Đối soát vận chuyển là gì? Quy trình đối soát COD tối ưu nhất

Ship COD dần đã ăn vào máu của những người đặt hàng online, buộc các shop cũng phải nương theo đó mà đưa ra chính sách kinh doanh phù hợp. Tuy nhiên, hiện nay nhiều shop mới toanh gặp rất nhiều bất cập như trả thiếu tiền, chênh lệch về giá dịch vụ,… Để tránh những vấn đề này thì cách duy nhất bạn cần làm đó là quản lý tiền COD và đối soát vận chuyển. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để chia sẻ cách quản lý tiền COD cũng như đối soát nhé.

Đối soát là gì?

Đối soát được hiểu là quá trình thực hiện kết hợp đối chiếu và rà soát thông số các chi phí. Bao gồm: đối chiếu, so sánh chi phí trong kinh doanh, đấu thầu, vận chuyển,… Đặc biệt là đối soát tiền thu hộ COD trong quá trình kinh doanh, mua sắm với đơn hàng online.

Trong dịch vụ vận chuyển đối soát là quá trình shipper chuyển khoản số tiền thu hộ và phí dịch vụ của các đơn hàng hoàn thành trước lịch đối soát với công thức tính tiền đối soát.

Theo đó, công thức tính Tiền đối soát GHTK sẽ được tính như sau:

Tiền đối soát = Tiền thu hộ + Shop trả trước (nếu có) + Shop trả phí khi trả hàng (nếu có) – Phí giao hàng – Phí bảo hiểm (nếu có) – Phí chuyển hoàn (nếu có) – Phí lưu kho (nếu có) – Phí thay đổi địa chỉ (nếu có) – Phí đồng kiểm (nếu có) + Khuyến mãi (nếu có) – Phí chuyển khoản

Tại sao cần quản lý đối soát với bên vận chuyển?

Khi chủ shop đăng ký sử dụng dịch vụ ship hàng thu tiền hộ nghĩa là bên giao hàng sẽ giữ lại khoản tiền bằng với giá trị đơn hàng mà bạn đã đặt.

>> Xem thêm: Kinh nghiệm ship hàng đi tỉnh nhanh chóng, đơn giản

Quản lý đối soát vận chuyển chủ yếu để thu hồi lại số tiền vốn bán hàng bên giao hàng và kiểm tra thông số chi phí xem có sự chênh lệch và sai sót nào hay không. Bên cạnh đó, việc quản lý đối soát nhằm tránh các vấn đề về hàng hoá như: thất lạc, giao sai hàng, hư hỏng hàng hóa và tính sai cước phí.

Quy trình quản lý đối soát với bên vận chuyển

Đầu tiên, nếu bạn muốn đối soát thì bạn cần phải có file gốc và đối soát cả hai chiều chứ không phải là đối soát chỉ trên chính file mà nhà vận chuyển đã gửi. File gốc là file mà bạn sử dụng để lưu trữ những danh sách cùng trạng thái đơn hàng mà bạn đã gửi cho vận chuyển.

Cụ thể quy trình quản lý đối soát như:

Nhập liệu cho file gốc

Với cửa hàng đang sử dụng phần mềm bán hàng thì khi chốt được đơn hàng, chỉ cần nhập dữ liệu đơn hàng vào phần mềm.

Cho đến khi chuyển giao hàng hóa cho bên vận chuyển thì bạn sẽ xuất được danh sách đơn hàng từ phần mềm bán hàng để shipper xác nhận đã giao hàng. Sau đó gửi mail danh sách cho đơn vị vận chuyển xác nhận về lượng đơn hàng. Bên vận chuyển cũng gửi ngược lại cho bạn kèm mã bill của từng đơn hàng trong file.

Hãy kiểm tra file bên vận chuyển có sai sót nào không. Nếu không thì sử dụng hàm Vlookup để nhập mã bill lên trên file gốc

Với đơn hàng thành công và đã chuyển tiền cho người bán thì sẽ được hiển thị là hoàn thành. Còn với đơn mà người mua không nhận thì trạng thái sẽ là Xác nhận hoàn hàng.

