Trong doanh nghiệp thường có 2 hoạt động cơ bản là xuất kho và nhập kho. Với số lượng hàng hóa lớn và công việc xuất nhập hàng diễn ra thường xuyên thì cần phải được kiểm soát bằng phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Và trong bài viết này chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu được phiếu nhập kho là gì và cách viết phiếu nhập kho đúng cách qua các thông tin dưới đây.
>>> Xem thêm: Các mẫu phiếu nhập – xuất kho tự động trên excel
Phiếu nhập kho là gì?
– Phiếu nhập kho là loại chứng từ dùng để ghi lại, theo dõi tình hình nhập hàng của doanh nghiệp. Cung cấp thông tin về nguồn tài sản cũng như biến động tài sản. Đây là cơ sở để giúp xác định các số chi tiết nguyên vật liệu, thẻ kho, hàng hóa cũng như tài sản cố định của doanh nghiệp, số liệu tồn kho…
– Phiếu nhập kho giúp kế toán có thể nắm được các thông tin về số lượng sản phẩm nhập kho. Giúp theo dõi định kỳ, đưa ra số liệu chính xác nhất trong quá trình quản lý tài sản.
– Quá trình xuất – nhập trong kho hàng được xác nhận bởi bộ phận thủ kho. Quá trình hàng được đưa vào kho bao gồm cả hàng hay các tư liệu sản xuất, vật tư,… Thủ kho sẽ thực hiện xác nhận hàng hóa nhập sau đó báo cáo với kế toán kho. Kế toán sẽ thực hiện nhập vào hệ thống quản lý kho để theo dõi giám sát hàng nhập.
Ngoài ra, phiếu xuất kho có thể do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý xử lý. Tùy theo các tổ chức, cơ quan quản lý và quy định của từng loại doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên phiếu nhập kho thường sẽ được lập thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong người lập phiếu và kế toán trưởng sẽ ký xác nhận rồi chuyển tới cho giám đốc hoặc người có ủy quyền xem xét duyệt, có chữ ký và ghi rõ họ tên.
Công dụng của phiếu nhập kho
– Phiếu nhập kho được sử dụng tại khu vực quản lý hàng hóa, các nhà kho, tư liệu sản xuất, trang thiết bị cho toàn bộ dây chuyền hệ thống sản xuất. Phiếu xuất cũng được sử dụng trong trường hợp hàng hóa được mua từ bên ngoài nhập vào kho hàng.
– Các sản phẩm mua ngoài, tự gia công, chế biến và nhận góp vốn cũng cần lập phiếu nhập kho trước khi được tiến hành đưa vào kho hàng. Phiếu nhập kho có công dụng quản lý toàn bộ hàng hóa và các sản phẩm trong kho. Có thể tích hợp phần mềm quản lý để theo dõi, đồng thời để giám sát tình hình kho hàng.
– Phiếu nhập kho sẽ thường được thực hiện bởi thủ kho. Trong một số doanh nghiệp kế toán kho sẽ trực tiếp quản lý và thực hiện viết phiếu nhập sau đó nhập vào phần mềm kế toán chuyên dụng của công ty để dễ dàng quản lý hơn.
– Phiếu nhập kho là giấy tờ vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Giúp dễ dàng kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa để từ đó có những phương án, giải pháp kịp thời cho những vấn đề của toàn bộ hệ thống kho hàng.
Hướng dẫn cách viết phiếu nhập kho
Khi lập phiếu nhập kho người dùng cần phải ghi rõ số phiếu và ngày/tháng/năm lập phiếu, họ tên đầy đủ của người giao vật tư/công cụ/hàng hóa/dụng cụ, ghi số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho ngày/tháng/năm theo hóa đơn và cần phải ghi tên kho cũng như địa điểm nhập kho.
– Cột A, B: Ghi rõ số thứ tự và tên hàng hóa, tên vật tư, công cụ… được ghi theo hóa đơn.
– Cột C, D: Ghi mã số và đơn vị của tất cả các vật tư/hàng hóa/dụng cụ/công cụ.
Trong phần số lượng:
– Cột 1: Ghi số lượng hàng hóa theo chứng từ.
– Cột 2: Kế toán kho sẽ ghi số lượng thực tế lượng hàng hóa/thiết bị được nhập vào kho.
– Cột 3: Giá nhập kho được xác định bằng với giá mua chưa thuế của hàng hóa cộng với các chi phí thu đầu tư cho một đơn vị hàng hóa.
– Cột 4: Tính = đơn giá nhân số lượng và là cột 3 *cột 2.
– Dòng “cộng”: Là tổng của các giá trị ở hàng số lượng, đơn giá và thành tiền.
– Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: Được diễn giải bằng chữ số liệu tổng ở cột “thành tiền” và ghi trên phiếu nhập kho.
Ngoài ra người dùng cần chú ý cách đóng dấu trên phiếu nhập kho. Đóng dấu phải theo đúng quy định của công ty, đơn vị sử dụng phiếu.
– Cuối cùng phiếu nhập kho được giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng. Sau khi tiến hành thực hiện xuất kho thủ kho phải ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho. Cùng với đó là người nhận hàng ký và ghi rõ đầy đủ họ tên vào phiếu. Quy trình này sẽ được giám sát dựa trên nhân viên kho, thủ kho hoặc quản lý kho hàng.
Tùy vào sự sắp xếp các bộ phận trong từng đơn vị, cụ thể như sau:
– Liên 1: Được lưu lại và cất giữ ở phòng ban lập phiếu.
– Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào trong thẻ kho và sau đó sẽ thực hiện chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán.
– Liên 3: Giao đến cho người nhận hàng.
Với những chia sẻ trên đây, chắc hẳn các bạn cũng đã hiểu được phiếu nhập kho là gì? Khách hàng có nhu cầu muốn được tư vấn, hỗ trợ kỹ hơn về vấn đề này xin vui lòng bình luận dưới đây để được giải đáp nhanh chóng.
>>> Xem thêm: https://bitly.com.vn/34wgfu
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!