Cách làm bảng kế hoạch làm việc tuần hiệu quả – Bí quyết thành công

Cách làm bảng kế hoạch làm việc tuần giúp bạn duy trì lịch làm việc cho mỗi ngày công việc sẽ trở nên hiệu quả hơn. Vậy làm thế nào để có thể lập được một bảng kế hoạch làm việc tuần hiệu quả ?

Mời các bạn cùng đón đọc bài viết dưới đây của Indangguyen.com. Chúng tôi là một xưởng sản xuất sổ tay, sổ da, đồ da uy tín trên thị trường. Nhiều năm qua chúng tôi luôn duy trì bảng kế hoạch công việc tuần để có thể phát triển trong vông việc.

Bạn có thể làm được nhiều việc mà bạn muốn hơn và ít có khả năng quên công việc hoặc bị phân tâm. Nhưng để thấy hiệu quả mang lại ngay thì rất khó từ đó nhiều bạn sẽ có tâm lí chán nản và từ bỏ. Vậy nên đó là lí do tại sao chúng ta phải cần bảng kế hoạch làm việc tuần.

Hướng dẫn Cách làm bảng kế hoạch làm việc tuần hiệu quả

Lựa chọn 1 cuốn sổ tay để lập kế hoạch cho tuần

Chọn một cuốn sổ tay planner hoặc 1 cuốn có lịch và đảm bảo cuốn lịch có đủ chỗ để bạn liệt kê công việc. Lưu ý hãy dành chỗ để lên kế hoạch hàng giờ, hàng ngày, hoặc hàng tuần. Hãy chọn loại nào phù hợp nhất với mong muốn và nhu cầu của bạn. Dù bạn chọn gì, hãy tập trung vào lựa chọn đó.

Cũng có nhiều loại sổ làm việc điện tử dùng cho điện thoại hoặc máy tính xách tay có thể đồng bộ hóa với các thiết bị điện tử giúp bạn xem lịch làm việc ở bất cứ nơi nào. Ngoài ra, có nhiều ứng dụng giúp bạn lập lịch làm việc hàng ngày, trong đó có phần nhắc việc và hẹn giờ.

Nếu bạn sử dụng sổ điện tử, có thể bạn thấy háo hức trong một vài ngày cho đến khi quen với cách thức mới. Hãy duy trì cả hai cách này trong vài ngày đầu và kiểm tra để không ghi trùng hay bỏ sót việc nào nhé.

Xem thêm : SỔ TAY THÔNG MINH – SỰ KẾT HỢP GIỮA MOLESKINE VÀ EVERNOTE

Sắp xếp công việc khi lập kế hoạch

Với sổ điện tử cho phép bạn bôi màu các nhiệm vụ hoặc công việc khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tô màu đỏ đối với những nhiệm vụ liên quan đến công việc, màu xanh lam đối với hoạt động ở trường, màu xanh lá cây đối với việc nhà, màu da cam đối với các kỳ nghỉ, và màu hồng đối với hoạt động thể dục.

Bạn cũng có thể làm việc này dễ dàng khi sử dụng lịch làm việc bằng giấy hoặc sổ ghi chép; đơn giản là dùng bút màu hoặc bút đánh dấu. Khi đã phân biệt được các nhiệm vụ khác nhau cần lên lịch, bạn có thể nghiên cứu ưu tiên làm việc gì trước.

Sắp xếp công việc là một trong những bước rất quan trọng để bạn có thể thực hiện được kế hoạch tuần của mình.

Sắp xếp và tô màu nhiệm vụ cũng là cách giúp bạn hình dung và hiểu được phần lớn thời gian của bạn dành để làm gì. Ví dụ, bạn thấy rất nhiều màu đỏ (công việc) và xanh lá cây (việc nhà) trong lịch làm việc, nhưng rất ít màu hồng (tập thể dục). Nhìn thấy việc tập thể dục rất ít sẽ giúp bạn có động lực sắp xếp nhiều thời gian hơn cho hoạt động này. Rồi sau đó khi tự ngồi thống kê lại bạn sẽ có thể phân tích và cải thiện tình hình hiện tại theo mục tiêu mà bạn mong muốn.

Dành ưu tiên cho các nhiệm vụ.

Trong quá trình sắp xếp nhiệm vụ, điều quan trọng nhất là bạn cần phải xác định dược nhiệm vụ nào là nhiệm vụ quan trọng nhất cần phải được thực hiện trước tiên mà không thể trì hoãn.

