Trong nhiều công ty lớn hiện nay thường yêu cầu bộ phận kế toán, nhân sự phải thực hiện chấm công theo ca và làm thêm giờ trên cùng 1 bảng tính Excel. Vậy chúng ta có thể tổ chức bảng tính Excel như thế nào để đáp ứng được yêu cầu này? Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu cách lập bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ trên Excel đang được áp dụng nhiều nhất nhé.
Yêu cầu của việc chấm công theo ca và làm thêm giờ
Trước hết chúng ta cùng tìm hiểu xem việc chấm công theo ca và làm thêm giờ cụ thể là làm gì nhé.
Những doanh nghiệp áp dụng làm việc theo ca thường là doanh nghiệp làm trong ngành sản xuất, dịch vụ. Đặc điểm là:
- Trong 1 ngày có thể chia làm 2 – 3 ca làm việc. Mỗi ca làm 8 tiếng.
- Các nhân viên có thể luân chuyển các ca làm thoải mái theo tuần, tháng.
- Trong mỗi ca lại có thể làm thêm giờ ngay trong ca đó.
- Một ngày chỉ làm chính thức 1 ca, còn lại thời gian vượt quá sẽ tính làm thêm giờ
Do vậy mỗi người trong bảng chấm công sẽ phải ghi nhận được:
- Làm việc vào ngày nào trong tháng
- Trong ngày đó làm ca nào, làm việc bao nhiêu giờ trong 1 ca
- Trong ca đó làm thêm bao nhiêu giờ
- Tổng số giờ làm việc chính thức
- Tổng số giờ làm thêm (tăng ca)
- Ngoài yếu tố giờ làm, còn phải xác định được các yếu tố: nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ chế độ…
Dựa trên những yêu cầu trên chúng ta cùng tìm hiểu cách thực hiện bảng chấm công trên Excel nhé.
Bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ trên Excel
Xây dựng bố cục bảng chấm công
Các bạn có thể xây dựng bố cục bảng chấm công như sau:
Mỗi nhân viên sẽ có 4 dòng:
- 3 dòng ứng với 3 ca làm việc để theo dõi số công theo từng ca
- 1 dòng ứng với thời gian tăng ca (có thể ký hiệu tắt là TC hoặc OT)
Mỗi tháng sẽ gồm 31 ngày, tương ứng với 31 cột, được đánh số từ 1 tới 31
Để xác định ngày đó là thứ mấy, có thể làm như sau:
- Công thức xác định ngày tại dòng 4: Dùng hàm Date dựa theo Năm là năm hiện tại, tháng là số tại ô B2, ngày là số tại ô D3
- Định dạng Ngày về dạng thứ trong tiếng anh: Sử dụng Custome Format: Tại dòng 4, sử dụng Format cells > Custome > Nhập vào mục Type là ba chữ d viết liền (như hình bên dưới)
Như vậy ta sẽ có kết quả là giá trị Ngày tại dòng 4, nhưng được hiển thị dưới dạng Thứ trong tiếng anh.
Việc còn lại là trang trí kẻ khung, tô màu, căn chỉnh độ rộng cho bảng chấm công sao cho đẹp mắt và dễ nhìn.
Cách chấm công vào bảng
Với chấm công trong từng ca, có thể sử dụng chấm công theo ký hiệu hoặc theo số giờ.
Với chấm công làm thêm giờ, tăng ca, nên chỉ chấm bằng số giờ
Khi chấm công làm thêm giờ, lưu ý chấm đúng theo ngày để xác định được làm thêm giờ trong ca nào
Ví dụ như sau:
Ký hiệu X là đi làm trong ca
Ký hiệu P là nghỉ phép
Ký hiệu K là nghỉ không phép
Trong 1 ngày chỉ có duy nhất 1 ca được chấm.
Số giờ làm tăng ca trong ngày được chấm kèm theo ngày đó.
Ví dụ:
- NV001 ngày 04/01/2019 đi làm ca 1 và tăng ca 2 giờ
- NV001 ngày 07/01/2019 đi làm ca 2 và tăng ca 3 giờ
Cách tính công cuối tháng
Sử dụng các hàm COUNTIF để đếm số công trong các ca:
- Số ca làm (ký hiệu X): =COUNTIF([Vùng chấm công], “X”)
- Số ngày nghỉ phép (ký hiệu P) =COUNTIF([Vùng chấm công], “P”)
- Số ngày nghỉ không phép (ký hiệu K) =COUNTIF([Vùng chấm công], “K”)
Sử dụng hàm SUM để tính tổng số giờ làm thêm: =SUM([Vùng chấm công])
Kết quả như sau:
Các bạn có thể tải về file mẫu bảng chấm công trên tại địa chỉ: http://bit.ly/2VIn5bT
Để hiểu thêm về hai hàm trên, các bạn có thể xem thêm các bài viết:
Hướng dẫn những cách tính tổng trong Excel
Hướng dẫn sử dụng hàm COUNTIF cơ bản
Tính công khi chấm công bằng số xen lẫn ký hiệu