OJT (On-the-job Training) là gì? Những lưu ý để thực tập hiệu quả

Vấn đề mà đại đa số doanh nghiệp phải đối mặt hiện nay là có hơn 40% nhân viên có xu hướng thôi việc ngay trong năm đầu tiên. Con số này còn cao hơn đối với những doanh nghiệp không có chương trình đào tạo nội bộ tốt hay nói cách khác chính là OJT. Vậy OJT (On-the-job Training) là gì? Những lưu ý gì để có trải nghiệm thực tập hiệu quả và ý nghĩa? Hãy cùng Swinburne Việt Nam tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!

OJT (On-the-job Training) là gì?

OJT là viết tắt của cụm từ On the Job Training. Đây là một công cụ giúp quản lý tại chỗ thực hiện nhanh các bước đào tạo cho nhân viên. Phương thức của On the Job Training chính là kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ.

Quy trình OJT bao gồm 4 bước:

Bước 1: TELL – giải thích

Nhà quản lý phải chuẩn bị và kiểm tra lại tất cả vấn đề liên quan đến chương trình On the Job Training trước khi đào tạo.

Bước 2: SHOW – Làm mẫu

• Hướng dẫn tổng thể ban đầu: Nêu số lượng các bước thực hiện của quy trình và những chú ý quan trọng.
• Làm mẫu tổng thể lần 1: Làm mẫu thao tác và tốc độ chuẩn. Yêu cầu học viên quan sát.
• Làm mẫu lần 2: Làm từng bước tốc độ chậm.

+ Hướng dẫn rõ thao tác, cách làm và các điểm quan trọng của từng bước.

+ Giải thích rõ và chính xác các tiêu chuẩn liên quan đến từng bước.

+ Sử dụng câu hỏi đúng cách, chủ động phù hợp với nội dung.

+ Khuyến khích học viên đặt câu hỏi và phản ứng tích cực với câu hỏi của học viên.

>>> Xem thêm: Học Quản trị Kinh doanh ra làm gì?

Bước 3: DO – Nhân viên thực hành

• Thực hiện lần 1 của nhân viên

+ Quan sát và kiểm soát tốt quá trình thực hành của học viên

+ Phát hiện ra chính xác ra điểm tốt và điểm xấu của học viên

+ Phản hồi cụ thể, chi tiết, hiệu quả lỗi học viên

+ Khuyến khích học viên đưa ra phản hồi

• Thực hành lần 2 của học viên

Kiểm soát kĩ toàn bộ quá trình thực hành của họ viên nhưng không can thiệp chuyên sâu.

Bước 4: REVIEW – Đánh giá và nhận xét:

• Nhận xét chính xác, tích cực, rõ ràng mức độ thành thạo của học viên qua 2 lần thực hiện.
• Kiểm tra mức độ nắm lý thuyết của học viên, các câu hỏi phải phù hợp với trọng tâm của bài giảng
• Yêu cầu học viên thực hiện đúng nội dung đã học vào công việc hằng ngày
• Khẳng định tiếp tục hỗ trợ học viên trong quá trình làm việc
• Thông báo thời điểm kiểm tra học viên trong quá trình làm việc.

Đối tượng đào tạo

Nhân viên mới và sinh viên

• Đào tạo hội nhập
• Đào tạo nghiệp vụ mới

Nhân viên thuyên chuyển

• Nhập môn vị trí mới
• Bổ sung kiến thức, kĩ năng cho công việc mới

Nhân viên yếu kém

• Đào tạo sửa sai
• Đào tạo lại tiêu chuẩn quy trình

Nhân viên thăng tiến

• Đào tạo chuyên môn nâng cao
• Bổ sung kiến thức, kĩ năng cho công việc mới

Lợi ích của chương trình đào tạo OJT

Nhân viên

• Tăng sự hài lòng, tạo động lực làm việc. Năng suất công việc cao hơn.
• Tự tin, phát triển trong công việc
• Đảm bảo an toàn trong công việc

Quản lý

• Dễ dàng giao việc cho nhân viên nhiều hơn
• Ít phàn nàn về nhân viên
• Tăng tính đồng đội
• Tiết kiệm thời gian kiểm tra

Khách hàng

• Chương trình đào tạo OJT giúp khách hàng nhận dịch vụ đồng nhất, chu đáo, không có cớ để phàn nàn.
• Chất lượng sản phẩm, dịch vụ xứng đáng với chi phí bỏ ra

Công ty

• Đảm bảo dịch vụ đồng nhất
• Tăng doanh thu, hiệu quả, tăng khách hàng thân thiết, giảm phàn nàn của khách hàng.
• Có đội ngũ nhân viên trung thành, lành nghề.