Đối soát dữ liệu

Đối soát dữ liệu được chia làm nhiều khâu nhỏ hơn:

Đối soát tiền COD

Cần phải có file gốc chuẩn để thực hiện đối soát. Vì một khi đã thực hiện là tương tác hai chiều. Khi các đơn vị vận chuyển trả tiền cho shop sẽ gửi kèm file xác nhận số tiền đã chuyển về của từng đơn hàng.

Tiếp tục sử dụng dùng lệnh Vlookup để tìm ra đơn trên file gốc và chuyển trạng thái Hoàn thành. Bạn sẽ đối soát dựa trên mã bill của những đơn hàng.

Khi đối soát nếu bạn thấy phát sinh đơn quá hạn nhưng chưa nhận tiền hoặc những đơn hoàn hàng thì hãy thống kê lại danh sách những đơn lỗi và yêu cầu bên vận chuyển giải trình.

Đối soát tiền cước vận chuyển

Nếu như deal được đồng giá với các bên vận chuyển thì việc này khá đơn giản là nhân lên cước mỗi đơn với tổng đơn là đã gửi xong. Song, nếu đơn hàng của bạn ứng với nhiều mức COD thì phải thực hiện việc đối soát để kiểm tra độ chính xác của kết quả.

Đối soát việc chuyển hoàn hàng hoá

Việc đối soát hàng hoá để kiểm tra chất lượng hàng hoá được hoàn trả cho cửa hàng sau quá trình vận chuyển có thất lạc hay hư hỏng hay không.

Việc thiệt hại hàng hóa sẽ gây ảnh hưởng lớn đến nguồn vốn kinh doanh vì thế khi xảy ra vấn đề tình trạng hàng hoá thì phải cần liên lạc với đơn vị vận chuyển để yêu cầu bồi thường.

Những điểm cần lưu ý để quản lý đối soát nhàn hơn

Để không phải gặp tình trạng vò đầu bứt tai trong quá trình đối soát, bạn cần lưu tâm đến việc lưu trữ file gốc. File gốc ở đây là tất cả danh sách thông tin, trạng thái đơn hàng đã được gửi đi cho đơn vị vận chuyển.

Với các cửa hàng đã sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để lưu trữ đơn hàng và đẩy đơn đi vận chuyển thì thông tin này được lưu trữ tự động và cửa hàng không mất nhiều thời gian để làm việc, dù lượng đơn có được đẩy lên ngàn đơn mỗi ngày.

Ngoài ra, điều quan trọng cần phải nhắc đến đúng 3 lần. Chủ shop cần check lại thật kỹ từng đơn hàng nhằm đảm bảo mọi thông tin đều chính xác. Đây là điều cơ bản để bạn đảm bảo quá trình giao nhận cũng như đối soát vận chuyển.

Giải pháp quản lý đối soát vận chuyển chính xác

Ở Việt Nam dịch vụ ship COD được áp dụng rất phổ biến trong mấy năm gần đây đặc biệt trong thị trường kinh doanh online. Tuy dịch vụ này mang lại nhiều lợi ích cho người tiêu dùng nhưng còn nhiều hạn chế gây lo lắng cho người tiêu dùng như chưa kiểm soát được chi phí từ dịch vụ này.

Dịch vụ ship COD như bữa ăn cơm hằng ngày của các đơn vị kinh doanh online. Tuy nhiên thách thức lớn nhất vẫn là chưa tối ưu được quá trình đối soát, mất nhiều thời gian khiến quá trình bán hàng trở nên chậm trễ.

Vì thế, Goship mang đến cho bạn giải pháp hỗ trợ quy trình thu tiền hộ cũng như đối soát chính xác, nhanh chóng, nhằm giúp tiền bán về tay nhanh hơn, tạo điều kiện xoay vòng vốn nhanh thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của mình.

Ngoài ra, Goship cũng cam kết trả COD trong 2 ngày kể từ ngày giao thành công. Cụ thể 1 tuần 3 lần vào mỗi thứ 2, thứ 4 và thứ 6.

Goship hy vọng rằng với những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp chủ shop hiểu rõ khái niệm đối soát là gì cũng như quy trình chính xác để hạn chế tối đa sai sót và đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của mình.