chứng thì sẽ không còn khả năng chứng thực và hoàn toàn không có giá trị.

Quy định về việc đóng dấu treo cần tuân thủ theo đúng nguyên tắc do Pháp Luật ban hành

Quản lý và sử dụng dấu treo

Theo Điều 25 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP có ghi rõ về việc quản lý cũng như sử dụng con dấu như sau:

“Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này.

Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

• Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
• Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
• Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
• Không được đóng dấu khống chỉ.

Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

• Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
• Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.”

Dấu treo trên hóa đơn

Ở trên hóa đơn, dấu treo cũng được áp dụng và thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. Đơn vị được phép đóng dấu treo trên hóa đơn cho toàn bộ các hóa đơn đã bàn giao cho khách hàng. Ngoài ra, nhiệm vụ của người đóng dấu là phải thực hiện đúng tiêu chuẩn và quy định về con dấu.

Để có thể đóng dấu treo trên một hóa đơn, người quản lý đơn vị phải đưa ra những tiêu chú về các nội dung hay quy định. Cụ thể như người bán cần phải làm gì?

Người bán cần phải có thư ủy quyền từ những người đứng đầu trong đơn vị. Với điều kiện là người bán phải trực tiếp ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, địa chỉ đầy đủ trên hóa đơn. Từ đó, họ mới được các đơn vị đứng đầu đóng dấu vào hóa đơn mình đang làm.

Đối với loại hóa đơn dành cho doanh nghiệp, dấu treo được đóng vào vị trí góc bên trái tên cơ quan. Người đóng dấu cần phải hiểu rõ nguyên tắc đóng dấu treo hoàn chỉnh và chính xác với công việc mình đang làm. Vì vậy, hóa đơn trở thành căn cứ có tư cách pháp nhân nếu người đứng đầu đơn vị ủy quyền lại cho người bán ký tên. Đồng thời giao cho họ chịu trách nhiệm về các điều khoản cần ghi rõ tên đầy đủ của mình trên hóa đơn do doanh nghiệp ban hành.

Đối với loại hóa đơn bán hàng, việc sử dụng dấu treo cũng không cần phải có sự đồng ý từ ban giám đốc công ty. Chỉ cần sự ủy quyền và ký tên của những người chịu trách nhiệm đóng dấu lên văn bản là người bán có thể xuất hóa đơn cho khách hàng hay thực hiện các chỉ tiêu cho công ty khi thực hiện 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Cách đóng dấu treo trên văn bản

Cách đóng dấu treo trên văn bản được quy định chi tiết tại khoản 3, Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP như sau:

“3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.”

Hướng dẫn đóng dấu treo đúng chuẩn

Nhìn chung dấu treo là con dấu quan trọng đem lại giá trị về mặt thông tin trong văn bản. Cụ thể cách sử dụng dấu treo nhanh chóng từ Nghị định trên như sau:

Con dấu được dùng trên phần nội dung của phụ lục đính kèm với tài liệu chính được thực hiện từ những đối tượng đã ký tài liệu và tuân thủ theo quy tắc đóng trùm lên 1 phần tên cơ bản. Đặc biệt, nó phải được đóng ở trang đầu tiên của tổ chức.

Dấu treo là 1 minh chứng rõ nhất về sự đúng đắn trong văn bản chính và sự chính xác trong quy trình thủ tục làm việc. Con dấu này có tác dụng tránh việc giả mạo hay nhân bản sai khi người dùng tiến hành sao chép hoặc in ấn. Do đó, những kẻ xấu sẽ không có cơ hội để làm hại tới cơ quan tổ chức thông qua việc làm giả giấy tờ.

Dấu treo thuộc quyền sử dụng của 1 cơ quan nhất định. Đó có thể là tổ chức hay doanh nghiệp có quy định cụ thể riêng và được sử dụng theo đúng quy định của Nhà nước.

Chẳng hạn: Khi bạn được người khác ủy quyền để tiến hành đóng dấu hay ủy quyền đóng lại cho đối tượng nào đó. Cụ thể như lĩnh vực bán hàng, người bán sẽ trực tiếp đóng dấu tên của tổ chức ở trên hóa đơn và ghi rõ họ tên lên đó. Bởi vậy, chúng ta hoàn toàn có thể áp dụng theo cách làm của Nghị định trên để thực hiện đóng dấu treo nhanh chóng và chuẩn xác trên văn bản.

Dấu treo và dấu giáp lai có gì khác nhau?

Đóng dấu giáp lai được hiểu là việc sử dụng con dấu để đóng lên lề trái hoặc phải của văn bản gồm 2 tờ trở lên. Toàn bộ các tờ đó cần phải có thông tin về con dấu giáp lai để đảm bảo tính chân thực đồng thời hạn chế tình trạng thay đổi hoặc giả mạo nội dung văn bản. Để hiểu rõ hơn, mời các bạn theo dõi bài viết “đóng dấu giáp lai là gì”?

Cho dù khái niệm về dấu treo và giáp lai được trình bày rõ ràng song rất nhiều người vẫn nhầm lẫn về chức năng của 2 con dấu này. Để phân biệt chúng, mời các bạn theo dõi bảng đánh giá nhanh mà Luật Hùng Sơn nghiên cứu được dưới đây!

So sánh Dấu treo Dấu giáp lai Mục đích Xác nhận doanh nghiệp Xác thực văn bản đặc biệt là các loại văn bản có nhiều tờ Vị trí đóng dấu Đóng ở trên đầu trang văn bản và được đè lên 1 phần của tên hay địa chỉ công ty, tổ chức. Đóng vào khoảng giữa của hai văn bản Giá trị pháp lý Không có giá trị pháp lý và không có khả năng chứng thực. Có giá trị pháp lý, dùng để chứng thực độ chuẩn xác và khách quan của văn bản. Các giấy tờ đóng dấu Các văn bản về thông báo của cơ quan, tổ chức như hóa đơn, giấy thực tập,… Hợp đồng, bằng cấp hay các loại giấy tờ có đính kèm ảnh và những giấy tờ nội dung có nhiều trang.

Qua bài viết trên đây, chắc hẳn các bạn đã hiểu được đóng dấu treo là gì? Đóng dấu treo khi nào? Và các quy định cần nắm vững khi tiến hành đóng con dấu này. Nếu như muốn tìm hiểu thêm những thông tin liên quan tới luật pháp, hãy để lại ý kiến của mình trên trang web https://luathungson.vn/ nhé!