Để khởi động Navigation Pane, bạn chỉ cần bấm tổ hợp phím Ctrl-F hoặc bấm nút Find trong thẻ Home. Lúc này, cửa sổ làm việc của Navigation Pane sẽ xuất hiện ở bên trái giao diện của Word 2010. Trong ô trống nằm ở trên cùng của cửa sổ, hãy nhập vào từ hoặc cụm từ mà bạn muốn tìm, các kết quả sẽ hiển thị tự động. Nếu nó không hiển thị, bạn có thể bấm Enter hoặc bấm chuột vào nút có hình kính lúp ở phía bên phải (nút này chỉ xuất hiện khi kết quả tìm kiếm chưa được hiển thị). Kết quả tìm kiếm sẽ xuất hiện trong khung bên dưới tương ứng với các từ hoặc cụm từ mà bạn vừa nhập vào. Để đi đến vị trí cần tìm trong văn bản, hãy bấm vào một trong các kết quả thích hợp. Các từ hoặc cụm từ sẽ được làm nổi bật lên để giúp bạn nhanh chóng phát hiện văn bản đang tìm kiếm.
Lưu ý, khi di chuyển con trỏ chuột qua các ô kết quả, Word 2010 cũng sẽ hiển thị cho bạn biết đoạn văn bản đó đang ở trang nào trong văn bản. Bên cạnh việc tìm các từ, cụm từ trong văn bản, Navigation Pane cũng giúp tìm kiếm các đối tượng trong văn bản như: đồ họa, bảng biểu, equations, chú thích (footnotes), ghi chú (endnotes) và nhận xét (comments)…
Để thực hiện, bạn hãy bấm vào nút mũi tên chỉ xuống ở bên phải của ô tìm kiếm rồi chọn loại đối tượng muốn tìm trong mục Find từ trình đơn thả xuống. Bạn cũng có thể thiết lập một số tùy chọn để tùy chỉnh các tính năng tìm kiếm. Để thiết lập các tùy chọn này, bấm vào nút mũi tên chỉ xuống ở bên phải của ô tìm kiếm rồi chọn Options từ trình đơn thả xuống. Một hộp thoại có tên là Find Options sẽ xuất hiện, tại đây, bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn các tùy chọn trong cửa sổ này để bật hoặc tắt các tùy chọn cụ thể.
Nếu muốn các lựa chọn của mình là tùy chọn mặc định, bạn bấm nút Set as Default, sau cùng, bấm OK để chấp nhận thay đổi và đóng hộp thoại. Trong đó, tùy chọn Match case sẽ yêu cầu Word 2010 tìm kiếm chính xác các ký tự mà bạn nhập vào, ví dụ, nếu bạn nhập “Mode” thì có nghĩa là các kết quả cho từ khóa “mode” sẽ không được tìm thấy. Khi tìm kiếm các văn bản (text) thì tất cả các từ mà bạn nhập trong từ khóa sẽ xuất hiện, bao gồm từ khóa và các từ có ý nghĩa liên quan. Ví dụ, nếu bạn nhập từ khóa là “begin” thì Word 2010 cũng sẽ tự động tìm các từ “beginning”, bạn có thể ngăn chặn điều này bằngcách chọn tùy chọn Find whole words only.
Bạn cũng có thể sử dụng các ký hiệu trong khi nhập từ khóa tìm kiếm bằng cách chọn tùy chọn Use wildcards. Ví dụ, nếu nhập “c?i” thì các kết quả sẽ hiển thị tất cả các từ hay các phần của các từ có chứa “c” là ký tự đầu tiên và “i” là ký tự thứ ba, tất cả các chữ cái khác có thể khác nhau. Bạn có thể tìm thấy một danh sách các ký tự đại diện từ trang web của Microsoft theo địa chỉ http://tinyurl.com/3rvfho9.
Lưu ý: khi bấm nút OK để đóng hộp thoại Find Options thì kết quả tìm kiếm cuối cùng của bạn sẽ được xóa tự động, và con trỏ được di chuyển đến trang đầu của tài liệu. Nếu bạn bấm Cancel, các kết quả tìm kiếm sẽ được giữ nguyên vẹn.
