Bộ phận Operation là gì? Tìm hiểu công việc của phòng Operation

Operation trong nghĩa tiếng Việt nghĩa là Vận hành. Còn trong kinh doanh, operation là khái niệm được dùng để thể hiện những hoạt động đặc thù khác nhau mà có liên quan đến quá trình vận hành kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, nó cũng được dùng để chỉ một bộ phận chức năng đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của các doanh nghiệp.

Vậy cụ thể thì bộ phận Operation là gì? Thông qua bài viết này hãy cùng Glints tìm hiểu kỹ hơn về Operation nhé!

Bộ phận Operation là gì?

Operation khi được sử dụng trong lĩnh vực kinh doanh thì nó lại được hiểu là tên của một bộ phận chức năng trong doanh nghiệp. Bộ phận này có nhiệm vụ lập kế hoạch, thực hiện một số hoạt động liên quan đến việc sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.

Bộ phận operation đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp bởi bộ phận này chính là nơi dựng nên các kế hoạch, chiến lược và tạo ra những định hướng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp là ngắn hay dài hạn. Bên cạnh đó, việc triển khai những hoạt động kinh doanh chính là nguồn thu và là nguồn lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu không có các hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp không thể tồn tại hay phát triển được.

Bộ phận operation có nhiệm vụ quản lý các hoạt động nội bộ trong doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động tốt nhất. Bất kể là doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực thương mại, sản xuất, hay cung cấp dịch vụ, việc quan tâm đến những hoạt động của doanh nghiệp chính là điều bắt buộc cần phải thực hiện. Và các hoạt động đó cụ thể ra sao sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh cũng như giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp.

Bộ phận Operation làm công việc gì?

Chính vì đảm nhận một vai trò quan trọng đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bộ phận operation thường làm những công việc quan trọng sau đây:

Lên kế hoạch kinh doanh

Bộ phận operation có nhiệm vụ lập các kế hoạch kinh doanh hàng năm cũng như đưa ra các kế hoạch kinh doanh ngắn, trung và dài hạn cho doanh nghiệp. Các kế hoạch này cần phải đảm bảo tính phù hợp đối với các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp theo từng thời kỳ.

Tổ chức, triển khai các kế hoạch kinh doanh

Ngoài việc lập kế hoạch kinh doanh, bộ phận operation đồng thời cũng có đảm nhận việc tổ chức thực hiện một số kế hoạch kinh doanh đã được cấp trên phê duyệt. Bên cạnh đó, bộ phận có trách nhiệm chỉ đạo, giám sát quá trình thực hiện kế hoạch và tổ chức đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch.

Thực hiện kế hoạch phát triển thị trường, tiếp thị sản phẩm

Để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp thì bộ phận operation cần phải đẩy mạnh các hoạt động tiếp thị cũng như không ngừng tìm kiếm thị trường và phát triển thêm các sản phẩm mới. Các hoạt động này không chỉ đảm bảo hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp không ngừng được mở rộng và phát triển.

Đào tạo nhân sự phòng Operation

Một doanh nghiệp muốn phát triển ngày càng bền vững cần quan tâm đến việc xây dựng, và phát triển nguồn nhân lực. Chính vì vậy, bộ phận operation cần đề xuất thêm và xây dựng những kế hoạch đào tạo cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp.

Thêm vào đó, operation còn thực hiện những nhiệm vụ khác theo sự phân công, chỉ đạo của cấp trên. Chung quy lại, công việc của bộ phận operation tương đối nhiều nhưng chất lượng công việc và hiệu quả luôn được tối ưu.

Đọc thêm: Nhân Viên Hỗ Trợ Kinh Doanh Là Gì? Công Việc Sales Support Là Gì?

Yêu cầu đối với nhân sự trong bộ phận operation là gì?

Trình độ chuyên môn

Để làm việc tại bộ phận operation, trước hết bạn cần đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng về bằng cấp hay trình độ chuyên môn. Tuỳ thuộc vào thứ bậc, công việc bạn ứng tuyển mà yêu cầu về bằng cấp sẽ khác nhau.

Chẳng hạn như ở vị trí cấp nhân viên, nhà tuyển dụng sẽ chỉ yêu cầu bạn phải có bằng tốt nghiệp Trung học phổ thông. Nhưng đối với những vị trí quan trọng như quản lý hoặc trưởng phòng, họ sẽ yêu cầu bạn phải có bằng tốt nghiệp Đại học trở lên ở các chuyên ngành liên quan.

Kinh nghiệm làm việc

Đối với vị trí các cấp quản lý, nhà tuyển dụng thường sẽ yêu cầu ứng viên có kinh nghiệm làm việc từ 3 – 5 năm trong ngành và phải từng đảm nhiệm chức trưởng nhóm, quản lý. Còn đối với vị trí nhân viên vận hành, họ có thể chỉ yêu cầu ứng viên có hiểu biết và kinh nghiệm vận hành.

Kỹ năng

Bên cạnh bằng cấp và kinh nghiệm chuyên môn, nhà tuyển dụng còn yêu cầu ứng viên phải trang bị cho mình những kỹ năng phù hợp với từng vị trí mà họ ứng tuyển.

Các kỹ năng Nhân viên vận hành cần phải có:

• Cẩn thận, tỉ mỉ.
• Kỹ năng giao tiếp.
• Kỹ năng làm việc nhóm.
• Hiểu biết về các quy trình sản xuất và nhà máy.
• Có hiểu biết về các loại máy móc, biết vận hành máy.
• Chịu được áp lực công việc.
• Sẵn sàng làm việc theo ca hay làm thêm giờ.

Các kỹ năng Trưởng phòng vận hành cần phải có:

• Kỹ năng lãnh đạo.
• Kỹ năng giao tiếp.
• Khả năng quản lý, vận hành và lãnh đạo.
• Kỹ năng phân tích và làm việc tốt dưới áp lực.
• Kiến thức về quản lý tài chính và ngân sách chung, bảng cân đối kế toán và quản lý dòng tiền.
• Khả năng điều phối, biết sắp xếp công việc và quản lý thời gian.
• Khả năng tạo sự đồng thuận và biết cách xây dựng mối quan hệ giữa các nhà quản lý, đối tác và nhân viên.

Đọc thêm: Back Office Là Gì? Vai Trò Của Back Office Với Doanh Nghiệp

Bộ phận Operation trong các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau có giống nhau?

Để trả lời cho câu hỏi trên và cùng làm rõ sự khác biệt giữa lĩnh vực thuộc các bộ phận Operation là gì, cùng đi đến các nội dung chi tiết sau đây:

Phòng Operation trong doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ

Mục tiêu lớn nhất của các doanh nghiệp bán lẻ là đảm bảo nguồn dự trữ đủ các mặt hàng cần thiết, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng. Vì thế nhiệm vụ của bộ phận operation trong các doanh nghiệp bán lẻ chính là phải quản lý lượng hàng tồn kho hiệu quả. Bởi hàng tồn kho có thể giúp doanh nghiệp mang lại lợi nhuận nhưng cũng có thể làm ảnh hưởng xấu đến các hoạt động kinh doanh khác.

Với hàng tồn kho, bộ phận operation nên xem xét lại các dữ liệu bán hàng trước đó để biết được mặt hàng nào bán chạy cũng như để kiểm soát tốt lượng tồn kho tối thiểu, và thương lượng mức giá với các điều khoản mua hàng tốt hơn để sinh lời.

Các doanh nghiệp bán lẻ thường có mối quan hệ chặt chẽ đối với những công ty cung cấp hàng hóa, các công ty phân phối và khách hàng, do đó, bộ phận operation phải đảm bảo cân bằng được mối quan hệ giữa doanh nghiệp bán lẻ với các bên liên quan này để bán được nhiều lượng hàng nhất.

Phòng Operation trong doanh nghiệp sản xuất

Để đảm bảo hiệu quả quá trình sản xuất, bộ phận operation cần tìm ra nhiều ý tưởng mới sáng tạo để luôn được cải thiện. Trong các doanh nghiệp sản xuất, bộ phận operation không cần phát minh ra dây chuyền sản xuất, nhưng họ phải xem xét cách mua, cách lưu trữ, cách thức sản xuất và vận chuyển hàng hóa.

Bộ phận operation sẽ xem xét phương pháp sản xuất hiện tại, bằng cách trả lời các câu hỏi:

• Làm sao có thể sản xuất hàng loạt các đơn hàng lớn giúp tiết kiệm thời gian?
• Có thể thương lượng với nhà cung cấp về cải thiện hiệu quả mua hàng tốt hơn hay không?
• Tình trạng vận tải có cải thiện được hay không?
• Có vấn đề phức tạp nào trong sản xuất mà có thể được đơn giản hóa hay không?

Phòng Operation trong doanh nghiệp dịch vụ

Công việc của phòng operation trong doanh nghiệp dịch vụ mở đầu bằng việc tương tác với khách hàng. Sau đó, operation sẽ xem xét các quy trình hiện hữu, để quản lý những gì có tác động đến dịch vụ mà doanh nghiệp này đang cung cấp. Phòng operation của các doanh nghiệp dịch vụ thường được chia thành hai nhóm chính. Nhóm một phụ trách những vấn đề về khách hàng. Còn nhóm khác phụ trách những hoạt động liên quan đến quản trị kinh doanh.

Phòng Operation trong công ty công nghệ

Việc quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp kỹ thuật số chính là vấn đề nhân sự. Theo đó mà bộ phận operation cần có các phương thức tối ưu để tuyển dụng, đào tạo và tư vấn cho nhân viên.

Đối với doanh nghiệp kỹ thuật số thì yếu tố hợp tác được đánh giá cao. Các trang web hoặc các ứng dụng đều có thể hoạt động như bình thường mà không cần tới sự trợ giúp. Tức là quy trình giám sát và cập nhật các phần mềm để hợp lý hóa sự hợp tác là rất cần thiết đối với phòng operation.

Operations cần phải xác định công việc chi tiết cho từng nhân viên làm toàn thời gian của doanh nghiệp. Qua đó giúp tối ưu hóa những chi phí có liên quan đến nguồn nhân lực và vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh tối đa.

Đọc thêm: Chuyên Viên Kinh Doanh Là Gì? Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Kinh Doanh

Lời kết

Thông qua những nội dung trong bài viết này, có để đảm nói rằng làm việc ở bộ phận operation không hề dễ dàng. Bạn cần phải tích lũy cho mình kiến thức chuyên môn cần thiết và luôn không ngừng rèn luyện thêm những kỹ năng quan trọng khác. Hy vọng với những thông tin trên, các bạn đã có thể hiểu rõ hơn về bộ phận operation là gì.

Theo dõi Glints để xem thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!

Tác Giả