Nhìn vào ví dụ sau đây, bạn sẽ hiểu hơn đối với việc lựa chọn sắp xếp công việc. Giả sử bạn đang phải làm một bài luận và một bản báo cáo thí nghiệm và phải trình bày cả hai trong cùng một tuần. Vậy thì phải làm sao?

Thực hiện nhiệm vụ này, chúng ta có thể tiến hành theo những bước dưới đây:

Thứ nhất, tự đặt ra một số câu hỏi để xem nhiệm vụ nào cần thực hiện trước, thời gian hoàn thành trong bao lâu:

Nhiệm vụ nào tới kỳ hạn trước?

Nhiệm vụ nào cần nhiều thời gian thực hiện và hoàn thiện?

Xét về giá trị thì nhiệm vụ nào quan trọng nhất?

Nhiệm vụ nào khó khăn nhất?

Cần quyết định đâu là sự ưu tiên của bạn, thời gian, hoàn thành, hạn nộp kết quả cụ thể, giá trị nhiệm vụ. Chỉ có bạn mới là người biết rõ về bản thân của mình nhất, cho nên hãy lựa chọn theo mức độ ưu tiên để đảm bảo sự phù hợp trong khâu thực hiện và đạt được kết quả như ý.

Đánh dấu công việc được ưu tiên.

Sau khi quyết định công việc ưu tiên nào đó thì bạn cần đánh dấu nó lại trong lịch công việc của mình. Bạn có thể xem toàn bộ lịch làm việc mỗi ngày, đặt ký hiệu cho nó theo quy ước dễ nhớ nhất của bạn. Chẳng hạn như, đặt A cạnh nhiệm vụ quan trọng nhất cần thực hiện đầu tiên, đặt B cạnh nhiệm vụ cần thực hiện vào ngày hôm sau, đặt C vào những nhiệm vụ cần được hoàn thành trước ngày thứ 7,…

Đặt thời hạn cho từng công việc

Ghi ra thời gian bạn dự kiến dành cho mỗi nhiệm vụ. Ví dụ, bạn có thể lên lịch cho một ngày nào đó để học (2 giờ), tập thể dục (1 giờ), viết hai email (30 phút), và dắt chó đi dạo (30 phút). Điều mấu chốt là dành đủ thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ; bạn sẽ chỉ khiến bản thân bị căng thẳng nếu lên lịch quá dày và tính toán lượng thời gian để thực hiện nhiệm vụ không thực tế.

Hãy nhớ đặt thời gian để giúp bản thân làm việc năng suất và hiệu quả hơn nhé.

Hãy nhớ tính cả thời gian đi lại khi lên lịch làm việc. Ví dụ, bạn có cần đạp xe từ thư viện, nơi bạn học, đến phòng tập thể dục không?

Xem bài : Hướng dẫn cách viết nhật ký ngày nào cũng THÚ VỊ

Thêm thời gian nghỉ vào lịch làm việc

Hầu hết mọi người thường tính không đủ lượng thời gian để làm các nhiệm vụ. Tính tất cả thời gian được sử dụng kể cả chuẩn bị cho việc thực hiện nhiệm vụ và thu dọn sau đó sẽ giúp bạn sắp xếp lịch làm việc hàng ngày chính xác hơn.

• Luôn cố gắng tính dư thời gian làm việc thêm vài phút. Cộng thêm 25% vào thời gian dành để thực hiện nhiệm vụ trong lịch làm việc. Ví dụ, với một việc chỉ mất 4 phút thực hiện, hãy lên lịch làm trong 5 phút, với những nhiệm vụ mất 8 phút thực hiện, hãy lên lịch là 10 phút, v.v… Số phút dư ra như vậy sẽ được cộng vào và giúp bạn có thời gian đệm tránh bị muộn hoặc chậm lại.
• Tự hỏi bản thân liệu còn có những nhiệm vụ nhỏ nào khác bên cạnh những nhiệm vụ lớn hơn mà cần đưa vào trong lịch làm việc? Ví dụ, bạn có cần tắm sau khi tập thể dục? Bạn có thường dành 15 phút tán gẫu với bạn mình trong phòng thay đồ? Hầu hết mọi người đều thấy thời gian tập thể dục lên lịch là 1 giờ nhưng thực tế kéo dài hơn 2 giờ.

