Các bạn làm hành chính – nhân sự hay kế toán đã biết 3 cách để xác định thời điểm hết hạn hợp đồng trên Excel này chưa? Hãy cùng khám phá ngay bài học Excel này để nâng cao hiệu quả công việc.
Đối với các bạn làm việc trong lĩnh vực kế toán hay hành chính nhân sự thì hợp đồng là tài liệu vô cùng quan trọng. Thông thường, các bạn sẽ thay doanh nghiệp quản lý các loại hợp đồng như:
- Hợp đồng nhân sự
- Hợp đồng thuê sản phẩm, dịch vụ
- Hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ
- Hợp đồng tài trợ
- Hợp đồng hợp tác
- …
Vấn đề đặt ra là với một khối lượng tài liệu lớn thì công việc theo dõi tiến độ, xác định thời điểm kết thúc hợp đồng để tiến hành gia hạn thì các bạn sẽ rất vất vả nếu làm thủ công. Đó là còn chưa kể đến không phải bản hợp đồng này cũng có cùng thời gian áp dụng. Có loại hợp đồng được xác định theo từng năm, từng tháng, từng ngày. Thay vì quản lý thủ công thì hãy sử dụng Excel để xác định thời điểm hết hạn hợp đồng. Có đến 3 cách làm cực hiệu quả mà bạn có thể áp dụng. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu ngay nhé.
3 cách xác định thời điểm hết hạn hợp đồng trên Excel
Trước hết các bạn hãy cùng xem qua một hình ảnh ví dụ khi chúng mình đã dùng Excel để xác định được ngày hết hạn của 5 hợp đồng. Trong đó, chúng ta có thể biết được ngày ký và hiệu lực còn lại của hợp đồng:
Cách 1: Tính tương đối bằng các phép tính cơ bản
Cách xác định thời điểm hết hạn hợp đồng trên Excel này sẽ phải tuân theo quy ước là 1 năm có 365 ngày, 1 tháng có 30 ngày. Chúng ta sử dụng quy ước để việc tính toán trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Trong một số trường hợp, hợp đồng cho phép tính theo quy ước, không yêu cầu chính xác 100% thì bạn cũng dùng được cách này.
Còn có một trường hợp khác cách làm này cũng rất hữu ích là khi bạn chưa biết cách dùng các hàm trong Excel để tính chính xác. Lúc đó, chúng ta sẽ tính theo công thức như sau:
Ngày hết hạn = Ngày ký + (Số năm*365 + Số tháng*12 + Số ngày)
Hình ảnh dưới đây là kết quả mà chúng ta sẽ thu được khi sử dụng cách tính này:
Xem thêm: Hướng dẫn đếm ngược số ngày đến deadline trên Excel
Cách 2: Dùng chuỗi hàm DATE, YEAR, MONTH, DAY
Chuỗi hàm DATE, YEAR, MONTH, DAY là các hàm tính thời gian được sử dụng phổ biến trong Excel. Trong cách xác định thời điểm hết hạn hợp đồng trên Excel này, chúng ta sẽ sử dụng hàm DATE là chính. Tuy nhiên, chúng ta cần dùng thêm hàm YEAR, MONTH, DAY để xác dịnh chính xác các thành phần của hàm DATE.
Trước hết, các bạn ghi nhớ một số nguyên tắc của cách làm này như sau:
- Dùng hàm DATE đê xác định ngày hết hạn
- Công thức tính giá trị năm của hàm DATE như sau: Năm của ngày ký (ô A3) + Số năm (ô E3).
- Công thức tính giá trị tháng của hàm DATE được xác định như sau: Tháng của ngày ký (ô A3) + Số tháng (ô D3).
- Công thức tính giá trị ngày của hàm DATE được xác định như sau: Ngày của ngày ký (ô A3) + Số ngày (ô C3)
Kết quả khi chúng ta sử dụng hàm DATE để xác định thời điểm hết hạn hợp đồng trên Excel như sau:
Nếu sử dụng cách làm này thì chúng ta sẽ tính được chính xác thời điểm ngày một cách cụ thể. Đây là ưu điểm khắc phục được sự sai lệch ngày khi sử dụng ngày ở cách 1.
Xem thêm: Hướng dẫn cách đánh số thứ tự ngày tháng bỏ qua các ngày cuối tuần
Cách 3: Dùng hàm EDATE
Hàm EDATE trong Excel có tác dụng giúp người dùng xác định được ngày kết thúc (End Date) dựa vào điều kiện là ngày bắt đầu và số tháng thay đổi kể từ ngày bắt đầu. Tuy nhiên, khi ứng dụng hàm này để xác định thời điểm hết hạn hợp đồng trên Excel thì cũng sẽ tồn tại nhược điểm là hàm EDATE chỉ xác định được theo tháng. Trong khi đó, việc tính thời điểm kết thúc của chúng ta còn có yếu tố Ngày.
Nếu bạn không cần sự chính xác đến từng ngày thì cứ yên tâm dùng cách này. Có 2 nguyên tắc cần nhớ khi sử dụng hàm EDATE là:
- Dựa theo tháng và năm tính từ ngày bắt đầu để xác định ngày hết hạn (không bao gồm số ngày) bằng hàm EDATE. Công thức cụ thể sẽ là: Số tháng = D3+E3*12 với quy ước 1 năm có 12 tháng.
- Cộng kết quả thu được từ việc sử dụng hàm EDATE với số ngày ở cột C để xác định ngày hết hạn hợp đồng.
Đây là kết quả mà chúng ta thu được khi dùng cách làm này:
Xem thêm: Tổng hợp cách định dạng ngày tháng trong Excel
Kết luận
Hy vọng 3 cách xác định thời điểm hết hạn hợp đồng trên Excel mà chúng mình giới thiệu trong bài viết này có thể giúp ích cho công việc của các bạn. Các bạn hãy lựa chọn cách phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của mình nhé.
Chúc các bạn luôn học tập tốt để nâng cao hiệu quả làm việc.