Hệ thống đóng và hệ thống mở (open and closed system)

Hệ thống đóng và hệ thống mở thuộc phân loại hệ thống cụ thể. Vì vậy, các đơn vị phần tử cũng như các mối quan hệ của hai hệ thống này đều có thể dễ dàng xác định bằng các nghiên cứu và quan sát thực nghiệm. Cụ thể:

Hệ thống mở (open system): Hầu hết các hệ thống cụ thể đều có ranh giới để chỉ tiếp nhận một phần các cường độ lớn của một số năng lượng vật chất hoặc để truyền thông tin ra bên ngoài. Một hệ thống như vậy là một hệ thống mở. Các yếu tố đầu vào có thể thay đổi các thành phần của hệ thống và phá vỡ hay thay thế năng lượng sử dụng trong hệ thống (Miller, 1973, trang 68).

Hệ thống đóng (closed system): “Một hệ thống cụ thể có ranh giới nhưng không cho phép sự truyền năng lượng hoặc truyền thông tin được gọi là hệ thống đóng”(Miller, 1973, trang 68). Trên thực tế, không có hệ thống cụ thể nào là hệ thống đóng hoàn toàn. Vì vậy, chỉ tồn tại hệ thống cụ thể tương đối mở hoặc tương đối đóng, và luôn tồn tại sự truyền vật chất – năng lượng trong hệ thống. Nhìn chung, về lý thuyết, hệ thống đóng là một hệ thống cụ thể bị cô lập tương đối với môi trường bên ngoài, chỉ có sự tương tác giữa các thành phần bên trong hệ thống, không có yếu tố đầu vào và đầu ra. Trong hệ thống đóng, khi năng lượng sử dụng hết, sau một khoảng thời gian nhất định, hệ thống sẽ dần dần thay đổi hoặc tan vỡ.

Hệ thống đóng và hệ thống mở cùng là một hệ thống cụ thể, có thể xác định dễ dàng thông qua nghiên cứu thực nghiệm nhưng xu hướng phát triển lại trái ngược nhau. Cụ thể, hệ thống mở (hầu hết là các hệ thống sống) luôn phụ thuộc vào môi trường trao đổi vật chất, năng lượng và thông tin. Cấu trúc của hệ thống được kiểm soát bởi các yếu tố thông tin và một số hình thức năng lượng. Trong hệ thống mở, các phần tử cũng như các mối liên hệ đều có khả năng tự điều chỉnh để phù hợp với môi trường bên ngoài, vì vậy, các hệ thống mở có khả năng trao đổi rộng rãi hơn trên nhiều khía cạnh khi tồn tại trong môi trường xác định. Ngược lại, hệ thống đóng không có xu hướng tiếp nhận nguồn vật chất, năng lượng cũng như trao đổi thông tin với môi trường bên ngoài, vì vậy theo sự phát triển của thời gian, hệ thống đóng sẽ càng ngày càng thu hẹp và hạn chế hoạt động.

Theo kết quả nghiên cứu của Katz và Kahn (1966), hệ thống mở bao gồm mười đặc điểm chung, cụ thể như sau: Thứ nhất, hệ thống luôn tiếp nhận nguồn năng lượng từ bên ngoài thể hiện sự tác động từ môi trường bên ngoài đến hoạt động của hệ thống, đảm bảo duy trì hoạt động của hệ thống. Thứ hai, quá trình xuyên suốt hệ thống nhằm chuyển đổi yếu tố đầu vào thành yếu tố đầu ra, hoàn thành chu kỳ hệ thống. Thứ ba, yếu tố đầu ra là một đặc trưng cơ bản của hệ thống mở, thông qua yếu tố đầu ra, hệ thống mở thể hiện những tác động trở lại môi trường xung quanh khi tiếp nhận yếu tố đầu vào. Thứ tư, chu kỳ hệ thống mở thể hiện những hoạt động lặp đi lặp lại, xoay quanh các yếu tố đầu vào, đầu ra và các phần tử cũng như các mối liên hệ trong hệ thống. Các đặc điểm còn lại là sự hỗn loạn tiêu cực; thông tin đầu vào và quá trình mã hóa; duy trì sự cân bằng và tính năng động nhằm thích ứng của hệ thống; sự khác biệt; tích hợp và điều phối; và sự bình đẳng.

Trong khi đó, hệ thống đóng (ví dụ như sinh quyển), chỉ tiếp nhận đầu vào là năng lượng. Sự khác biệt giữa hệ thống đóng và hệ thống mở chỉ mang tính tương đối. Một sinh vật bất kỳ là ví dụ điển hình của hệ thống mở; nhưng xét trong môi trường đặc thù của nó, sinh vật này có thể là một hệ thống đóng.