Dành những khoảng trống trong lịch làm việc

Giữ những khoảng trống ở cuối lịch dành cho những việc có mức ưu tiên thấp hơn hoặc việc phát sinh sau đó trong tuần. Nếu hôm nay bạn có thời gian hoặc vào lúc nào đó trong tuần, bạn có thể lên kế hoạch làm những việc như vậy để chuẩn bị trước. Những công việc bổ sung này có thể bao gồm dọn dẹp kho để đồ hay sắp xếp lại hệ thống khai thuế tại nhà. Đây là những nhiệm vụ có mức ưu tiên thấp mà bạn cũng sẽ phải hoàn thành nhưng không gấp hoặc không có thời hạn cụ thể.

Và sau đó là đến với quá trình thực hiện thôi. Sau khi thục hiện được một tuần thì đây là một số điều bạn cần :

Bên cạnh những khoảng thời gian làm việc bạn cũng nên để cho cơ thể được nghỉ ngơi.

Bạn có thể xem : Các cách Viết chữ đẹp hơn dành cho người trưởng thành

Kiểm tra lịch làm việc trong cách làm bảng kế hoạch làm việc tuần

Hãy tạo thói quen kiểm tra lịch làm việc mỗi sáng và tối để chuẩn bị cho ngày hôm sau. Mỗi ngày, bạn cần dành một vài phút, có thể sau khi uống cà phê buổi sáng, hay trong lúc di chuyển, xem lại việc gì cần hoàn thành trong ngày, cần bổ sung nhiệm vụ mới hay đánh dấu công việc đã làm xong.

• Xem xét và chỉnh sửa lịch làm việc một vài phút trước khi bắt đầu thực hiện có thể là một cách hay để tạo động lực bắt đầu ngày làm việc của bạn
• Dùng đồng hồ hẹn giờ trên điện thoại hoặc máy tính để nhắc việc hoặc cuộc hẹn cho bạn. Ví dụ, nhiều cuộc hẹn với bác sĩ hoặc nha sĩ đều được đặt trước từ rất lâu. Vì vậy, sẽ rất hữu ích khi hẹn giờ nhắc rằng còn khoảng một tuần nữa là đến cuộc hẹn. Bằng cách đó, bạn có thể lên kế hoạch công việc phù hợp.

Đánh giá và điều chỉnh nếu cần thiết.

Điều quan trọng trong cách làm bảng kế hoạch làm việc tuần là kiểm tra thường xuyên xem liệu lịch làm việc có phù hợp với bạn. Một trong những cách để làm việc đó là nhìn vào lịch và đánh giá cảm xúc và suy nghĩ của bạn. Bạn có thấy hầu hết các nhiệm vụ đều được đánh dấu hoàn thành và thường cảm thấy tích cực và làm việc năng suất không? Nếu câu trả lời là “có”, nghĩa là lịch làm việc rất phù hợp với bạn!

• Tuy nhiên, nếu bạn thấy quá nhiều nhiệm vụ thường xuyên bị dồn sang ngày hôm sau (và cả ngày hôm sau nữa, v.v…) và cảm thấy nản lòng, có lẽ bạn nên điều chỉnh lịch làm việc.
• Xác định khu vực có vấn đề bằng cách nhìn vào lịch làm việc và xem công việc nào đang bị chậm lại. Có thể bạn cần đánh giá và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên nếu công việc đó quan trọng với bạn (ví dụ tập thể dục). Bạn cũng cần cân nhắc lại thời gian dành cho từng nhiệm vụ. Ví dụ, thay vì dành 2 giờ để chuẩn bị vào buổi sáng, hãy cân nhắc giảm xuống còn 1 giờ trong ba ngày mỗi tuần và dành 30 phút chạy bộ trong số thời gian vừa dư ra đó.
• Hãy nhớ rằng thay đổi lịch làm việc là chuyện thường xuyên và hoàn toàn bình thường. Phải mất nhiều thời gian mới có được lịch làm việc hàng ngày tốt nhất cho mỗi người.

Hãy đánh giá thật trung thực và đưa ra điều chỉnh để tuần sau được tốt hơn bạn nhé.

Tự thưởng cho bản thân!

Việc dành cho mình sự khích lệ tích cực sau khi hoàn thành nhiệm vụ và bám sát lịch làm việc là rất quan trọng. Sau khi làm xong việc của một ngày, hãy tự thưởng cho mình thời gian thư giãn trong bồn tắm, xem chương trình TV yêu thích hay đồ ăn ngọt. Bạn sẽ cảm thấy trọn vẹn và xứng đáng với những phần thưởng mà bạn đã đạt

Nếu bạn muốn tìm hiểu về những cách quản lý thời gian hiệu quả nhất, hãy tham khảo những bài viết dưới đây.

Nguồn : 2IDEA