Mẫu bảng chấm công là một trong những chứng từ rất quan trọng để tính lương cho nhân viên, đảm bảo sự minh bạch, công bằng dù là nghỉ phép, nghỉ lễ hay nghỉ không lương… Vậy bảng chấm công cần có thông tin gì, trình bày như thế nào? Bài viết sau của Chefjob.vn sẽ giúp bạn tìm hiểu về quy trình chấm công.
Bảng chấm công dùng để tính công làm việc của nhân viên, từ đó có cơ sở để trả lương chính xác – Ảnh: Internet
Quy định chấm công tính lương được dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, thống kê ngày nghỉ… nhằm có căn cứ để trả lương cho người lao động. Bảng chấm công được sử dụng ở hầu hết các doanh nghiệp, đơn vị nhằm đảm bảo quyền và lợi ích cho cả người lao động lẫn người sử dụng lao động. Mẫu bảng chấm công gồm nhiều loại: Bảng chấm công làm thêm giờ, bảng chấm công theo giờ, bảng chấm công theo ngày… tùy vào từng vị trí, bộ phận và công việc.
Xem thêm: Bảng Tính Lương Nhân Viên 2020 Được Xây Dựng Như Thế Nào?
Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công được dùng để theo dõi ngày công thực tế mà người lao động đã làm việc hoặc nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hôi trong tháng. Bảng chấm công sẽ làm căn cứ tính trả lương cho người lao động đầy đủ và chính xác nhất.
Trong một công ty, mỗi bộ phận, phòng ban, tổ/nhóm đều phải lập bảng chấm công hàng tháng, chuyển lưu tại phòng kế toán và sử dụng các loại giấy tờ liên quan khác để áp dụng tính lương. Thông thường bảng chấm công được làm trên máy tính dưới dạng file Excel.
Cơ sở của mẫu bảng chấm công
Để tiến hành làm mẫu bảng chấm công, bạn cần có số liệu cụ thể về ngày công làm việc của nhân viên qua các phương pháp sau:
- Chấm công ngày: Khi người lao động làm việc tại đơn vị thì mỗi ngày sẽ dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.
- Chấm công theo giờ: Người lao động làm bao nhiêu công việc trong ngày thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện bên cạnh ký hiệu tương ứng.
- Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. Do đó, khi người lao động nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương thời gian.
Cách làm bảng chấm công
Mỗi đơn vị sẽ có cách lập bảng chấm công khác nhau nhưng đều quy về một tiêu chuẩn nhất định. Việc thiết lập mẫu bảng chấm công không theo một tiêu chuẩn nhất định dẫn đến những sai sót, bất cập trong việc tính công. Doanh nghiệp cần tạo một bảng chấm công và tính lương mẫu với những quy ước chấm công, tăng ca thêm giờ, tăng ca chủ nhật, phép, nghỉ bù… để có thể tính chính xác. Dưới đây là những quy ước chung để thiết lập bảng chấm công mà doanh nghiệp có thể tham khảo.
Để làm bảng chấm công cần có số lượng ngày công cụ thể của nhân viên – Ảnh: Internet
Một số quy ước chấm công:
- X: Công trong giờ ngày thường 08 tiếng, nếu ít hơn 08 giờ, ghi số giờ
- P: Phép hưởng lương
- L: Lễ nghỉ hưởng lương
- TC: Tăng ca chủ nhật, nếu tăng ca ít hơn 08 giờ ghi số giờ
- TCL: Tăng ca lễ, nếu tăng ca ít hơn 08 giờ ghi số giờ
- NB: Nghỉ bù hưởng lương
Chủ nhật, lễ, tăng ca nếu nghỉ bù đánh TB (không tính lương, do đó NB tính lương). Số ngày nghỉ bù tương ứng nên có sheet theo dõi riêng.
Số giờ làm việc ghi số.
- Một số quy ước tính lương từ số ngày công, giờ công (có thể khác nhau tuỳ DN):
- Ngày thường: Tăng ca sau 05 giờ nhân 1.5, sau 09 giờ nhân 02
- Chủ nhật: Nhân 1.5, tăng thêm giờ sau 05 giờ nhân 02, sau 09 giờ nhân 03
- Lễ: Nhân 03, tăng thêm giờ sau 05 giờ nhân 4.5
- Các hệ số nhân này ghi vào dòng 09 tại các cột tương ứng
Quy ước khác:
- Phụ cấp đi lại cho 01 ngày có đi làm
- Phụ cấp tiền ăn trưa
- Phụ cấp trách nhiệm
- Phụ cấp công trình bằng tỷ lệ % so với lương chính
- Tăng ca trên 03 giờ 01 ngày hưởng thêm phụ cấp tiền ăn tối. Số giờ quy định này ghi vào ô K43 bảng chấm công
Mẫu bảng chấm công hàng ngày:
Một ví dụ về mẫu bảng chấm công – Ảnh: Internet
Hy vọng rằng những thông tin trên của Chefjob.vn sẽ hữu ích với bạn trong việc thiết lập mẫu bảng chấm công chuẩn nhất. Để hỗ trợ chấm công, quản lý nhân sự một cách hiệu quả, nhiều đơn vị đã sử dụng các phần mềm công nghệ nhằm tối ưu quy trình và bảo mật thông tin chính xác nhất.