Bạn có thể dễ dàng di chuyển đến các kết quả tìm kiếm mới hơn bằng cách bấm chuột vào nút mũi tên chỉ xuống (có tên là Next Search Result) hoặc quay về kết quả tìm kiếm trước đó bằng cách bấm nút mũi tên chỉ lên (có tên là Previous Search Result).
Nếu bạn trình bày văn bản theo một Style thống nhất việc di chuyển đến các phần trong văn bản sẽ dễ dàng hơn, thay vì phải tìm chúng theo từng trang bằng cách chọn thẻ đầu tiên (có tên là Browse the headings in your document) của Navigation Pane.
Bạn cũng có thể chọn thẻ ở giữa (có tên là Browse the pages in your document) để hiển thị nội dung của các trang trong văn bản theo dạng thu nhỏ (thumbnails), cóthể bấm chuột vào một trong các trang thu nhỏ này để di chuyển đến trang tài liệu cần xem.
Nếu muốn sử dụng hộp thoại tìm kiếm tương tự như các phiên bản Office cũ, bạn bấm vào nút mũi tên chỉ xuống ở bên phải của ô tìm kiếm của Navigation pane rồi chọn Advanced Find từ trình đơn xổ xuống. Bạn cũng có thể truy cập nhanh đến các thẻ Replace hoặc thẻ Go To của hộp thoại Advanced Find từ trình đơn này.
Một hộp thoại có tên là Find and Replace sẽ xuất hiện, hộp thoại này tương tự như một trong những hộp thoại mà bạn đã thấy trong các phiên bản trước của Word, bạn có thể bấm nút More để làm xuất hiện các tùy chọn tìm kiếm. Bạn cũng có thể chọn để tìm các định dạng nhất định, chẳng hạn như định dạng văn bản với một phông chữ cụ thể, hay phong cách đoạn (paragraph style). Bấm chuột vào nút Special, bạn có thể tìm kiếm các ký tự đặc biệt và các đánh dấu (marks).
Thẻ Replace trong hộp thoại Find and Replace cho phép bạn tìm kiếm và thay thế các đoạn văn bản, trong khi đó, thẻ Go To cho phép bạn di chuyển nhanh đến một trang, một phần, một đoạn hoặc một bộ phận và đối tượng cụ thể trong văn bản. Bạn cũng có thể sử dụng thẻ Go To để tìm các đối tượng Word và các yếu tố trong tài liệu, chẳng hạn như đồ họa hoặc bảng biểu, giống như các chức năng của Navigation Pane. Đầu tiên, bạn hãy chọn mục cần thao tác trong danh sách Go to what, sau đó nhập vào từ khóa muốn tìm rồi bấm nút Go To để xác nhận.
Để đóng cửa sổ làm việc của Navigation Pane, hãy bấm chuột vào mũi tên chỉ xuống trên thanh tiêu đề của cửa sổ và chọn Close từ trình đơn thả xuống. Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Move hoặc Size để di chuyển hoặc thay đổi kích thước của cửa sổ Navigation pane, hoặc bấm nút X ở góc phải phía trên của cửa sổ để đóng cửa sổ làm việc của Navigation Pane.
Microsoft đã cải thiện tính năng tìm kiếm và điều hướng trong Word 2010, giúp người dùng có thể dễ dàng hơn khi di chuyển đến các vị trí trong tài liệu và tìm các văn bản (text), style, ký tự đặc biệt, và các yếu tố khác trong tài liệu.
Tôi là Nguyễn Văn Sỹ có 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công đồ nội thất; với niềm đam mê và yêu nghề tôi đã tạo ra những thiết kếtuyệt vời trong phòng khách, phòng bếp, phòng ngủ, sân vườn… Ngoài ra với khả năng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi các kiến thức đời sống xã hội và sự kiện, tôi đã đưa ra những kiến thức bổ ích tại website nhaxinhplaza.vn. Hy vọng những kiến thức mà tôi chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn!