Excel là một công cụ vô cùng thiết yếu đối với công tác kế toán trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, một kế toán bắt buộc phải sử dụng thành thạo phần mềm này để quá trình làm việc được nhanh chóng và chính xác hơn. Dưới đây là một số hàm excel thông dụng mà kế toán phải nắm trong lòng bàn tay.

1. Hàm MAX và hàm MIN

• Hàm MAX trả về kết quả là giá trị lớn nhất trong dãy được chọn, thường dùng để tìm số lớn nhất trong một dãy số. Cú pháp: =MAX(Number 1, Number 2,…) Trong đó: Number 1, Number 2,… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất trong đó.

• Hàm MIN ngược lại với hàm MAX, tức là trả về kết quả là giá trị nhỏ nhất trong dãy được chọn. Cú pháp: =MIN(Number 1, Number 2,…) Trong đó: Number 1, Number 2,… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất trong đó.

2. Hàm AND và hàm OR

• Hàm AND bao gồm các đối số là các hằng hoặc biểu thức logic. Hàm trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số của nó đều đúng và trả về giá trị FALSE nếu ít nhất một đối số trong đó sai. Cú pháp: =AND(Logical 1, Logical 2,…) Trong đó: Logical 1, Logical 2,… là các biểu thức logic.

• Hàm OR cũng bao gồm các đối số như hàm AND, tuy nhiên nó sẽ trả về giá trị TRUE khi ít nhất một trong các đối số là đúng, và trả về giá trị FALSE khi tất cả các đối số của nó đều sai. Cú pháp : =OR(Logical 1, Logical 2,…) Trong đó: Logical 1, Logical 2,… là các biểu thức logic.

• Lưu ý : – Các đối số trong hàm AND và OR phải là biểu thức logic. – Hàm AND và OR thường được ghép với các hàm khác để thực hiện các phép tính phức tạp.

3. Hàm IF

Hàm IF là một trong những hàm đa năng và được sử dụng nhiều nhất trong excel, nó sẽ trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng và trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai.

Cú pháp : = IF(Logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

Trong đó: – Logical_test là biểu thức điều kiện. – [value_if_true] là giá trị được trả về nếu điều kiện đúng. – [value_if_false] là giá trị được trả về nếu điều kiện sai.

4. Hàm SUM, AVERAGE và COUNT

Cả 3 hàm này đều được thực hiện trên một dãy được chọn. Hàm SUM tính tổng tất cả các số trong dãy, hàm AVERAGE tính giá trị trung bình của tất cả các số trong dãy, còn hàm COUNT dùng để đếm số lượng các ô có chứa dữ liệu kiểu số trong dãy.

Cú pháp: • =SUM(Number1, Number2, Number3…) • =AVERAGE(Number1, Number2, Number3…) • =COUNT(Value1, Value2, Value3…)

5. Hàm SUMIF, AVERAGEIF, COUNTIF

Nhóm hàm này có tác dụng tương tự như SUM, AVERAGE và COUNT, tuy nhiên có thêm điều kiện và chúng chỉ thực hiện trên các ô thỏa mãn điều kiện đưa ra.

Cú pháp: • =SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) • =AVERAGEIF(Range, Criteria, Sum_range) Trong đó Range là vùng chứa điều kiện, Criteria là điều kiện đưa ra còn Sum_range là vùng cần tính tổng. • =COUNTIF(range,criteria) Trong đó range là vùng cần đếm, criteria là điều kiện.

6. Hàm VLOOKUP và HLOOKUP

Cả 2 hàm trên đều là hàm tìm kiếm, tuy nhiên VLOOKUP sẽ tìm kiếm theo cột còn HLOOKUP sẽ tìm kiếm theo hàng.

Cú pháp : • =VLOOKUP(Lookup Value, Table Array, Col idx num, [range lookup]) • =HLOOKUP(Lookup Value, Table Array, Col idx num, [range lookup])

Trong đó: – Lookup Value là giá trị dùng để dò tìm. – Table Array là bảng giá trị dò để so sánh với giá trị dùng để dò tìm. Vùng này cần phải để ở dạng địa chỉ tuyệt đối. – Col idx num: là thứ tự cột/hàng dữ liệu mà bạn muốn lấy trong phép so sánh – Range lookup là phạm vi tìm kiếm. 1 tương ứng với dò tìm tương đối và 0 tương ứng với dò tìm tuyệt đối.

Hiện nay thay vì việc sử dụng phần mềm excel, nhiều doanh nghiệp siêu nhỏ đã tiến hành chuyển đổi sử dụng phần mềm kế toán để phục vụ công tác quản lý tài chính – kế toán của doanh nghiệp mình. Phần mềm kế toán EasyBooks dành cho mọi đối tượng doanh nghiệp, giúp kế toán thực hiện nghiệp vụ vô cùng đơn giản, số lượng tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ, mẫu biểu, báo cáo đều tối giản hơn rất nhiều so với phần mềm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp lớn. Giao diện của EasyInvoice thân thiện và dễ sử dụng với hệ thống biểu đồ phân tích chi tiết. Phần mềm phù hợp với cả các doanh nghiệp siêu nhỏ có kế toán tự thực hiện công tác kế toán và cả các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Điện thoại: 0981 772 388 – 0919 510 089

Email: [email protected]

Địa chỉ: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội