Điều kiện, quy trình thủ tục áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp

Mua sắm trực tiếp là một trong các chế định đặc biệt được quy định tại Luật đấu thầu 2013, sửa đổi bổ sung năm 2020. Giải thích cho tính chất đặc biệt này, có thể thấy mua sắm trực tiếp có nhiều sự khác biệt so với hình thức đấu thầu khác, có điều kiện và quy trình thực hiện riêng và áp dụng đối với các trường hợp nhất định. Thực tế chưa có nhiều bài viết hay công trình nghiên cứu chuyên sâu và các bài viết về mua sắm trực tiếp, do đó, nhận thấy được những khó khăn trong quá trình tiếp cận và giải thích về chế định này, trong bài viết dưới đây, Luật Dương Gia sẽ cung cấp các thông tin pháp lý và đi sâu phân tích về điều kiện, quy trình thủ tục áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp.

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài trực tuyến 24/7: 1900.6568

Cơ sở pháp lý:

Văn bản hợp nhất Luật Đấu thầu năm 2020.

1. Khái quát về đấu thầu và mua sắm trực tiếp?

Với sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế, hoạt động cung ứng dịch vụ, hàng hóa cũng phát triển hơn bao giờ hết, từ đó đòi hỏi cần có đòi hỏi phải có các cách thức để lựa chọn nhà cung ứng, trong đó, đấu thấu là đang là xu hướng hiện tại. Theo quy định tại Khoản 12, Điều 4, Luật đấu thầu hiện hành: “Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.”

Đấu thầu được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau bao gồm:

– Đấu thầu rộng rãi: là hình thức lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư trong đó không hạn chế số lượng nhà thầu, nhà đầu tư tham dự.

– Đấu thầu hạn chế: là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu mời một số nhà thầu (tối thiểu là 5) có đủ năng lực tham dự. Đấu thầu hạn chế được áp dụng trong trường hợp gói thầu có yêu cầu cao về kỹ thuật hoặc kỹ thuật có tính đặc thù mà chỉ có một số nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu.

– Chỉ định thầu: là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu để thương thảo hợp đồng.

– Chào hàng cạnh tranh: là hình thức được áp dụng đối với gói thầu có giá trị trong hạn mức theo quy định của Chính phủ và thuộc một trong các trường hợp: Gói thầu dịch vụ phi tư vấn thông dụng, đơn giản; Gói thầu mua sắm hàng hoá thông dụng, sẵn có trên thị trường với đặc tính kỹ thuật được tiêu chuẩn hóa và tương đương nhau về chất lượng; Gói thầu xây lắp công trình đơn giản đã có thiết kế bản vẽ thi công được phê duyệt.

– Mua sắm trực tiếp: là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu cung cấp hàng hóa trên cơ sở kết quả đấu thầu đó được đơn vị tổ chức thực hiện trong năm, được áp dụng đối với gói thầu mua sắm hàng hóa tương tự thuộc cùng một dự án, dự toán mua sắm hoặc thuộc dự án, dự toán mua sắm khác.

– Tự thực hiện: là hình thức được áp dụng đối với gói thầu thuộc dự án, dự toán mua sắm trong trường hợp tổ chức trực tiếp quản lý, sử dụng gói thầu có năng lực kỹ thuật, tài chính và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu của gói thầu.

Như vậy, từ khái niệm đấu thầu và phân tích các hình thức đấu thầu, có thể hiểu “Mua sắm trực tiếp là hình thức đấu thầu áp dụng đối với được áp dụng đối với gói thầu mua sắm hàng hóa tương tự thuộc cùng một dự án, dự toán mua sắm hoặc thuộc dự án, dự toán mua sắm khác.” Trong đó, gói thấu được hiểu là một phần hoặc toàn bộ dự án, dự toán mua sắm; gói thầu có thể gồm những nội dung mua sắm giống nhau thuộc nhiều dự án hoặc là khối lượng mua sắm một lần, khối lượng mua sắm cho một thời kỳ đối với mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung.

Hình thức mua sắm trực tiếp chỉ áp dụng đối với đấu thầu mua sắm hàng hóa và thực hiện lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư thông qua phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ.

2. Điều kiện áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp?

Mua sắm trực tiếp là hình thức đấu thầu khá đặc biệt, khác với bản chất vốn có của “đấu thầu”, mua sắm trực tiếp chỉ được áp dụng khi thỏa mãn các điều kiện được quy định tại Điều 24 Luật Đấu thầu, cụ thể:

Thứ nhất, nhà thầu đã trúng thầu thông qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế và đã ký hợp đồng thực hiện gói thầu trước đó. Với điều kiện này có thể thấy, trước hết để thực hiện mua sắm trực tiếp thì nhà thầu phải là chủ thể đã trúng thầu và đã ký hợp đồng thực hiện gói thầu, theo đó, hợp đồng được hiểu là văn bản thỏa thuận giữa chủ đầu tư với nhà thầu được lựa chọn trong thực hiện gói thầu thuộc dự án; giữa bên mời thầu với nhà thầu được lựa chọn trong mua sắm thường xuyên; giữa đơn vị mua sắm tập trung hoặc giữa đơn vị có nhu cầu mua sắm với nhà thầu được lựa chọn trong mua sắm tập trung; giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với nhà đầu tư được lựa chọn hoặc giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với nhà đầu tư được lựa chọn và doanh nghiệp dự án trong lựa chọn nhà đầu tư. Thứ hai, nhà đầu tư đã trúng thầu thông qua hình thức đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế, tức là mua sắm trực tiếp chỉ có thể phát sinh thông qua việc đã thực hiện một trong hai hình thức đấu thầu này trước đó.

Thứ hai, gói thầu có nội dung, tính chất tương tự và quy mô nhỏ hơn 130% so với gói thầu đã ký hợp đồng trước đó: Thực tế, không có một giải thích chính xác nào về nội dung, tính chất tương tự, nó có thể là cùng một loại hàng hóa mua sắm, khối lượng hàng hóa mua sắm, còn đối với gói thầu quy mô nhỏ, có thể hiểu là gói thầu có giá gói thầu trong hạn mức do Chính phủ quy định và phải nhỏ hơn 130% so với gói thầu trước đó.

Thứ ba, đơn giá của các phần việc thuộc gói thầu áp dụng mua sắm trực tiếp không được vượt đơn giá của các phần việc tương ứng thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp đồng trước đó. Đồng thời, thời hạn từ khi ký hợp đồng của gói thầu trước đó đến ngày phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp không quá 12 tháng.

Nói tóm lại, mua sắm trực tiếp: được áp dụng trong trường hợp bổ sung hợp đồng cũ đã thực hiện xong (dưới một năm) hoặc hợp đồng đang thực hiện với điều kiện chủ đầu tư có nhu cầu tăng thêm số lượng hàng hóa hoặc khối lượng công việc mà trước đó đã được tiến hành đấu thầu, tuy nhiên phải đảm bảo không được vượt mức giá hoặc đơn giá trong hợp đồng đã ký trước đó. Trước khi ký hợp đồng, nhà thầu đòi hỏi phải chứng minh có đủ năng lực về kỹ thuật và tài chính để thực hiện gói thầu.

3. Quy trình thủ tục áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp?

Để thực sử đảm bảo hiệu quả trong quá trình áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp, nhà thầu phải thực hiện đúng quy trình, thủ tục áp dụng theo quy định tại Khoản 4, Điều 38 Luật Đấu thầu và Điều 60 Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu, cụ thể:

Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu

Một là, lập hồ sơ yêu cầu:

Việc lập hồ sơ yêu cầu phải căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 của Nghị định này. Hồ sơ yêu cầu bao gồm các nội dung thông tin tóm tắt về dự án, gói thầu; yêu cầu nhà thầu cập nhật thông tin về năng lực; yêu cầu về tiến độ cung cấp và cam kết cung cấp hàng hóa bảo đảm kỹ thuật, chất lượng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu trước đó; yêu cầu về đơn giá của hàng hóa. Trường hợp hàng hóa thuộc gói thầu áp dụng mua sắm trực tiếp là một trong nhiều loại hàng hóa thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp đồng trước đó thì quy mô của hàng hóa áp dụng mua sắm trực tiếp phải nhỏ hơn 130% quy mô của hàng hóa cùng loại thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp đồng trước đó;

Hai là, hồ sơ yêu cầu phải được thẩm định theo quy định tại Điều 105 của Nghị định này trước khi phê duyệt;

Ba là, việc phê duyệt hồ sơ yêu cầu phải bằng văn bản và căn cứ vào tờ trình phê duyệt, báo cáo thẩm định hồ sơ yêu cầu.

Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu

– Hồ sơ yêu cầu được phát hành cho nhà thầu đã được lựa chọn trước đó. Trường hợp nhà thầu này không có khả năng tiếp tục thực hiện gói thầu mua sắm trực tiếp thì phát hành hồ sơ yêu cầu cho nhà thầu khác nếu nhà thầu này đáp ứng quy định tại Khoản 3 Điều 24 của Luật Đấu thầu.

– Nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất theo yêu cầu của hồ sơ yêu cầu.

Bước 3: Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về các đề xuất của nhà thầu

Một là, đánh giá hồ sơ đề xuất:

– Kiểm tra các nội dung về kỹ thuật và đơn giá;

– Cập nhật thông tin về năng lực của nhà thầu;

– Đánh giá tiến độ thực hiện, biện pháp cung cấp hàng hóa, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện gói thầu;

– Các nội dung khác (nếu có).

Hai là, trong quá trình đánh giá, bên mời thầu mời nhà thầu đến thương thảo, làm rõ các nội dung thông tin cần thiết của hồ sơ đề xuất nhằm chứng minh sự đáp ứng của nhà thầu theo yêu cầu về năng lực, tiến độ, chất lượng, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện gói thầu;

Ba là, bên mời thầu phải bảo đảm đơn giá của các phần việc thuộc gói thầu áp dụng mua sắm trực tiếp không được vượt đơn giá của các phần việc tương ứng thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp đồng trước đó, đồng thời phù hợp với giá cả thị trường tại thời điểm thương thảo hợp đồng.

Bước 4: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả mua sắm trực tiếp

– Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được ,thẩm định theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 4 Điều 106 của Nghị định này trước khi phê duyệt;

– Việc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu phải bằng văn bản và căn cứ vào tờ trình phê duyệt và báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu;

– Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được thông báo bằng văn bản cho tất cả các nhà thầu tham gia nộp hồ sơ đề xuất và công khai theo quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều 7 và Điểm c Khoản 1 hoặc Điểm b Khoản 2 Điều 8 của Nghị định này.

Bước 5: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng

Hợp đồng ký kết giữa các bên phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp, biên bản thương thảo hợp đồng, hồ sơ yêu cầu, hồ sơ đề xuất và các tài liệu liên quan khác.

Nhìn chung, quy trình lựa chọn nhà thầu theo hình thức mua sắm trực tiếp không quá phức tạp nhưng đòi hỏi chủ thể lựa chọn phải có chuyên môn, nhanh nhạy và sáng suốt lựa chọn nhà thầu có khả năng thực hiện nghĩa vụ của họ.