Cách tổ chức tiệc tất niên công ty

Không đơn thuần là một buổi tiệc, tiệc Tất niên có vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hoá doanh nghiệp, là dịp để nhìn lại, tổng kết chặng đường đã qua; tuyên dương, tri ân nỗ lực của nhân viên và đề ra những hướng đi mới cho năm tới. Với 7 bước hoàn hảo dưới đây, PITO tin bạn hoàn toàn có thể chuẩn bị một buổi tiệc Tất niên chỉn chu, ý nghĩa cho doanh nghiệp.

Bước 1: Lên ý tưởng tổ chức tiệc Tất niên

Mỗi năm, công ty có rất nhiều sự kiện khác nhau, nếu như buổi tiệc Tất niên cũng không có gì mới mẻ sẽ khó thu hút và gây ấn tượng với các thành viên trong công ty. Chính vì vậy, bước đầu tiên khi chuẩn bị tiệc Tất niên, bạn nên nghĩ về ý tưởng tổ chức tiệc thật độc đáo, mới mẻ. Đây là “xương sống” cho tất cả sự chuẩn bị về sau như thiết kế thiệp mời, trang hoàng không gian, sân khấu hoặc xây dựng thực đơn tiệc Tất niên…

Một số ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm, công ty, doanh nghiệp có thể tham khảo, áp dụng như:

• Lễ trao giải Oscar: Với chủ đề này, những vị khách sẽ tham dự những bộ cánh tuyệt đẹp đi trên thảm đỏ và được trao giải trên sân khấu. Đây là hình thức ẩn dụ hoá, thay thế những buổi tiệc Tri ân quen thuộc hàng năm.
• Bữa tiệc hóa trang: Người tham dự đeo những chiếc mặt nạ đẹp đẽ cùng những bộ hóa trang dạ tiệc sặc sỡ như một bữa tiệc hóa trang điển hình của phương Tây.
• Gala Trắng Đen: Chủ đề được tạo cảm hứng bởi một xu hướng vào những năm 60 của thế kỷ XX. Người tham dự chỉ mặc trang phục đen hoặc trắng, đây cũng là dresscode của buổi tiệc.
• Tiệc tất niên gần gũi với thiên nhiên: Bữa tiệc với thực đơn toàn món đặc sản tươi ngon nhất được sắp xếp tại một không khí gần gũi với thiên nhiên hoặc tiệc BBQ ngay tại hồ bơi, sân vườn.
• …

Lưu ý nhỏ, khi lên ý tưởng cho buổi tiệc bạn nên chú ý đến tính thương hiệu, các màu sắc, nội dung chương trình nên xoay quanh bộ nhận diện thương hiệu của công ty, đảm bảo buổi tiệc mang tính cộng đồng, gắn kết nhân viên, khách hàng, đối tác nhưng vẫn thể hiện được nét riêng của doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định đối tượng, lên danh sách khách mời

Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến: địa điểm, không gian tổ chức, bàn tiệc, quà tặng (nếu có)… Vì vậy, nếu không lên danh sách khách mời trước thì dễ dẫn đến quá tải cho buổi tiệc, doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình hoặc nghiêm trọng hơn là thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.

Chính vì thế, các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều nên xác định đối tượng khách mời, có mở rộng cho đối tác, khách hàng, gia đình nhân viên không hay chỉ nội bộ công ty? Số lượng khách tham dự nên được kiểm soát và đăng ký từ trước. Khi buổi tiệc diễn ra, chỉ những khách có thư mời hoặc có tên trong danh sách đã đăng ký với ban tổ chức mới được tham gia tiệc.

Doanh nghiệp có thể tham chiếu quy trình lập danh sách sau:

1. Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời.
2. Lập các loại danh sách khách mời.

Tương ứng như cách phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:

• Danh sách khách VIP.
• Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…).
• Danh sách khách mời bí mật (Đối tượng này tham gia vào một phần chương trình, gây bất ngờ…).
• Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.
• …

Việc lên danh sách khách mời cũng cần được chia ra theo từng phân khúc, đối tượng khách mời. Để có thể sắp xếp vị trí, khu vực bàn tiệc. Điều này cũng dễ dàng cho việc thiết kế và gửi thư mời. Đặc biệt, thư mời nên được gửi từ sớm, cách ngày tổ chức ít nhất 1 tuần để khách mời có thể sắp xếp tham dự.

Trong danh sách khách mời khi mới lập, có thể chỉ cần các thông tin cơ bản như:

• Họ tên của khách mời.
• Chức danh/đơn vị công tác.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại (Email, fax, website,…).
• Những điểm cần chú ý về độ tuổi, yêu cầu ẩm thực,…

Bước 3: Tìm kiếm không gian, thống nhất thời gian tổ chức

Khi xác định tổ chức tiệc Tất niên tại nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị, tổ chức tiệc, doanh nghiệp cần chủ động tìm kiếm, đặt chỗ trước ít nhất 1 – 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được địa điểm tổ chức. Vì đây là giai đoạn có rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm hay sự kiện đặc biệt. Việc tìm và đặt chỗ trước có thể giúp bạn tiết kiệm được chi phí, cơ hội tìm được vị trí cũng cao hơn các ngày cận Tết.

Nếu muốn tổ chức tiệc Tất niên tại các không gian trong nhà, bạn có thể khảo sát các địa điểm như:

• Trung tâm hội nghị
• Khách sạn có sảnh tiệc đủ rộng
• Sảnh công ty
• Nhà hàng sân vườn
• Quán bar
• Beer – Club…

Tiệc tổ chức tại không gian ngoài trời có thể tham khảo các địa điểm:

• Khu du lịch sinh thái
• Sân vườn chuyên tổ chức sự kiện
• Bãi biển…

Một số lưu ý quan trọng nên cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc Tất niên:

• Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố
• Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch
• Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn
• Là không gian đủ lớn với số lượng khách mời đã ấn định
• Có bãi đỗ xe rộng rãi

Thời gian tổ chức tiệc Tất niên thường là vào ngày cuối cùng làm việc của công ty. Doanh nghiệp cần lưu ý một số nhân viên sẽ về quê để đón tết. Vì thế thời điểm tổ chức nên trước tết Nguyên đán khoảng 2 – 3 tuần. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài vào tầm 120 phút là vừa, vào lúc 18 giờ – 20 giờ.

Hiện nay, nhiều công ty đang chọn tổ chức tiệc Tất niên ngay tại văn phòng, vừa tiết kiệm chi phí địa điểm, vừa thuận tiện về thời gian di chuyển của nhân viên, khách mời. Bạn có thể cân nhắc giải pháp này!