Hàm SUMIF Trong Kiểm Toán – Công Cụ Không Thể Bỏ Qua

Bạn sử dụng hàm SUMIF để tính tổng các giá trị trong một phạm vi đáp ứng tiêu chí mà bạn xác định. Ví dụ: giả sử trong một cột chứa các số, bạn chỉ muốn tính tổng những giá trị lớn hơn 5. Bạn có thể sử dụng công thức sau: =SUMIF(B2:B25,”>5″)

1. Công Dụng Của Hàm SUMIF

• Kết chuyển các bút toán cuối kỳ
• Tổng hợp số liệu từ Bảng nhập liệu (BNL) lên Bảng cân đối phát sinh tháng/năm, lên bảng nhập xuất tồn kho, lên Bảng tổng hợp phải thu, phải trả cho khách hàng …
• và các bảng tính có liên quan.

2. Cách Dùng Hàm Sumif

• Cú pháp hàm Sumif

  • =SUMIF (range, criteria, [sum_range])
  • =SUMIF (Dãy ô điều kiện, điều kiện cần tính, dãy ô tính tổng)

• Giải thích

  • Dãy ô điều kiện: Là dãy ô chưa điều kiện cần tính. Ví dụ: Là dãy ô chứa tài khoản trong cột TK Nợ/TK Có trên BNL, hoặc dãy ô chứa mã hàng trên Phiếu nhập kho, Xuất kho…
  • Điều kiện cần tính: Phải có “Tên“ trong dãy ô điều kiện. Cụ thể trong bài: Là Tài khoản cần tính trên BNL hoặc mã hàng trên kho ( bảng Nhập Xuất Tồn ) hoặc TK cần tổng hợp trên bảng Cân đối phát sinh…. ( Điều kiện cần tính chỉ là một ô )
  • Dãy ô tính tổng: Là dãy ô chưa giá trị tương ứng liên quan đến điều kiện cần tính. Cụ thể trong bài: là cột phát sinh Nợ hoặc phát sinh Có trên BNL…. Chú ý: Điểm đầu và điểm cuối của dãy ô tính tổng và dãy ô điều kiện phải tương ứng nhau.

• Tips cho bạn

  • Khi muốn tuyệt đối dòng hoặc cột ( việc tuyệt đối dòng hoặc cột là tuỳ vào từng trường hợp):
  • Bấm F4 (1 lần): Để có giá trị tuyệt đối ( tuyệt đối được hiểu là cố định cột và cố định dòng – ($cột$dòng); Ví dụ: $E$12 – tức là cố định cột E và cố định dòng 12
  • Bấm F4 (2 lần): Để có giá trị tương đối cột và tuyệt đối dòng – được hiểu là cố định dòng thay đổi cột – (cột$dòng) ; Ví dụ: E$12 – tức là cố định Dòng 12, không cố định cột E
  • Bấm F4 (3 lần): Để có giá trị tương đối dòng và tuyệt đối cột – được hiểu là cố định cột thay đổi dòng – ($cột dòng) ; Ví dụ: $E12 – tức là cố định Cột E, không cố định dòng 12.

3. Các Lỗi Thường Gặp Khi Dùng Hàm SUMIF

• Lỗi 1: Công thức tham chiếu đến ô trong một workbook đã đóng

  • Nguyên nhân: Hàm SUMIF/SUMIFS tham chiếu đến một ô hoặc phạm vi trong một workbook đã đóng sẽ dẫn đến lỗi #VALUE!.
  • Giải pháp: Mở cửa sổ làm việc được chỉ ra trong công thức và nhấn F9 để làm mới các công thức.

• Lỗi 2: Các chuỗi tiêu thức nhiều hơn 255 ký tự

  • Nguyên nhân: Hàm SUMIF/SUMIFS trả về kết quả sai khi bạn tìm cách để khớp các chuỗi dài hơn 255 ký tự.
  • Giải pháp: Rút ngắn chuỗi nếu có thể. Nếu bạn không thể rút ngắn này, sử dụng hàm CONCATENATE hoặc dấu và (&) toán tử ngắt xuống giá trị vào nhiều chuỗi.
  • Ví dụ: = SUMIF(B2:B12,”long string”&”another long string”)

• Lỗi 3: Trong SUMIFS, đối số criteria_range là không nhất quán với đối số sum_range

  • Nguyên nhân: Các đối số phạm vi phải luôn giống nhau trong SUMIFS. Có nghĩa là gì các đối số criteria_range và sum_range nên tham chiếu đến cùng số hàng và cột.
  • Ví dụ: công thức được phép để trả về tổng doanh số bán hàng ngày quả táo trong Bellevue. Đối số sum_range (C2:C10) Tuy nhiên không tương ứng với cùng số hàng và cột trong các đối số criteria_range (A2:A12 & B2:B12) . Cú pháp = SUMIFS (C2:C10,A2:A12, A14,B2:B12, B14) sẽ dẫn đến #VALUE! lỗi.
  • Giải pháp: Theo dõi ví dụ này, thay đổi sum_range thành C2:C12 và thử lại công thức.

>> Xem thêm: VLOOKUP Là Hàm Gì?

[FREE DOWNLOAD] TUYỂN TẬP KINH NGHIỆM 10 PHẦN HÀNH KIỂM TOÁN CƠ BẢN