Các hệ thống mở có xu hướng tiến tới cấu trúc phức tạp hơn do tồn tại trong trạng thái hỗn loạn (entropy). Tuy nhiên, trong hệ thống mở, các sinh vật ở trạng thái cân bằng có thể tồn tại trong một thời gian dài nhờ việc sử dụng yếu tố đầu vào (vật chất và năng lượng) không đổi. Trong khi đó, đối với hệ thống đóng, tình trạng hỗn loạn có xu hướng giảm xuống và đôi khi có thể được gọi là hệ thống chết (dying system). Khi đạt đến trạng thái ổn định, hệ thống đóng không có khả năng thực hiện bất kỳ hoạt động nào. Ngoài ra, hệ thống đóng hoàn toàn khác với hệ thống bị cô lập (isolated system). Hệ thống bị cô lập là một hệ thống có ranh giới nhưng hoàn toàn không tiếp nhận bất kỳ yếu tố đầu vào nào. Loại hệ thống này không phụ thuộc vào cấu trúc hay loại hình của nó và có xu hướng chuyển trạng thái từ hỗn loạn sang ổn định.

Hệ thống đóng và hệ thống mở đều tồn tại trong một môi trường. Ngoài ra, môi trường còn bao gồm tất cả các hệ thống ở cấp cao hơn chưa hệ thống đóng và hệ thống mở. Môi trường là bất kỳ hiện tượng nào có tác động đến quá trình và hành vi của hệ thống và có thể nằm ngoài tầm kiểm soát trực tiếp của hệ thống. Nói cách khác, môi trường có thể kiểm soát hệ thống đóng và hệ thống mở, nhưng hai loại hệ thống này (cũng như hệ thống nói chung) không thể kiểm soát được môi trường (Miller, 1973).

Các tổ chức con người là ví dụ điển hình của hệ thống mở. Ranh giới của hệ thống mở này được xác định theo ngữ cảnh, liên minh và đối thủ cạnh tranh của hệ thống. Các tổ chức bao gồm các hệ thống sống gắn kết với nhau dựa trên mạng lưới các bên liên quan. Các mạng lưới này phát triển trên cơ sở các tương tác xảy ra trong ranh giới xác định. Ngược lại, ranh giới của các hệ thống đóng được xác định rõ ràng và có tính tự điều chỉnh nội bộ cho đến khi cung cấp đủ năng lượng cho toàn hệ thống.

Ngoài ra, các tổ chức con người (hệ thống mở) có nguy cơ hỗn loạn tiêu cực. Đây là khả năng tự nhiên của một hệ thống rơi vào tình trạng suy thoái theo thời gian (Bartol và Martin, 1994). Các hệ thống mở phụ thuộc vào quá trình phân biệt (differentiatiare). Về cơ bản, đây là quá trình phân chia hệ thống thành nhiều tiểu hệ thống chuyên biệt hơn để đối phó với tình trạng phức tạp ngày càng tăng do sự phát triển của tổ chức. Trong quá trình phân biệt này, tổ chức phải đối mặt với một số khó khăn, đặc biệt là cần phải duy trì mối liên hệ giữa các tiểu hệ thống để duy trì bản sắc và văn hóa tổ chức. Quá trình hội nhập luôn song song với quá trình phân biệt. Hội nhập chính là sự liên kết hành động của các bộ phận và toàn tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu chung.

Nhìn chung, trong quá trình phát triển, hệ thống mở từ một hệ thống cụ thể đơn giản có xu hướng phát triển thành một hệ thống trừu tượng phức tạp hơn, gây khó khăn cho quá trình quản lý, điều khiển hệ thống. Ngược lại, hệ thống đóng thuận lợi hơn khi nó tương đối ổn định trong một khoảng thời gian dài. Tuy nhiên, khi đạt trạng thái cân bằng ổn định, hệ thống đóng không có khả năng thực hiện bất kỳ hoạt động nào. Chính vì vậy, khi nghiên cứu áp dụng, cần vận dụng tối đa những lợi thế và hạn chế các điều kiện khó khăn trong từng loại hệ

Nguồn: Phan Thanh Tú, Vũ Mạnh Chiến, Phạm Văn Kiệm, Lưu Đức Tuyến, Nguyễn Thị Hồng Nga (2018), Học Thuyết Doanh Nghiệp, NXB Lao Động – Xã Hội, trang 469-471.