Những lưu ý để có trải nghiệm thực tập hiệu quả và ý nghĩa

• Nhà quản lý cần lên kế hoạch cụ thể, chi tiết cho chương trình on-the-job training và phải được cập nhật thường xuyên.
• Mô hình ADDIE đặc biệt hữu ích để doanh nghiệp bắt đầu thiết lập một khoá học đào tạo.

– Analyse (Đánh giá tình hình thực tế): Nhân viên của bạn cần kiến thức và kỹ năng gì để hoàn thành công việc?

– Design (Thiết kế): Khung chương trình on-the-job training sẽ như thế nào?

– Develope (Phát triển): Nội dung cần đào tạo, thời gian thực hiện và phương pháp áp dụng cho công tác đào tạo?

– Implement (Triển khai): Doanh nghiệp sẽ triển khai chương trình đào tạo như thế nào?

– Evaluate (Đánh giá quá trình): Làm thế nào để đánh giá hiệu quả chương trình on-the-job training?

• Nhà quản lý nên lập bảng câu hỏi hoặc bài khảo sát nhân viên. Chẳng hạn, bạn có thể hỏi nhân viên trước khi khoá đào tạo bắt đầu, họ kỳ vọng sẽ học hỏi và thay đổi như thế nào sau khóa đào tạo.
• Trong chương trình đào tạo, cho nhân viên tự đánh giá khả năng thích nghi, mức độ phát triển của bản thân. Sau khi kết thúc khóa đào tạo, có thể hỏi nhân viên xem liệu mục tiêu của họ có được đáp ứng không. Vài tháng sau đó, bạn có thể hỏi lại về tính ứng dụng và hữu ích của khoá đào tạo với công việc. Họ có muốn được đào tạo lĩnh vực nào khác không? Hãy để nhân viên trả lời câu hỏi ở chế độ ẩn danh, như vậy sẽ tăng tính khách quan cho câu trả lời.
• Nếu On the Job Training được cập nhật liên tục và diễn ra hiệu quả, sẽ thu hút những nhân viên muốn cải thiện bản thân và thấy được khả năng thăng tiến. Từ đó nhân viên có thể cam kết nhiều hơn với sự phát triển sự nghiệp của doanh nghiệp.
• Đo lường và xác định xem phương pháp đào tạo có thực sự hiệu quả không đóng vai trò quan trọng trong việc tìm hiểu khả năng thành công của on-the-job training. Liệu các nhân viên có tiến bộ hơn không? Hiệu suất công việc trước và sau quá trình đào tạo (ví dụ như tiền hoa hồng tăng, sản xuất nhiều sản phẩm hơn…), trình độ kỹ năng có được nâng cao không, ỷ lệ nghỉ việc, nhân viên có ở lại lâu hơn tình trạng nhờ quá trình đào tạo của doanh nghiệp của công ty bạn. Từ những kết quả đó sẽ gợi ý cho doanh nghiệp cách thay đổi việc đào tạo.

>>> Xem thêm: Chìa khóa theo đuổi các ngành Kinh doanh

Chương trình đào tạo OJT (on-the-job training) là một khoản đầu tư dài hạn về cả thời gian và tiền bạc, tài sản của bạn. Và nhân viên chính là tài sản lớn nhất mà mỗi doanh nghiệp cần có để duy trì hoạt động kinh doanh. Hy vọng với những chia sẻ của Swinburne Việt Nam về OJT và những lưu ý về quá trình đào tạo OJT, sẽ giúp bạn xây dựng nên một chương trình đào tạo OJT đạt hiệu quả cao. Chúc bạn thành công nhé!